Весьма значительными факторами, прежде всего с точки зрения правовых последствий для государственных органов, являются поиск и дальнейшее использование информации, полученной либо из конфиденциальных источников, либо незаконным путем. Ведь даже имея самое существенное значение, такая информация в ряде случаев не может быть использована для принятия решений, предполагающих правовые последствия.
На качество информационных технологий серьезное влияние оказывают и методики сбора данных, например, конкретные социологические исследования, социальные эксперименты, вероятностно-статистические процедуры и т.п., а также технические средства, в частности методы ручного, автоматизированного учета, электронные методы и т.д. В немалой степени именно от этих факторов зависит возможность семантической (знаково-языковой) унификации сведений, а также взаимосвязь качественной обработки данных с максимальной экономией времени на их получение.
На следующем этапе – оценки и отбора информации – информационные технологии определяются задачами преобразования сведений, направленными на их упорядочивание, усиление достоверности и снижение неопределенности полученных знаний. По своей сути – это способы и процедуры свертывания информации, т.е. избирательного вычленения каких-то определенных сведений и специфического анализа.
В основном критерии оценки и отбора информации регулируются здесь двумя факторами: идеологическими и стратегическими установками субъектов управления, или общегосударственными задачами, а также неформальными пристрастиями лиц, участвующих в процессе принятия решений. Используемые здесь информационные технологии формируются не только в связи с функциональными задачами, но и под давлением разнообразных групп интересов и иных субъектов, не институциализированных в государственно-административной сфере, но тем не менее стремящихся принять участие в оценке и переоценке управленческой информации. Эта внешняя, внесистемная «интервенция» социальных субъектов способна существенно трансформировать официальные оценки социальных фактов, определить понимание вопроса как проблемы, требующей вмешательства со стороны государства.
Как показывает практика, на данном этапе информационные технологии испытывают влияние различных неписаных законов, стереотипов, традиций, предрассудков и иных стандартов мышления, сложившихся как в аппарате власти и управления, так и в обществе. Особенно сильно их влияние на сознание тех работников управления, которые пытаются сохранить или упрочить свое положение в данной системе.
Под воздействием формальных и неформальных позиций политические лидеры или административные служащие могут не только сознательно подбирать, но и уничтожать определенные данные, свидетельствующие о наличии той или иной социальной проблемы государственного масштаба. Известно, например, что В. И. Ленин в своих записках наркому юстиции Д. И. Курскому в 1918 г. ставил вопрос о тайном, без всякой общественной огласки и принятия правительством официального решения, уничтожении правовой базы рыночной экономики, т.е. тех бумаг, которые юридически удостоверяли частную собственность граждан на землю, предприятия, недвижимость.
Таким образом, информационные технологии формируются в зоне противоречий между потребностью в повышении достоверности информации и нарастанием факторов ее субъективного прочтения. В этом смысле их коммуникационные аспекты начинают как бы доминировать над информационными.
Дальнейший этап усложнения информационно-коммуникативных связей предполагает использование информационных технологий, придающих сообщениям организационную форму, соответствующую профилю деятельности различных органов государственного управления и характеру их взаимодействия с другими политическими субъектами.
Иначе говоря, на данном этапе повышается уровень специализации информационных технологий, за счет которых осуществляется кодирование сообщений, т.е. такое их преобразование, которое дает возможность структурам управления государством не только осуществлять собственные функции, но и соответственно мотивировать действия своих контрагентов и потребителей информации. Прежде всего применение таких технологий позволяет формировать базы данных, которые необходимы для функционирования различных структур государственного управления (тех или иных министерств, ведомств, подразделений) и не создают дефицита их делового общения.
Существенной особенностью применения информационных технологий на данном этапе служит возникновение различий между базами данных, используемых разными государственными органами, например, спецслужбами, министерствами, курирующими секретные производства, и органами управления гражданскими отраслями. В связи с повышением уровня конкуренции между потребителями информации существенное значение приобретает и проблема охраны ведомственных сведений, в том числе защиты сведений, составляющих государственную или служебную тайну.
