Ответственность:
При рассмотрении ответственности начальника отдела сбыта может быть два несоответствия: первое - отвечает не за то, чем распоряжается, второе – распоряжается без ответственности.
1) выполнение плана реализации продукции, своевременное получение нарядов, спецификаций и других документов на поставку. Планирование всех грузовых перевозок. Обеспечивает контроль выполнения подразделениями предприятия, заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах;
Вывод: так как начальник отдела распоряжается (организует оптовую торговлю) готовой продукцией, значит, он отвечает за выполнение плана реализации продукции.
2) обеспечивает учёт выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, своевременное заключение договоров, составление предусмотренной отчётности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации;
3) неразглашение коммерческой тайны;
4) принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию;
5) поступление предоплаты перед реализацией готовой продукции.
За любое нарушение, связанное с транспортом на железнодорожной линии (например, несвоевременная отправка вагонов) несёт ответственность начальник отдела сбыта. А это в должностной инструкции не указано.
Вывод: в должностной инструкции начальника отдела сбыта необходимо дополнить следующие разделы: общие положения, права, ответственность. Также необходимо определить функции управления – мотивация, планирование, контроль.
Необходимо добавить следующие пункты в общие положения:
1) наименование подразделения: отдел сбыта. Вывод: обозначение подразделения;
2) наименование должности: начальник отдела сбыта. Комментарий: обозначение должности. Необходимо обозначить категорию должности – руководитель отдела сбыта;
3) данная должность непосредственно подчинена: заместителю директора по коммерческим вопросам. Вывод: чётко указывается подчинённость, т.е. кому подчиняется начальник отдела сбыта;
4) данная должность даёт распоряжения: инженерам отдела сбыта. Вывод: чётко указывается подчинённость, т.е. кто подчиняется начальнику отдела сбыта;
5) порядок назначения на должность: приказом о приёме на работу по предприятию. Вывод: чёткое указание того, каким образом происходит назначение на должность;
6) порядок освобождения от должности: приказом об увольнении с работы по предприятию.
Вывод: чёткое указание того, каким образом происходит освобождение от должности. Необходимо указать, что увольнение производится строго в соответствии с действующим трудовым законодательством;
На время ежегодных отпусков и болезней обязанности начальника отдела сбыта могут быть возложены на специалиста предприятия по усмотрению генерального директора и рекомендации начальника отдела кадров, который назначается приказом директора предприятия. Вывод: один из подразделов в котором предусматривается ситуация болезни, отпуска, каким образом будут возложены обязанности и на кого в данной ситуации.
Необходимо следующим образом классифицировать функции. В таблице 4.1 приведены виды функций, а также периодичность и срок их выполнения
Таблица 4.1 – Классификация функций
| Виды функций | Периодичность и срок выполнения |
| 1. Планирует и руководит деятельностью отдела сбыта. | Постоянная функция |
| 2. обеспечивает сбыт товарной продукции предприятия | Постоянная функция |
Вывод: определяется вид функций, а также периодичность и срок выполнения. Систематизация играет важную роль в построении должностных инструкций.
Необходимо добавить следующие должностные обязанности.
1) осуществляет руководство работами, организацию работ по обеспечению сбыта товарной продукции предприятия;
Вывод: начальник отдела сбыта, обязан не только организовывать оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции, а также организовывать работы по обеспечению сбыта товарной продукции предприятия, т.е. заказывать транспорт, оформлять заявки на готовую продукцию, отслеживать выполнение заказов.
2) распределяет задания работникам отдела сбыта;
Вывод: определена функция управления начальника отдела сбыта – организация;
3) обеспечивает соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины;
4) в случае отсутствия работников отдела (болезнь, командировка, отпуск), необходимо определить, кто будет исполнять их обязанности;
5) соблюдает технику безопасности на рабочем месте;
6) обеспечивает информационную и антивирусную безопасность;
7) отвечает за сохранность имущества в отделе;
8) умеет владеть программами, необходимыми для работы на персональном компьютере;
9) осуществляет контроль за деятельностью работников, выполнением обязанностей и распоряжений отдела сбыта.
