Виды и разновидности деловых писем (стр. 7 из 8)

Письмо-соболезнование — письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.

В письмах-соболезнованиях обычно используются следующие фразы:

«Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу...»,

«Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу...»,

«Для нас было глубоким потрясением известие о ...» ,

«Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти ...»,

«Примите, пожалуйста, от имени (название организации) глубокие соболезнования в связи с ...».

2.6.4. Письмо - извинение

Письмо-извинение — деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

«Мы искренне сожалеем, что ...»,

«Пожалуйста, примите наши искренние извинения за ...»,

«Позвольте принести (вам) свои извинения за ...»,

«Приносим свои извинения за то, что ...».

В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в конце письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке, например:

«Еще раз приносим Вам свои извинения»,

«Еще раз просим извинить нас»,

«Из-за непредвиденных обстоятельств...»,

«Из-за неожиданной ситуации, вызванной ...»и т. п.

2.7. Рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо — письмо, в котором дается характеристика конкретного человека для устройства его на работу, обучение и др. (приложение 18)

Рекомендательные письма всегда содержат благоприятные отзывы о характеризуемых, в связи с чем многие специалисты по управлению персоналом считают такие письма субъективными, тем не менее, они имеют определенное значение при оценке кандидата, помогая создать общее представление о соискателе.

Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке компании - последнего места работы соискателя, подписывается руководителем компании или другим должностным лицом. Для потенциального работодателя рекомендательное письмо — это, скорее, гарантия того, что соискатель действительно работал в данной компании, выполнял определенный круг обязанностей и оставил компанию, сохранив о себе хорошее впечатление.

Рекомендательное письмо должно состоять из следующих разделов:

- введение, в котором кратко излагаются обстоятельства знакомства автора письма с рекомендуемым им лицом;

- сведения о рекомендуемом лице (сведения об образовании, уровне подготовки, квалификации, опыте работы, деловые и личностные качества), при этом особо выделяются те его черты и способности, которые могут быть наиболее полезны работодателю в той организации или должности, куда соискатель стремится попасть;

- заключительная часть, в которой автор просит получателя ознакомиться с резюме соискателя или его краткими анкетными данными и назначить встречу для собеседования;

- комплиментарная часть, в которой автор выражает свою признательность.

Объем рекомендательного письма не должно быть большим. В письме должна быть указана должность и фамилия рекомендующего, чья подпись стоит в конце рекомендации. Кроме того, желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.

Есть несколько отраслей деятельности, где рекомендации обязательны почти без исключений: охранный бизнес, медицина, наука, работа с детьми (няни, гувернантки и т.д.). В остальных случаях использование рекомендательных писем зависит от конкретной ситуации.

2.8. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части (приложение 19).

Текст такого письма начинается словами: «Представляем Вам ...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам ...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам ...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ...»,

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам ...»,

«В подтверждение нашей договоренности высыпаем Вам ...» и др.

В сопроводительное письмо может быть включена дополнительная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются дополнения и пояснения.

Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводительное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Заключение

Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете, способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.

Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д., т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи – телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.

Цели и задачи курсовой работы были выполнены, т.е. проанализировали составление и оформление делового письма, изучили виды и разновидности деловых писем, изучили литературу по данной теме, раскрыли понятия, рассмотрели требования к оформлению текста.

Список использованных источников и литературы

Источники

1. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

2. Закон Российской Федерации от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров»

3. Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи»

4. Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с изм. от 07.07.2003, 22.08.2004)

5. Федеральный закон от 17.12.1994 № 67-ФЗ «О федеральной фельдъегерской связи» (с изм. от 03.12.1999, 27.11.2001, 30.06.2003, 23.12.2003, 22.08.2004)

6. Федеральный закон от 10.01.2001 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 1996 г. № 472 «Об утверждении нормативов частоты сбора письменной корреспонденции из почтовых ящиков, ее обмена, перевозки и доставки, а также контрольных сроков прохождения письменной корреспонденции»

8. Постановление Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц»

9. Положение о государственной фельдъегерской службе Российской Федерации (утв. указом Президента Российской Федерации от 13.08.2004 № 1074 «Вопросы Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации»)

10.

Правила оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»)

11.Правила предоставления услуг телеграфной связи (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 27.08.1997 № 1108 «Об утверждение Правил предоставления услуг телеграфной связи)

12.Правила радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. приказом Минтранса РФ № 137, Минсвязи РФ № 190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000)

13.ГОСТ 3489.10-71 «Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость»

14.ГОСТ 3489.2-71 «Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость»

15.ГОСТ 3489.33-72 «Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость»

16.ГОСТ 3489.6-71 «Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта»