Работодатель имеет право передавать персональные данные работника представителям работника в порядке, установленном КЗоТ, но ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Процесс защиты персональных данных работодателем предполагает, что работник имеет право:
· своевременно получать полную информацию о своих персональных данных, порядке
их обработки и использования, иметь свободный и бесплатный доступ к этим данным, включая право на получение заверенной копии любой записи, содержащей персональные данные работника и оформленной в общедоступной документированной форме;
· иметь доступ к своим медицинским данным с привлечением медицинского специалиста по своему выбору;
· требовать от работодателя своевременного внесения изменений и добавлений в свои
персональные данные, если новые сведения подтверждены соответствующими документами;
· требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Законодательства Украины;
· при отказе в выполнении этих действий работник имеет право обоснованно заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии; персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
· требовать от работодателя оповещения всех лиц, которым ранее были сообщены не
верные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них
исключениях, исправлениях или дополнениях;
· обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при
обработке и защите его персональных данных.
Исправление и дополнение персональных данных работника могут осуществлять работодатели по своей инициативе при условии документального подтверждения достоверности новых данных.
Держатель персональных данных, его представители и потребители данных, виновные в нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законами Украины.
Персональные данные образуют обширные и объемные комплексы документов, составляющие в совокупности достаточно автономную информационно-документационную систему, обеспечивающую потребности держателя и потребителей персональных данных работников организации.
Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:
• законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
• плановую документацию;
• организационно-правовую документацию;
• персональную документацию;
• договорную документацию;
• распорядительную документацию;
• учетную кадровую документацию;
• документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• отчетную и отчетно-справочную документацию.
Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям - не только службе персонала. Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функции) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.
Юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам.
Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и другие подобные) отделы и управления. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объемам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, договорной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают работу отделов (управлений) кадров.
Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно первому руководителю или его заместителю по кадрам.
Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организация или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности работающих и т.д.
В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек - менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секретарю-референту (управляющему делами).
В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.
Основная задача кадровой службы- организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.
Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности на фирме и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.
Функции службы персонала:
• перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах
различных профессий, специальностей и т.п.;
• обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;
• комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;
• систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;
• индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов,
выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в
должности;
• документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным
персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;
• организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;
• организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации
руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;
• проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;
• внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области
автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.
Кадровая служба независимо от ее структуры и численности призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.
Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.
В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция Украины и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.
Основным законодательным актом является КЗоТ. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон «Об Iинформации, информатизации и защите информации», проект закона о персональных данных, Гражданский кодекс, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики - уставы, положения и др.
Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права.
Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Государственных классификаторах (ГК.) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).