Вывод: определена функция контроля начальника отдела сбыта.
Необходимо добавить следующий пункт: должен знать основополагающие организационно – правовые документы, на основании которых специалист осуществляет служебную деятельность, стратегическое направление деятельности предприятия, правила и нормы техники безопасности и противопожарной защиты.
Необходимо добавить следующие подразделы в права:
Имеет право самостоятельно решать следующие вопросы:
1) координировать и направлять работу отдела сбыта;
2) в пределах своей компетенции издавать устные и письменные распоряжения для работников отдела сбыта;
Вывод: чётко определяется, что устные и письменные распоряжения издаются в пределах прав и обязанностей начальника отдела сбыта;
3) готовить и представлять на утверждение генеральному директору должностные инструкции на работников своего отдела;
Вывод: начальник отдела имеет сам возможность, а не отдел кадров, готовить и представлять на утверждение генеральному директору должностные инструкции на работников своего отдела. Начальник сам непосредственно взаимодействует с работниками отдела сбыта и ему удобнее определить структуру должностных инструкций, которая наиболее удачно подходит для этих работников.
4) разрабатывает мероприятия и вносит предложения для более качественного и продуктивного исполнения своих обязанностей работниками отдела сбыта;
Вывод: в этом подразделе указывается функция мотивации. Невозможно разработать должностные инструкции раз и навсегда, чтобы они идеально подходили для всех людей. Каждый человек имеет индивидуальные особенности, которые приходится учитывать. Кроме того, организационная структура управления отдела со временем может измениться.
5) имеет право вести переписку от имени предприятия по вопросам, -касающимися обеспечения сбыта товарной продукции предприятия;
Имеет право:
6) участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых обязанностей;
7) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности отдела и совершенствованию методов работы коллектива, замечания относительно выполняемой им работы, варианты устранения имеющихся в деятельности отдела недостатков;
Вывод: предоставляется возможность подстраивать должностную инструкцию под конкретного человека.
8) требовать от заместителя директора оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;
9) вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников отделения;
Необходимо добавить в раздел права подразделы связанные со взаимоотношением начальника отдела:
10) в целях выполнения возложенных функций сотрудничает с заместителем директора по коммерческим вопросам, начальниками подразделений и другими сотрудниками предприятия;
11) в целях выполнения возложенных функций сотрудничает с другими организациями, касающимися сбыта предприятия;
Вывод: предоставляется возможность взаимодействия с другими отделами предприятия, что указывает на частично сетевую структуру управления.
Ответственность начальника отдела сбыта должна быть уравновешена его правами. Необходимо добавить следующие подразделы:
1) на данной должности несёт ответственность за выполнение функций, возложенных обязанностей, реализации взаимоотношений/ связей по должности/ и предоставленных прав;
Вывод: чётко определяется, за что начальник отдела сбыта, несёт ответственность. Несёт ответственность за реализацию взаимоотношений – это означает то, что начальник отдела отвечает за правильность построения взаимоотношений с другими подразделениями. Начальник отдела отвечает за своевременность и качество передачи информации другим подразделениям. Должна осуществляться качественная связь по должности, чтобы обеспечить эффективную работу отдела сбыта.
Для должности начальника отдела сбыта необходимо предусмотрены следующие виды ответственности (таблица 4.2)
Таблица 4.2 – Виды ответственности для должности начальника отдела сбыта
| Виды ответственности | Содержание |
| Дисциплинарная | Основанием возникновения такой ответственности является дисциплинарный проступок, опоздание на работу, прогул, появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии и т.д. / меры воздействия определены в соответствии с КЗОТ РФ |
| Материальная | Основанием возникновения такой ответственности является причинение неправильными служебными действиями или невыполнением служебных обязанностей материального ущерба. |
| Уголовная | Уголовная ответственность наступает за должностное преступление и определяется в соответствии с УК. РФ. |
Вывод: чётко определены виды ответственности, произведена систематизация и определено содержание, что позволяет получить более полное представление об ответственности, которая возлагается на начальника отдела сбыта.