Необходимо чтобы была структура должностных инструкций. Должен быть баланс. Необходимо чётко различать понятия обязанность, полномочия, ответственность, компетенция. Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия её сотрудников на выполнение заданий. Ответственность – это обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Компетенция –это совокупность полномочий (прав и обязанностей) должностных лиц, определяющих границы их правомочий в процессе осуществления ими своих функций. Компетенция должностных лиц закрепляется в положениях по отделам и в должностных инструкциях или в иных нормативных актах.
Человек является руководителем том случае, если у него есть в распоряжении человеческие и материальные ресурсы. Руководит – значит, распределяет работу, имеет право распоряжаться ресурсами. Существуют такие ситуации, при которых у начальника отдела есть контрольные функции, а прав распоряжения ресурсами нет.
Начальник отдела сбыта взаимодействует с юристом. Юрист проверяет документы в отделе сбыта, приходящие претензии, ответы на них. Необходимо знать законодательство стран, куда уходит готовая продукция. Информационные потоки в отделе сбыта должен контролировать начальник. Текущие переговоры должны быть зафиксированы.
Общие положения:
1) начальник отдела сбыта подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам. Вывод: чётко определена подчинённость;
2) на должность начальника отдела сбыта назначает генеральный директор предприятия; Вывод: при приёме на работу заявление проходит через генерального директора.
3) высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 5 лет;
Вывод: пункт указывает на конкретизацию требований к квалификации работника. Необходимо указать, что требуется от работника стаж работы по специальности в области сбыта на деревообрабатывающих предприятиях лесной промышленности.
Обязанности:
1) обеспечивает участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;
Вывод: сбыт определяет объёмы производства предприятия или спрос определяет предложение, поэтому начальник отдела сбыта обеспечивает участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции. Отдел сбыта не занимается маркетинговыми исследованиями, ими должен заниматься отдел маркетинга и рекламы.
2) организует оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции;
3) участвует в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров;
Вывод: так как отдел сбыта выполняет представительскую функцию, и организует сбыт товарной продукции, следовательно, он обязан принимать и рассматривать поступающие на предприятие претензии от потребителей.
4) организует связь с потребителями, рассматривает их мнение о качестве;
Вывод: обратная связь необходима. В условиях острой рыночной конкуренции важно уметь работать с покупателями, привлекать их, и удерживать на продолжительное время, но этим должен заниматься отдел маркетинга и рекламы. Кроме того, у отдела сбыта, нет права организовывать связь с потребителями.
5) принимает участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятиях по рекламе продукции;
Вывод: эта обязанность относиться к обязанностям отдела маркетинга и рекламы.
6) определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции. Подготовка заявок на транспорт;
7) организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплексности и качеству в соответствии с заказами и заключёнными договорами.
Вывод: прослеживается функция планирования. Отдел сбыта взаимодействует с производственно-технологическим отделом, увязывает планы поставок с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплексности и качеству в соответствии с заказами и заключёнными договорами. Если сбыт товарной продукции падает, отдел сбыта, обязан информировать об этом производственно-технологический отдел.
8) осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, её поставку потребителям в сроки и объёме в соответствии с заказами и заключёнными договорами.
Вывод: начальник отдела начинает отвечать за товарную продукцию с того момента, когда после формального распоряжения об отправке со склада, продукция начинает транспортироваться. Начальник отдела сбыта организует, распоряжается транспортом железнодорожной линии, т.е. вагонами (например, заказывает, отправляет), а это в обязанностях не указывается.
Должен знать:
1) законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции;
Вывод: изучением законодательных и нормативных правовых актов занимается юрист. Всю документацию, с которой работает отдел сбыта, контролирует юридический отдел, проверяет на соответствие юридическим нормам. Начальник отдела сбыта должен знать законодательные и нормативные правовые акты, чтобы самостоятельно ориентироваться в юридических вопросах.
2) методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции;
3) перспективы развития предприятия; перспективы развития рынков сбыта; методы изучения спроса на продукцию предприятия; оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием;
Вывод: изучение перспектив развития рынков сбыта, и методы изучения спроса на продукцию предприятия относится к работе отдела маркетинга и рекламы.
4) методы и порядок разработки нормативов запасов готовой продукции; порядок заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах, правила оформления сбытовой документации; стандарты хранения и транспортировки продукции; Вывод: начальник отдела сбыта должен знать информацию, касающуюся непосредственно сбыта товарной продукции. Информацию, связанную с хранением готовой продукции, такую как стандарты хранения должен знать начальник подразделения, которое занимается складированием и хранением готовой продукции.
5) порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии, стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию; организацию складского хозяйства;
Вывод: складским хозяйством отдел сбыта не занимается. Стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию отдел сбыта должен знать, так как выполняет представительскую функцию.
6) основы технологии организации производства, труда и управления; организацию учёта сбытовых операций и составление отчётности о выполнении плана реализации; основы трудового законодательства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда;
Имеет право:
1) требовать от подчинённых выполнения указаний. Вывод: необходимо указать что указания должны находится в пределах тех функций которые выполняют подчинённые;
2) ставить вопрос перед руководством предприятия о нарушении работниками правил безопасности и трудовой дисциплины;
Вывод: этот пункт относится к обязанностям, так как начальник отдела обязан докладывать о подобных нарушениях руководству предприятия. В данном случае происходит информирование руководства предприятия о происходящих нарушениях. Так как на предприятии линейно-функциональная структура управления и начальник отдела сбыта непосредственно подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам, следовательно, в первую очередь начальник отдела должен информировать о нарушениях работниками отдела правил безопасности и трудовой дисциплины заместителя директора по коммерческим вопросам.
3) в пределах своих полномочий решать вопросы, связанные с другими организациями и предприятиями;
4) координирует деятельность складов готовой продукции, руководит работниками отдела;
Вывод: работа складов будет координироваться начальником отдела сбыта исходя из того, сколько потребуется для сбыта готовой продукции. Руководство работниками отдела является обязанностью начальника отдела сбыта.
5) осуществляет разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций;
Вывод: осуществлять разработку и внедрение стандартов предприятия по организации хранения не относится к функциям начальника, у него нет на это права, он за это не отвечает. Мероприятия по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат относятся к обязанностям начальника отдела сбыта. Снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций должен способствовать отдел маркетинга и рекламы.