Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования (стр. 6 из 12)
Коэффициент специализации определим по формуле:
Ксп = 100/ Σ [Удi*(2n-1)], (2.1)
где Удi- удельный вес i-го вида товарной продукции в общем ее объеме; n - порядковый номер отдельных видов продукции по их удельному весу, начиная с наибольшего.
Рисунок 2.1.Структура товарной продукции в УО СПК «Путришки» в 2008 г.
В данном хозяйстве коэффициент специализации равен:
Ксп = 100 / 27,8 * (2 * 1 – 1) + 27,5 * (2 * 2 - 1) + 14,5 * (2 *3 – 1) + 12 * (2 * 4 – 1) + 10,1 * (2 * 5 – 1) + 3,3 * (2 * 6 – 1) + 2,6 * (2 * 7 – 1) + 1,7 * (2 * 8 – 1) + 0,3 * (2 * 9 - 1) + 0,2 * (2 * 10 – 1) = 0,216
Следовательно, УО СПК «Путришки» имеет средний уровень специализации.
Насколько эффективно налажено производство того или иного вида продукции более полно отражает уровень рентабельности, в котором соотносится размер полученной прибыли и понесенных затрат (приложение В, табл. 2.12).
Таблица 2.12 - Рентабельность основных видов продукции в УО СПК «Путришки», %
| Вид продукции | Годы | ||||
| 2004 | 2005 | 2006 | 2007 | 2008 | |
| Зерно | 40,9 | 3,6 | 6,6 | 5,0 | 18,2 |
| Рапс | 71,9 | 56,7 | 2,3 | 1,5 | 13,4 |
| Картофель | -16,3 | 18,5 | 0,9 | 78,4 | 25,5 |
| Сахарная свекла | 73,9 | 28,7 | 39,5 | 19,7 | 14,6 |
| Овощи открытого грунта | -84,6 | -81,8 | -66,7 | -70,0 | -75,0 |
| Плоды | -28,9 | 55,5 | 10,1 | 36,9 | 6,9 |
| Итого по растениеводству | 37,4 | 11,2 | 12,7 | 13,1 | 15,4 |
| КРС на мясо | -7,6 | -11,3 | -22,9 | -23,5 | -21,4 |
| Молоко | 17,7 | 3,7 | 4,9 | 2,8 | 14,3 |
| Итого по животноводству | 2,3 | -4,6 | -9,7 | -10,4 | -2,1 |
| Всего по хозяйству | 26,0 | 9,6 | 10,1 | 10,6 | 5,8 |
Уровень рентабельности на протяжении исследуемого периода колеблется. Это связано с тем, что закупочные цены на сельскохозяйственную продукцию практически не изменяются, в то время как цены на все средства производства колеблются.
Если рассматривать в целом отрасль растениеводства и животноводство, то можно отметить, что их производство находится на различных уровнях. Так, растениеводство является высоко рентабельной отраслью для УО СПК «Путришки», где она равняется 15,4 %, а животноводство убыточной и низко рентабельной (минус 2,1 % в 2008 г.).
Наивысший уровень рентабельности в УО СПК «Путришки» был достигнут в 2008 г. – 25,5 % по картофелю и 18,2 % - по зерну.
В целом уровень рентабельности хозяйства в 2008 году достиг 5,8 % в основном за счет отрасли растениеводства.
Одной из важнейших характеристик деятельности хозяйства является также уровень производства, который показывает, какое количество продукции или прибыли приходится на единицу размера отрасли. Уровень производства в УО СПК «Путришки» представлен в таблице 2.13.
Таблица 2.13 - Уровень производства в УО СПК «Путришки»
| Показатели | Годы | ||||
| 2004 | 2005 | 2006 | 2007 | 2008 | |
| Приходится на 100 га сельскохозяйственных угодий: | 67 | 69 | 69 | 67 | 70 |
| - крупного рогатого скота, голов | |||||
| в том числе коров | 19 | 20 | 20 | 19 | 19 |
| - молока, ц | 870,6 | 964,7 | 1026,7 | 1025,9 | 1008,9 |
| - мяса в живом весе, ц | 108,4 | 116,8 | 120,0 | 119,0 | 89,0 |
| Приходится на 100 га пашни: | 2716,6 | 2818,3 | 2176,2 | 2341,2 | 3142,7 |
| - зерна, ц | |||||
| - картофеля, ц | 447,5 | 178,6 | 175,3 | 204,9 | 157,3 |
Из таблицы 2.13 видно, что в 2008 г. наблюдается увеличение поголовья крупного рогатого скота в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий по сравнению с 2004 г. на 3 головы. При этом поголовье коров за исследуемый промежуток времени в расчете на 100 га сельхозугодий оставалось неизменным и составляло 19 голов. В 2008 г. увеличилось производство в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий молока на 138,3 ц, а мяса в живом весе, напротив, снизилось на 19,4 ц по сравнению с уровнем 2004 г. Однако по сравнению с уровнем предыдущего года в 2008 г. как производство молока, так и мяса в расчете на 100 га сельхозугодий снизилось на 17 и 30 ц соответственно. Производство на 100 га пашни зерна в 2008г. увеличилось по сравнению с уровнем 2004 г. на 426,1 ц, а картофеля, напротив, снизилось на 290,2 ц.
Таким образом, УО СПК «Путришки» – стабильно развивающееся сельскохозяйственное предприятие, имеющее потенциал для увеличения производства сельскохозяйственной продукции и повышения эффективности ее производства.
3. Состояние и пути совершенствования делопроизводства в УО СПК «Путришки»
3.1 Основные правила организации документооборота в УО СПК «Путришки»
Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности УО СПК «Путришки».
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства УО СПК «Путришки» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота в УО СПК «Путришки» являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в УО СПК «Путришки» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления УО СПК «Путришки», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в УО СПК «Путришки».
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в УО СПК «Путришки» и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В УО СПК «Путришки» делопроизводство организовано на основе частичной централизации. Отдельные операции, преимущественно важные и трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в приемной председателя – секретарем - машинисткой, остальные виды работ рассредоточены по отделам хозяйства.
Председатель хозяйства несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в хозяйстве возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей.
В УО СПК «Путришки» функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретарь. Основной задачей секретаря является документационное и организационное обеспечение деятельности хозяйства и его руководства.
Секретарем хозяйства выполняются следующие функции:
1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.
2. Прием и отправка исходящих документов.
3. Прием документов от работников УО СПК «Путришки» для передачи на рассмотрение председателю, для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом), для копирования и размножения.
4. Передача работникам хозяйства документов поступивших от руководства с резолюциями, поступивших после изготовления, копирования.
5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.
6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.
7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
8. Обеспечение сохранности документов.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в хозяйство. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Например, в адрес УО СПК «Путришки» поступило письмо (вх. № 159/1-6 от 09.06.2009 г.) от Гродненского унитарного коммунального производственного предприятия «Горсвет» с информацией об имеющейся задолженности по оплате за выполненные в марте 2009 г. электромонтажные работы на сумму 595 552 рубля. Хозяйству было предложено в срок не позднее 10.06.2009 г. перечислить претензионную сумму. В случае не погашения задолженности в указанный срок Гродненское УКПП «Горсвет» информирует о своем обращении в суд (приложение Г). На письме была наложена резолюция председателя УО СПК «Путришки» «Бухгалтерии оплатить» и, во избежание судебного разбирательства, задолженность была погашена хозяйством в установленный срок.