На рішення оптовика щодо закупівлі товару впливає не тільки оголошена відпускна ціна постачальника, а й інші чинники: відстань і тип перевезень, транспортні тарифи, умови поставки, загальний рівень обслуговування тощо. Встановлення стабільних цін на товари впродовж максимально тривалого часу позитивно впливає на планування й фінансування закупівлі, сприяє встановленню більш тісних і довірливих відносин між постачальником та підприємством оптової торгівлі.
Для закупівлі товарів оптовик формує замовлення на поставку їх конкретним товаровиробникам. При цьому на підставі даних щодо стану товарних запасів визначають строки наступного надходження товару та оптимальний розмір замовлюваної партії поставки. Важливо врахувати всі витрати на закупівлю й доставку товару, його розвантаження та розміщення за місцями збереження. Обсяг окремої партії закупівлі впливає також на ціну одиниці товару. Чим більшою є партія закупівлі товару, тим нижчою буде вартість одиниці продукції. Для кожного найменування товару встановлюють мінімальний і максимальний обсяги закупівель.
Закупівля мінімальних партій товару забезпечує оптовикові найвищу економічну вигоду. Закупівля товару в обсягах, менших за мінімальну партію, до підвищення ціни одиниці продукції та втрати прибутку.
Рішення стосовно обсягів закупівель відображають у спеціальних картках, відкритих на кожного постачальника. В них вказують поштові, розрахункові та відвантажувальні реквізити, прізвище й телефон відповідальних за виконання замовлень осіб, дані про виробничі потужності, обсяг та асортимент вироблюваної продукції, про можливості виробництва інших товарів, умови поставки товарів, інша інформація, необхідна оптовику. В карточці фіксують обсяги закупівель товару, всі відхилення від узгоджених умов поставки.
При плануванні оптових закупівель на кожну товарну позицію заводять картку обліку товару. В картці вказують назву та шифр (номенклатурний номер) товару, його технічні характеристики, ціну за одиницю, інформацію про граничні межі товарних запасів, мінімальний та максимальний обсяги замовлення, обсяг і термін наступного надходження товару, а також фіксують рух товару на оптовому підприємстві. Картотека формується в послідовності, визначеній за чинною системою класифікації Державного класифікатора продукції та послуг (ДК 016-17). Цю інформацію використовують під час підготовки й оформлення замовлення на наступну закупівлю товару.
Замовлення на закупівлю товару оформлюють в довільній формі. Але, зважаючи на вимоги господарського (комерційного) кодексу, в ньому вказують назву та адресу замовника, його розрахункові та відвантажувальні реквізити, термін замовлення, метод транспортування, умови розрахунків, обсяг поставки за кожною товарною позицією, технічні характеристики продукції, одиниці виміру, ціну за одиницю товару, загальну вартість замовлення та інші умови. Оформлене замовлення підписує особа, відповідальна за здійснення закупівельної діяльності. Оригінал замовлення та його копію направляють постачальникові, який упродовж 10 днів підписує його або відмовляється від виконання. Підписане постачальником замовлення оптовика становить письмовий контракт. Якщо в замовленні були відсутні суттєві умови, які, на думку постачальника, там варто зафіксувати, то останній складає проект контракту купівлі-продажу (поставки), який передають оптовику для оформлення. Підписанням цих документів завершується процес оформлення комерційних зв’язків між оптовиком та постачальником.
Планування асортименту і товарної номенклатури продукції.
Товариство по виготовленню вимірювальних електроприладів ВАТ Уманський завод "Мегомметр" у 2008 році планує значно розширити номенклатуру і асортимент випуску продукції.
Товариство має плани:
збільшити обсяги виконання робіт i надання послуг у 2008р. на 5%.
Поставки за кордон довести до 60% вiд загального обсягу реалiзацiї.
Розробити та впровадити у виробництво новi вироби.
Розробкою нової продукції на підприємстві займається конструкторський відділ, який очолює головний конструктор Довгань Петро Дмитрович. Постійно проводиться робота по постановці на виробництво нових видів продукції. Продукція проходить всі етапи, починаючи від розробки, проектування і виготовлення оснащення і до остаточної зборки. Підприємство має свій інструментальний цех по оснащенню основного виробництва, цехи по переробці пластмас, металообробці і штампуванню, гальванічної і лакофарбної обробки, а також складального виробництва.
