8. Подпись (должность, инициалы, фамилия).
Впрактике встречаются рекламные письма, подписанные не только руководителями компании или ее структурных подразделений, но и рядовыми сотрудниками — менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Но для обеспечения более высокого уровня доверия к письму, лучше, если письмо подписано лицом уровня не ниже руководителя структурного подразделения, а письма, представляющие компанию, вообще лучше подписывать самим руководителям или одним из его заместителей.
При оформлении рекламных писем необходимо придерживаться общих правил оформления деловой переписки, но для привлечения большего внимания к письму допустимо использовать различные способы стилевого оформления текста. Можно, например, применять разные шрифты для отдельных, наиболее важных фрагментов текста, отдельные места текста выделять полужирным шрифтом и др. Но при этом следует соблюдать меру, чтобы эффекты оформления не отвлекали внимания от существа письма.
2.3. Письма, связанные с обращениями
2.3.1. Письмо-просьба
Письма-просьбы — деловые письма, имеющие разнообразную тематическую направленность, они могут составляться практически по всем направлениям деятельности организации (приложение 9).
Письмо-просьба может состоять только из одной или двух частей.
В первом случае оно начинается глаголом: «Просим ...» или «Просим Вас...».
Во втором случае оно содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование просьбы обычно начинается с ключевых фраз:
«В связи с...»,
«Для...»,
«В соответствии с...»,
а изложение просьбы с фраз:
«Обращаемся к Вам с просьбой о ...»,
«Просим Вас предоставить данные о ...»,
«Просим Вас провести...»,
«Просим Вас сообщить информацию о ...» и т. д.
Просьба может формулироваться и без использования глагола «просить», например:
«Надеемся на положительное решение вопроса ...»,
«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»и т.п.
В одном письме может излагаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
«Одновременно просим Вас...»,
«Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести)...».
Просьба, как составная часть письма, может присутствовать и в других видах деловых писем, например в сопроводительных, гарантийных и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
2.3.2. Письмо-заявка
Письмо-заявка — это разновидность письма-просьбы. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т.п. (приложение 10).
Среди писем-заявок особо выделяются документы, представляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им организации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности являются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс документов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.
В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
«Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме ...»;
«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестиваля ...»;
«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конференции ...».
Заявки можно составлять на основе унифицированных форм.
2.3.3. Гарантийное письмо
Гарантийные письма — это деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица (приложение 11).
Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких устойчивых языковых оборотов, как «Оплату (предоставление услуг и т.п.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др.
Вгарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя.
Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.
Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.
2.3.4. Письмо-запрос
Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос — обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта (приложение 12).
В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.
Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.
На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.
В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммерческого запроса характерно использование следующих выражений:
«Просим Вас сообщить о возможности поставки ...»,
«Просим Вас сообщить подробную информацию о...»,
«Просим сделать предложение на поставку...».
Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре.
2.3.5. Письмо-заказ
Письмо-заказ - коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий (приложение 13).
Текст письма-заказа состоит из двух частей: просьбы осуществить поставку необходимого товара и основной части, содержащей описание товара и условий поставки (наименование, сроки поставки, количество, качество, цена, условия платежа и др.).
Заказ вступает в силу с момента подтверждения заказа, представляющего собой письменное уведомление продавца о принятии им условий заказа к исполнению без оговорок. Оформляется подтверждение заказа как коммерческое письмо.
2.4. Письма-ответы[6]
2.4.1. Письмо-согласие
Письмо-согласие — это деловое письмо, содержащее положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос (приложение 14).
При составлении такого письма желательно, чтобы соблюдалось языковое соответствие: в тексте ответного письма необходимо применять такие же языковые обороты и лексику, которые использовал автор в инициативном письме при его грамотном составлении с точки зрения языка и стиля.
Если в письме-просьбе содержалось обоснование, ответное письмо-согласие также следует начинать с обоснования. При отсутствии в письме-просьбе обоснования, письмо-согласие начинается непосредственно с изложения сообщаемой информации:
«Готовы принять ваши условия на ...»;
«Доводим до Вашего сведения, что ...»;
«Извещаем Вас о...»;
«Согласно рассмотреть (предоставить, оказать и т.п.) ...» ;
«Сообщаем Вам, что...».
2.4.2. Письмо-отказ
Письмо-отказ — это деловое письмо с отрицательным ответом на письмо-просьбу, запрос, предложение, приглашение и др. (приложение 15).
Отказ необходимо объяснить и обосновать, поэтому его следует начинать следующим образом:
«В связи с...»;
«В связи с тем, что...»;
«В соответствии с...».
В письме-отказе при наличии возможности адресату сообщается информация о том, где и на каких условиях можно получить положительный ответ на данную просьбу или запрос.
2.4.3. Письмо-подтверждение
Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.
При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.
Ключевыми фразами этих писем являются:
«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)»;
«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».
В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.
2.5. Письма претензионного характера
2.5.1. Письмо – напоминание
Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей (приложение 16).
Ключевыми фразами таких писем являются:
«Вторично напоминаем Вам...»;
«Напоминаем Вам...»;