Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом: и экспедитор.
Материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, числовых). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.
При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера склада. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.
Таким образом документация на поступление материалов следующая:
1) Приходный ордер склада - где указывается дата, наименование поставщика, наименование материалов, количество, цена, сумма, подписи, кто принял, кто сдал. Приходный ордер склада ,подписывают заведующий складом и экспедитор, материальные ценности приходуют в соответствующих единицах измерения ( весовых, объемных, линейных, числовых).Если материалы поступают в одной единицы, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера склада. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера склада. Количество первичных документов при этом сокращается.
Дт 10 Кт 60 – оприходованы материалы
Дт 19 Кт 60 – принят НДС по счету
2) Акт о приемке материалов - его составляет комиссия с участием представителя от поставщика или представителя от другой независимой организации. Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика; Акт составляется в двух экземплярах, один бухгалтерию другой поставщику. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
Дт 10 Кт 60 – оприходованы материалы
Дт 19 кт 60 – принят НДС по счету
3) Если груз поступил без счета –фактуры –это неотфактурованная поставка, НДС не выделяется. Стоимость поступивших материалов, определяется на оснавании поставки.
4) Товарно – транспортная накладная - если груз поступил, от поставщика автотранспортом, такой груз сопровождается товаро- транспортной накладной. Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно – транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах : первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходование материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортный работы и прилагается к путевому листу. Товарно- транспортную накладную применяют в качестве приходного документа, у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемка материалов.
Если в поступивших документах, от завода изготовителя сумма НДС не выделяется отдельной строкой, то данная сумма будет включатся в стоимость материалов.
Документальное оформление расхода материалов. Отпуск материалов со склада в производство осуществляется с учетом установленных норм, разработанный ПТО- планово техническим отделом. ПТО на каждый строящийся объект устанавливает разные нормы, расходы норм материалов.
1.Требование накладная – это разовый документ, который выписывается в соответствии с установленными нормами( номер, дата, кем затребовано, наименование материалов, количество, цена, сумма без НДС, подписи, кто отпустил, и кто получил.
При отпуске материалов составляются следующие проводки:
Д 20,23,25,26,28,08К10 – отпущены материалы на производство
2.Лимитно- заборная карта – выписывает ПТО на каждый объект и вид материалов. Здесь указывается лимит отпуска и заведующий складом не может отпускать больше чем установлен лимит. ЛЗК – это накопительный документ составляется на месяц, составляется в двух экземплярах один зав. складу, второй получателю. По мере отпуска материалов в производство указывается дата, количество, отпущенных остатков по лимиту в конце месяца ЛЗК сдается на проверку в бухгалтерию. ЛЗК –где распределяется общее количество отпущенных материалов на основании ЛЗК дается коресспонденция .
Д 20 К 10 – отпущены материалы на основное производство
3.Накладная на отпуск - при продажи материалов на сторону составляется накладная на отпуск материалов, на сторону( номер, дата, наименование материала количество, цена, сумма без НДС, сумма НДС, стоимость с НДС.
Д 91 К 10 –списана фактическая себестоимость при продаже
Регистром аналитического учета является - карточка складского учета материалов предназначена для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру или другому признаку материала; В карточке складского учета на каждый номеклатурный номер открывается лицевой счет. В карточках указывается дата совершения операции, наименование и номер документа и краткое содержание операции. Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки ( при наличии операций). Разноска из лимитно – заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
2.4Учет материалов в бухгалтерии
Все первичные документы по движению материалов со складов" и 'подразделений организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки: первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).
Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.
При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета материалов.
При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материаловпо каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению. На основе указанных оборотных ведомостей составляют сведшую оборотную ведомость, в которую переносят итоги, указанных оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.
При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.
Более прогрессивен сальдовый методучета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся складах.
Ежедневно или в другие сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.