Внедрение бланка формы А5 связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Сокращение объемов текста за счет применения стандартных правил машинописи сэкономит бумагу УО СПК «Путришки» примерно на 5 % за счет словесных переходов между частями.
Объемные документы справочного характера, которыми будут пользоваться долгое время, следует изготавливать с заменяемыми страницами. Это позволит не перепечатывать весь документ при внесении в него изменений Конечно, экономия бумаги не является главной в сокращении документооборота. Основное приобретение будет в удобстве работы и ликвидации излишних документов. Примером может являться бизнес-план хозяйства и планы социально-экономического развития хозяйства на предстоящий год.
Еще один реальный способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.
С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. [3, с. 112]
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:
- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
- поддержка распределенной обработки информации;
- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
- открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
- типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
- коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
- возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
- средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
- возможности контроля за прохождением документов;
- способ оповещения должностных лиц;
- особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
- средства регламентации доступа и криптозащиты;
- средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
- ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
- возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
- организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
- высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
- экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
- возможность централизованного развития вычислительных средств. [13, с. 11]
Внедрение микропроцессорной техники в УО СПК «Путришки» позволит создать более рациональные схемы подготовки и прохождения документов, намного сократит время их обработки и корректировки. Создание безбумажного документирования в УО СПК «Путришки» наиболее остро проявляется в наше время – время усовершенствования автоматизации трудовых процессов. Безбумажное документирование предусматривает создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В них заключаются унифицированные формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты и т.д. Секретарь выбирает необходимую форму и лишь корректирует ее. Конечно, это потребует дополнительных затрат на обучение секретаря и повышение его квалификации, однако это с лихвой окупится сокращением трудоемкости работы секретаря УО СПК «Путришки».
Резервы сокращения документооборота имеются при размножении и копировании документов. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа «выписок». [5, с. 102]
В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям:
- в должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов. Так, например, справки и другие документы, выдаваемые работникам хозяйства для предоставления по месту требования может подписывать заместитель председателя, а содержащие информацию о денежных средствах – главный бухгалтер;
- ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции. Так, письма, носящие сугубо информативный характер секретарь может передавать напрямую заинтересованным лицам без наложения резолюции руководителя, как например письмо Института повышения квалификации;
- в номенклатурах дел сократить количество дел за счет ликвидации дублирования;
- унифицировать распорядительные документы, заменить директивные, инструктивные и т.п. письма единой формой правового акта «Указание»;
- разработать трафаретные тексты наиболее повторяющихся документов. Так, тексты приказов на отпуска, премии, наказания, справки о месте работы, о размере заработной платы могут быть заготовлены трафаретно;
- повысить качество подготовки и оформления документов;
- расширить практику бездокументного решения служебных вопросов;
- для экономии бумаги усилить контроль за тиражированием документов;
- разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения. [5, с. 103]
В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные бланки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации.
Решение о делегировании права подписи исходящих документов в УО СПК «Путришки» будет способствовать более оперативному движению документов и решению дел. Более целесообразен такой порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники хозяйства. Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает сам председатель или его заместители в отсутствие председателя. Создание перечня документов, подписываемых главными специалистами хозяйства, в соответствии с их компетенцией, позволит упорядочить процедуру подписания исходящих и внутренних документов.
Унификация системы делопроизводства в УО СПК «Путришки» может выражаться в создании различных систем документации, которые будут строго устанавливать состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые в хозяйстве просто по привычке. При применении единой формы вместо однотипной количество применяемых форм сократится примерно в четыре раза. Отмена издания приказа о командировках также будет способствовать сокращению объема документации.