Виды и разновидности деловых писем (стр. 3 из 8)
5. предупреждение;
6. хаключительные этикетные формулы.
Обращение
Назначение обращения установить уровень контакта с адресатом, привлечь его внимание, обеспечить заинтересованность в теме письма. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, личные заслуги и некоторые другие аспекты.
Строго официальный характер носит обращение по должности:
Уважаемый господин Президент!
Уважаемый господин мэр!
Уважаемый господин министр!
Такие обращения используются в письмах, адресованных руководителя органов власти и управления, лицам, занимающим высокое должностное положение и др.
Официальный характер носит и форма обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества и инициалов) широко используется в деловой переписке, оно является вполне официальным и уместно в большинстве ситуаций, возникающих в деловом общении:
Уважаемый господин Попов!
Уважаемая госпожа Дежнева!
Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству или только имени:
Уважаемый Владимир Петрович!
Уважаемая Елена Павловна!
Уважаемый Сергей!
Обращение по имени и отчеству уместно в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях, а также в тех случаях, когда автор письма и адресат знакомы, имеют тесные деловые контакты, а также в случаях, когда организации, ведущие переписку, входят в одну систему или подчиняются одна другой.
При обращении к особо важным персона следует использовать обращения:
Глубокоуважаемый господин председатель!
Глубокоуважаемый господин Михайлов!
Глубокоуважаемый Андрей Васильевич!
При обращении к группе работников или всему коллективу организации используются обращения:
Уважаемые господа!
Господа!
При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение:
Уважаемые коллеги!
В России обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.
Вступление
Во вступлении формулируется цель письма или объясняется причина его написания с тем, чтобы установить связь между тем, что уже известно адресату, и тем, что автор намерен ему сообщить.
В соответствии с этим во вступлении может содержаться:
- ссылка на документ, связанный с темой письма (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.);
- описание факта, события, сложившейся ситуации.
Пример:
В связи с неоднократными ошибками в финансовой отчетности комиссией осуществлена проверка финансово-хозяйственной деятельности филиала предприятия в г. Ярославле.
В соответствии с деловым этикетом вступление может начинаться фразами, выражающими в зависимости от ситуации благодарность, поздравление, сожаление, соболезнование и др.
Пример:
Благодарим Вас за предоставленные нам информационные и справочные материалы по вопросам дорожного строительства в Псковской области.
Основное содержание текста
В этой части письма содержится описание ситуации, послужившей поводом для составления письма, высказываются мнения, приводятся доказательства, необходимые для формулировки заключительной части – просьба, предложения, требования, напоминания и др. если в основной части письма описываются какие-либо события, то факты излагаются в хронологической последовательности. Тема письма может быть подвергнутых подробному рассмотрению по частям (отдельно или в их взаимосвязи) и в целом. В этой же части письма приводятся при необходимости аргументы, логически подводящие к заключительной части.
Заключение
Заключение является итоговой частью письма и представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний и т.п.
Содержательная суть заключения обычно выражается глаголом, по которому определяется разновидность письма:
«напоминаем» - в письмах-напоминаниях (напоминаем о приближении срока исполнения договора …, напоминаем о необходимости срочного завершения работ … и т.д.);
«предлагаем» - в письмах-предложениях (предлагаем принять участие …, предлагаем выполнить взятые на себя обязательства … т.д.);
«просим» в письмах-просьбах и запросах (просим провести переговоры …, просим предоставить информацию …, просим организовать встречу …и т.д.);
«сообщаем» - в информационных письмах (сообщаем, что …, сообщаем выводы комиссии по проверке … и т.д.).
Заключение, содержащее отрицательный вывод, формулируется как отказ от сделанного предложения или просьба: «не располагаем …», «не нуждаемся …», «не считаем целесообразным …», «не можем обеспечить …» и т.д.
Предупреждение
Предупреждение содержит угрозу применения каких-либо санкций в отношении адресата, если им не будут выполнены перечисленные в письме условия.
Предупреждение – обязательный элемент таких писем, в которых речь идет о невыполнении организацией – адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на нее функций. Эта часть письма, как правило, начинается языковыми формулами: «в противном случае …», «в случае невыполнения …», «в случает отказа …» и т.п.,
Пример:
В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.
Заключительные этикетные формулы
Обычно деловое письмо завершается устойчивыми в языковом отношении фразами, выражающими надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресата или адресанта, например:
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Надеемся на развитие наших отношений на взаимовыгодной основе.
Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением.
К заключительным этикетным фразам относится и фраза «С уважением», которая печатается под текстом и отделяется от названия должности запятой, например:
С уважением,
Генеральный директор Личная подпись О.Н. Крылов
Заключительная фраза «С уважением»используется только в том случае, если деловое письмо начинается с обращения «Уважаемый …!».
Формулируя заключительные фразы, следует помнить, что этикет подчинен определенной системе ценностей и социальных приоритетов. В сложившейся у нас системе официальных отношений негативно воспринимаются демонстрация преувеличенного внимания, подобострастия, уничижения, фамильярности и другие подобные отношения.
Глава 2. Виды и разновидности деловых писем
2.1. Классификация деловых писем
Содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции можно разбить на группы так, как это представлено на рис. 2.1[5].
Первую группу образуют деловые письма, связанные с распространением информации. Деловая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования партнеров по бизнесу и заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров и потенциальных покупателей и потребителей о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, деловые письма данной группы носят инициативный характер.
Вторую группу образуют деловые письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам (в том числе и партнерам по бизнесу) в связи с приобретением товаров, оказанием услуг или выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения деловых писем, отнесенных к предыдущей группе.Третью группу образуют деловые письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.
Четвертая группа деловых писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе делового взаимодействия споров и противоречий и отражают различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем-требований и рекламационных писем).
В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия по различным поводам. Не отражая собственно деловую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду ведения бизнеса.
Следует отметить еще два вида деловых писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.
 |  |  |  |  | ||
| Сопроводительное письмо |