Решение о приеме на работу может приниматься на конкурсной основе или единолично уполномоченным руководителем организации.
При конкурсной системеприема на работу, изучение представленных документов, собеседования (тестирование, анкетирование) проводятся конкурсной комиссией этих учреждений. В результате комиссия принимает определенное решение.
Избрание претендента на должность по конкурсу осуществляется в установленном порядке коллегиальным органом учреждения (собранием, советом, комиссией). Выписка из протокола, решение коллегиального органа и конкурсной комиссии включаются в комплект представленных кандидатом документов и являются основанием для заключения трудового договора и издания приказа о назначении на должность.
Принятие решения на единоличной основеполномочным руководителем осуществляется также на основе представленных материалов и рекомендаций эксперта и руководителя кадровой службы. Рекомендация может оформляться в виде служебной (докладной ) записки. До принятия решения руководитель должен составить личное представление о кандидате на должность, побеседовать с ним.
При необходимости выбора одного кандидата из нескольких руководитель знакомится с каждым из них и соглашается или не соглашается с мнением, изложенным в служебной записке. Важно иметь в виду, что при правильной методике отбора оценки разных людей по той или иной кандидатуре в целом должны совпасть. По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Отказ может быть обжалован в судебном порядке.
Подобранный на должность кандидат знакомится в кадровой службе с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, должностной инструкцией, технологическими инструкциями, знакомится с конкретными видами работы, которые ему пре стоит выполнять, условиями работы и отдыха, типовой формой трудового договора.
После ознакомления с указанными документами и достижения договоренности с руководством организации о режиме и условиях работы составляется проект трудового договора.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме в двух подлинных экземплярax. Подписывается руководителем организации и работником. Подпись руководителя заверяется гербовой печатью организации. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. В зарубежной практике существуют понятия «временный контракте «контракт на испытательный срок».
В отличие от приказа по личному составу трудовой договор детализирует все типовые и индивидуальные стороны трудового договора, а также устанавливает временные границы этого договора. Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:
• наименование работника и работодателя, место работы;
• дату вступления в силу трудового договора;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
• права и обязанности работника и работодателя;
• достоверные характеристики условий труда, компенсации и льготы работнику;
• режим труда и отдыха;
• условия оплаты труда;
• иные существенные условия.
В трудовом договоре могут предусматриваться условия об установлении испытательного срока, о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны, об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, и другие условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законами, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.
Издание приказа о приеме на работу представляет собой заключительную процедуру документирования заключения трудового договора как состоявшегося юридического факта. Приказ издается в 3-дневный срок.
В государственных управленческих структурах, в учреждениях и организациях часто сохраняется текстовая форма содержательной части приказа о приеме на работу. Независимо от того, издается ли простой приказ или пункт о приеме на работу включается в раздел сложного приказа по личному составу, пункт должен включать в себя:
• обозначение распорядительного действия (раздела) - принять, назначить, зачислить; назначить, освободив; считать; возложить;
• фамилию, имя, отчество гражданина (если назначений несколько, то фамилии располагаются в алфавитном порядке);
• профессию (специальность) или должность, соответствующие по названию нормативным документам и штатному расписанию;
• наименование структурного подразделения;
• дату начала трудового договора или его срок;
• условия оплаты труда (должностной оклад в соответствии с нормативными документами, например Единой тарифной сеткой, оклад по штатному расписанию, тарифная
ставка и т.д.); здесь же указываются необходимые надбавки, индексация и т.п.;
• испытательный срок;
• при необходимости - ссылку на факт избрания (например, в связи с избранием по конкурсу на совете вуза).
Если в приказе дата начала трудового договора не оговаривается, то трудовой договор исчисляется с даты его заключения.
Ниже указывается основание - наименование документа (документов), в соответствии с которым данный пункт включен в приказ, его дата, автор резолюции.
Например:
1. ПРИНЯТЬ
1.1. Егорова Ивана Ивановича на должность старшего бухгалтера бухгалтерии предприятия с 17.01.2000 с окладом _____ руб. в месяц по 12-му разряду ETCс месячным испытательным сроком
Основание: контракт от__ № ___________
С приказом ознакомлен: роспись, дата.
1.2. Зиновьеву Нину Петровну ткачихой 5-го разряда в ткацкое производство с 18.01.2000 с двухмесячным испытательным сроком.
Основание: контракт от № ____
С приказом ознакомлена: роспись, дата.
1.3. Яковлеву Анну Михайловну уборщицей ткацкого цеха временно с 19.01,2000 по 25.02.2000
с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление A.M. Яковлевой от______________ с резолюциейот ___
С приказом ознакомлена: роспись, дата».
Отсутствие в приказе каких-либо юридически необходимых сведений делает приказ дефектным.
В настоящее время в организациях различных видов собственности приказ (распоряжение) о приеме на работу должен соответствовать унифицированным формам JVs Т-1 или Т-la. Эти формы сопровождают прием на работу всех категорий работников.
Унифицированные формы № T-I и Т-la применяются для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу указываются: коды организации и формы приказа по соответствующим классификаторам, срок действия трудового договора, табельный номер работника, его фамилия, имя, отчество, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации, условия приема на работу и характер работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.), оклад (тарифная ставка), надбавка к окладу, период испытательного срока.
К сожалению, в новых формах приказа (распоряжения) о приеме на работу не отражается, как в прежней аналогичной форме, документирование процесса приема на работу: отсутствуют зоны для виз согласования с руководителем подразделения (цеха, отдела, сектора), отметки о согласии работника с условиями работы, заключения медицинского осмотра, отметки о прохождении необходимых видов инструктажа и т.д. Отсутствуют также зоны для кодирования основных информационных показателей, что значительно облегчило бы ввод информации в ЭВМ (при заполнении бумажного бланка приказа).
В связи с этим, видимо, вновь появится необходимость в составлении листка согласования (переговоров), листка медицинского осмотра, листка прохождения инструктажа по технике безопасности. Это резко усложнит и без того достаточно непростое документирование
процедуры приема на работу, особенно в крупных производственных организациях со значительным числом рабочих и служащих.
На любой форме приказа о приеме обязательна роспись работника, подтверждающая факт его ознакомления с приказом. В случае неявки вновь принятого лица на работу в установленную в приказе дату выясняются причины наступления этого факта и при неуважительности причины издается приказ о недействительности приказа о приеме его на работу.
Следовательно, процесс документирования процедур приема на работу руководителей и специалистов связан с осуществлением достаточно большого числа операций по отбору кандидатов, включая оценку достоверности предоставленных документов, проведение собеседований и иных методов психологического анализа личности кандидата.
Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление ряда документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.