У вiдповiдностi з план-графiками розробки та підготовки виробництва нових приладів у 2008 році заплановано закінчити розробку цифрового мiкромметра ЦС 4105 та провести розробку i підготувати до виробництва в повному об'ємi цифрового вимірювача опору заземлення i в кiнцi року отримати дозвiл на серійне виготовлення приладів.
Зараз фахівці підприємства займаються розробкою щитових приладів - амперметрів і вольтметрів змінного струму, аналогів Э377, Э378, які дуже необхідні енергетикам.
У 2007 році на дослідження та розробку було витрачено 56,4тис. грн.
Збут підприємством свого товару - це процес реалізації промислової продукції з метою задоволення потреб і запитів споживачів та отримання доходу (виручки).
Основне завдання плану збуту - розробка та обґрунтування реальної збутової програми, яка охоплює найбільш суттєві аспекти ринку: ціноутворення, заходи щодо сприяння збуту, просування товарів на ринку, систему розподілу та постачання продукції та ін. Постійне дослідження ринку необхідно проводити за допомогою маркетингу.
Організація оперативно - збутової роботи.
Система збуту служить сполучною ланкою між підприємством і споживачами і виконує наступні функції:
оцінка перспектив - пошук нових перспективних напрямів збуту продукції;
продажі - практична реалізація мистецтва торгівлі - підходу до споживача, представлення товару, задоволення запитів покупця і здійснення операції;
послуги - надання різних послуг споживачам - консультації з виниклих проблем, організація рішення фінансових питань і забезпечення доставки товару;
збір інформації - участь в дослідженнях ринку і зборі інформації для потреб компанії;
На ВАТ Уманський завод "Мегомметр" відділ постачання і збуту (ВМ) здійснює наступні види діяльності:
робота з постачальниками сировини (металів, пластику та ін) і устаткування;
робота з посередниками на зарубіжному ринку;
пошук нових покупців на внутрішньому ринку;
вивчення цін підприємств-конкурентів на аналогічну продукцію;
планування асортименту залежно від вимог ринку.
Загальною метою даної служби на ВАТ є досягнення головної мети заводу - збільшення об'ємів реалізації вимірювальних електроприладів, ВАТ, що випускаються. Тобто її діяльність направлена на продаж якомога більшої кількості продукції.
Відділом постачання і збуту - відділом маркетингу (ВМ) керує заступник голови правління з маркетингу та фінансово - економічних питань, в підпорядкуванні якого знаходяться два товарознавці.
Комерційний директор займається укладенням оборудок по закупівлі сировини, продажу електроприладів, що випускаються заводом. Обговорює кількість продукції, ціну, терміни і умови постачань, здійснює контроль за відвантаженням продукції. А також займається вивченням цін на електроприлади та матеріали до них на ринку і формуванням плану по асортименту, згідно з потребами споживачів.
Товарознавець надає комерційному директорові зведення про вироблення електричних приладів і наявності продукції на складі, попереджає його про відвантаження товару. При експорті електроприладів займається оформленням необхідних документів.
Відділ постачання і збуту виконує оперативні плани. У роботі даного відділу, як і на всьому підприємстві в цілому, не використовується метод управління по цілях. Проте товарознавці можуть вносити комерційному директорові свої пропозиції, пов'язані з реалізацією і відвантаженням продукції. Але всі організаційні питання, пов'язані з роботою служби, вирішує комерційний директор. Від його підлеглих потрібне лише надання необхідній інформації, а не рішення конкретних задач.
Наприклад, фірма вирішила придбати у ВАТ Уманський завод "Мегомметр" певну кількість електровимірювальних приладів. Тоді комерційний директор дає завдання товарознавцям надати інформацію про об'єм приладів, що випускаються, і їх наявність на складі. Маючи ці дані, комерційний директор може обговорити з фірмою об'єм постачання.
Якщо необхідна кількість продукції знаходиться на складі, то обговорюють ціну, час і умови постачання. Якщо потрібної кількості товару на даний момент на складі немає, то заводом може прийнятися замовлення на випуск необхідного об'єму електричних приладів.
Але при укладенні будь-якої оборудки комерційний директор завжди порівнює пропозиції з можливостями підприємства, оскільки існує прикордонний об'єм виробництва.
У разі ухвалення остаточного рішення укладений договір (партія на суму більше 100 000 грн) або контракт підписується генеральним директором.
Таблиця 2.1.1. Склад та структура основних засобiв ВАТ "Уманський
завод "Мегомметр" станом на 31 грудня 2007 року. тис. грн.