Одной из проблем применения информационных технологий является обеспечение состыковки вновь поступаемой информации с прежними системами хранения сведений, скажем, информации, собранной на электронных и бумажных носителях. Например, в нашей стране действуют различные системы классификации и кодирования служебной информации: единая система классификации и кодирования (ЕСКК), в которой обозначены главные правила и порядок переработки экономико-технической информации; локальные (территориальные; местные) и межгосударственные системы типа Совета руководителей государственных информационных агентств СНГ, системы управления выборами в государственные органы власти или управления отдельными отраслями народного хозяйства. Используя в основном электронные носители информации, они испытывают определенные трудности из-за разницы в технической оснащенности информационных сетей, используемых на нижних этажах государственного управления и в Центре.
Логическим продолжением данного этапа является согласование организационно упорядоченной информации с конкретными субъектами и носителями функций (политиками, руководителями министерств, отделов, управлений и т.п.), решающими разные управленческие задачи. В этом случае информационные технологии должны обеспечивать соответствие структуры информации и коммуникаций структуре конкретной организации – ее звеньев и отдельных членов, выполняющих те или иные функции в системе управления государством. В силу этого в их содержании резко возрастает значение адресности, достоверности и доступности сообщений, согласованности сроков подачи информации с временем выполнения субъектом служебных обязанностей, специализированности сведений, поступающих к субъекту, ее практической полезности. Применение неверно выбранных приемов информирования ведет к путанице адресов служебной информации, смешению каналов ее распространения и в конце концов к дезинтеграции системы управления.
На этом этапе соединения информации об объекте управления сознаниями и опытом субъектов управления, исполняющих определенные функции, информационные технологии связаны с еще одной селекцией информации. Имеются в виду решения чиновников, самостоятельно выбирающих, какая информация будет использована ими лично, а какая передана начальству, будет ли что-то отложено или послано дальше, пойдет ли это по неофициальным или официальным каналам. Кроме того, эти соединения связаны с многократными переходами от субъекта к субъекту, с уровня на уровень, по вертикали и горизонтали, с изменением смысловых оттенков и семантической формы (докладные записки, проекты, законы, устные жалобы и т.п.).
Применение информационных технологий на этом этапе прежде всего ставит собственно коммуникативные проблемы. Например, насколько адекватно субъект трактует служебную информацию; как без смысловых потерь передать сведения с верхнего уровня управления на нижний или в противоположном направлении; насколько плотно можно осуществлять запись служебной информации на бумажных или электронных носителях и т.д. Для высших государственных деятелей большой проблемой являются их информационные перегрузки. Чаще всего селекцию направляемой им информации осуществляет не само ответственное лицо, а его помощники. Это, в свою очередь, может приводить к дезинформированию и даже манипулированию руководителем, а в известной степени и органом государства.
Из-за сложного организационного строения органов государственного управления серьезно стоит и проблема устранения шумов (искажений информации), возникающих, как правило, при контактах структур разного уровня. Электронные средства нередко дают возможность сгладить различия структурных звеньев, перейти на прямые контакты руководителей и служащих. Однако процедуры согласования, регламент, статусные противоречия затрудняют такое движение информации. И даже взаимная заинтересованность различных субъектов в информации порой не может помочь упростить этот обмен, например, создать узаконенную возможность представителям одного министерства использовать банк данных другого подразделения государства, как не может она, скажем, легализовать справочную электронную информацию, используемую официальными органами, – ведь компьютер не несет ответственности за принимаемые на основе его информации решения и т.д.
На рассматриваемом этапе информационные технологии преодолевают различные барьеры – географические, ведомственные, иерархические, языковые, статусные и др. Тем самым при их применении необходимо учитывать специфику не только социальных сфер государственного урегулирования и характер решаемой проблемы (глобальный, общесоциальный, ведомственный и т.п.), но и пространственные аспекты отношений начальников-подчиненных, взаимодействие формальных и неформальных отношений служащих, а также многие другие моменты, препятствующие адекватной трансляции сообщений. Кроме того, крайне важна в данном случае скорость передачи и формализации сообщений. Речь идет прежде всего о своевременном или запоздалом получении сообщений ответственными руководителями. Вместе с тем чрезмерно быстрая формализация сведений может иногда выключать таких лиц из процесса принятия решений.