Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования (стр. 8 из 12)

Таблица 3.2. - Оперограмма движения исходящих документов

Исполнитель Операции	Исполнители	Отдел кадров	Руководители подразделений	Юрист	Председатель хозяйства	Секретарь
1.Составление проекта
2. Согласование
3.Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

- движение документов, подписываемых председателем УО СПК «Путришки»

- движение документов, подписываемых руководителями подразделений

Таблица 3.3. – Динамика количества исходящей корреспонденции УО СПК «Путришки»

Наименование документа	Годы
	2006	2007	2008
Количество исходящих документов	889	987	1080

Так, в 2008 г. в хозяйстве зарегистрировано 1080 исходящих документов, что на 21,5 % больше, чем в 2006 г.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах УО СПК «Путришки».

Внутренние документы хозяйства по формам и назначению можно разделить на три группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность хозяйства (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- распорядительные документы, издаваемые председателем, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

- информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются председателем хозяйства и регистрируются в отделе кадров или в юридической службе, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения хозяйства, а в необходимых случаях — за его пределы.

Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям хозяйства, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола (приложение Л).

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею.

В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит от адресата.

Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем бланке с заполнением следующих реквизитов: дата; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее составителем или руководителем структурного подразделения, печатается на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится реквизиты бланка: наименование структурного подразделения; вид документа (докладная записка); дата. [20, с. 22]

Например, в адрес председателя УО СПК «Путришки» поступила докладная записка от механика отделения Путришки Хотима В.И. В докладной записке до сведения председателя доводится информация об отсутствии механизатора отделения Путришки Семашко В.А. на рабочем месте без уважительных причин. Председатель, рассмотрев докладную записку, наложил резолюцию «На правление». По результатам рассмотрения докладной записки на правлении механизатору Семашко В.А. объявлен выговор (приложение М).

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2) учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности и т.п.

Например, справка, выданная Трекало В.М. (таб. № 2711) о заработке за период с января по июль 2009 г. в которой указана начисленная среднемесячная заработная плата работника УО СПК «Путришки» (приложение Н).

Распоряжение по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы УО СПК «Путришки» и т.п.

Проекты распоряжений подготавливаются специалистами хозяйства, согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются председателем.

Подписанное председателем распоряжение регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Распоряжение вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Распоряжения по основной деятельности оформляются на бланке предприятия.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

1) констатирующей;

2) распорядительной.

Распоряжение издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе распоряжение может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Распоряжение является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления УО СПК «Путришки». Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации хозяйства или его структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни хозяйства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством распоряжения председатель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Распоряжение обязательно для всех работников УО СПК «Путришки». Все распорядительные документы строго соответствуют закону, ни один из них не содержит положений, противоречащих закону.

Проект распоряжения, визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям. Распоряжения подписываются руководителем или его заместителем.

Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Например, распоряжением УО СПК «Путришки» в связи с болезнью председателя обязанности и право подписи на документах возложено на заместителя председателя по производству. В распоряжении указан конкретный срок, когда оно вступает в силу (приложение О).

В организации документооборота УО СПК «Путришки» имеется ряд нерешенных вопросов, препятствующих совершенствованию управленческого труда. Вследствие того, что порядок движения дел в хозяйстве продуман недостаточно, многие документы проходят далеко не самый прямой и короткий путь, некоторые операции с ними дублируются, а некоторые из них при более тщательном рассмотрении вообще оказываются ненужными. О несовершенстве организации документооборота говорит хотя бы тот факт, что время ожидания документом своего рассмотрения нередко во много раз превышает время работы с ним, занимая большую часть от общего срока исполнения. Например, запрос Ленинского отдела Департамента охраны г. Гродно послан 14 августа, а ответ на него хозяйством только 21 августа (приложение Е), т.е. 6 дней письмо, ответ на которое состоит из четырех строк, находилось на рассмотрении и исполнении.

3.3 Контроль исполнения документов. Составление номенклатуры дел