Методика кадрового делопроизводства (стр. 14 из 15)

• составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя
первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяе
мой при увольнении статьи Законодательства Украины;

• передача заявления, докладной записки и при необходимости - служебной записки
первому руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

• принятие первым руководителем решения по увольнению работника, нанесение резо
люции на заявлении или докладной записке;

• при увольнении по инициативе работодателя составление в кадровой службе обраще
ния в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение
работника; подписание обращения первым руководителем организации;

• получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или ре
шения о согласии на увольнение работника;

• прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов,
дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях - составление соответствую
щего акта приема; заполнение обходного листа;

• составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой
службы унифицированной или традиционной индивидуальной формы приказа о пре
кращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы № Т-8 или
Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости - согласование
черновика приказа с руководством организации и структурного подразделения, проф
союзным органом;

• визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление ра
ботника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

• внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в лич
ном деле работника;

• внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную
карточку (формы № Т-2 или Т-2ГС);

• внесение необходимых отметок в табель учета рабочего времени и расчета заработной
платы и бухгалтерские документы;

• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание
организации;

• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за
получение трудовой книжки.

10.7.1. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе {по собственному желанию), соглашению сторон, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа, например:

Научно-технический отделГенеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕАкционерного общества «Тема»

09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.

(Место для резолюции)

Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному желанию в связи с поступлением в очную аспирантуру.

Старший инженер отдела(Роспись, расшифровка росписи)

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и конкретная дата окончания работы, В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справка учебного заведения, справка медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию (собственной инициативе)» была раскрыта, т. е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести (миграции) кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора (контракта) в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе работодателя (при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им работы).

10.7.2. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, не зависящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и по какой статье Законодательства Украины. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы, а также факт смерти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например ввиду отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

10.7.3. Составление приказа об увольнении работника

Традиционный текстовой приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распорядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профессия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и даты других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение профсоюзного органа и т.п.). Например:

«3. УВОЛИТЬ:

3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с истечением срока трудового договора, _п. 2 ст. 58 ТК.

Основание: трудовой договор от__ №

С приказом ознакомлена: роспись, дата».

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом {распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или Т~8а. Эти формы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в традиционном приказе.

Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов - самый трудно контролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.

10.7.4. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

Технологическая цепочка увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:

• написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины
увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;

• прием службой КД от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов,
баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, про
верка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;

• проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с работ
ником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений,
которые ему были доверены по службе, предупреждение работника о запрещении ис
пользования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение
причины увольнения и места новой работы;