Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Плановые документы составляются совместно сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.
Технологическая цепочка процедуры составления плановых документов в обобщенном виде включает в себя:
• сбор и обобщение и анализ отчетных экономических показателей в сфере кадрового обеспечения организации за предыдущий и текущий периоды времени;
• выработку концепции предполагаемого развития деятельности организации и проектирования новых направлений работы в последующие годы, совершенствования технической и технологической сферы обеспечения направлений деятельности, роста финансовых возможностей, размеров прибыли и состояния рынка продукции и услуг;
• прогнозирование динамики изменения должностного состава работников организации в разрезе специальностей, профессий, квалификации;
• проектирование динамики роста или уменьшения потребности по каждой должности, рабочему месту;
• определение источников пополнения работниками по каждой должностной категории и динамики удовлетворения потребности;
• расчет числа сокращаемых работников по должностям и определение перспектив их трудоустройства;
• расчет возможностей роста материального обеспечения труда работников по должностям; расчет возможностей совершенствования социальной инфраструктуры организации;
• разработку проектов программ развития и реализующих их долгосрочных и текущих планов;
• согласование, подписание и утверждение программ и планов;
• детализацию программ и планов по направлениям деятельности организации, структурным подразделениям и филиалам;
• текущее корректирование программ и планов с учетом реальных условий деятельности организации.
Программа - это плановый документ, содержащий обоснование и основные направления развития того или иного вида деятельности и имеющий, как правило, перспективную направленность.
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей. Например: План комплектования рабочими кадрами производственных подразделений. Планы бывают перспективные, годовые, квартальные, месячные. В качестве приложений планы и программы могут иметь графики, обоснования и расчеты, которые подписываются руководителями, составившими основной документ. Плановые документы согласовываются с профсоюзным органом и утверждаются первым руководителем предприятия или его заместителем.
К плановой документации мы относим также такие документы, как: Структура и штатная численность предприятия, Штатное расписание, График отпусков рабочих и служащих, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменения их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утвержденными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.
Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы:
Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, во вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.
Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы:
Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель организации («Утверждаю штат в количестве_________________________________________________________ единиц с месячным фондом заработной платы______________________________________________ рублей»).
Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.
График отпусков(форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменений даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.
Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров. Положение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.
Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:
• сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик, ранее действовавших организационно-правовых документов;
• сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта
регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и др.);
• собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений,
ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с
целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
• разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура,
основные разделы, принципиальные положения и т.п.); согласование концепции с за
интересованными должностными лицами и работниками;
• составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в
копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
• обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
• согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
• подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для
изучения работниками и использования в работе; проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
• контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил,
установленных организационно-правовым документом;
• регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ
в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных
подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.
Правила внутреннего трудового распорядкаявляются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Подписывает правила руководитель кадровой службы.
Правила утверждаются работодателем после консультаций с представительными органами работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.
Положение о структурном подразделенииопределяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Общие положения; Основные задачи; Функции; Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении- по заданию и под контролем заместителя первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается первым руководителем предприятия. Изменения в положение вносятся приказом,