На персональном компьютере (стр. 16 из 19)
8. Графы и строки должны содержать единицы измерения, соответствующие поставленным в подлежащем и сказуемом показателям. При этом используются общепринятые сокращения единиц измерения (экз., док., назв. и т.д.).
9. Лучше всего располагать в таблицах сопоставляемую в ходе анализа цифровую информацию в одной и той же графе, одну под другой, что значительно облегчает процесс их сравнения. Поэтому в групповых таблицах группы по изучаемому признаку более грамотно располагать в порядке убывания или возрастания его значений при сохранении логической связи между подлежащим и сказуемым таблицы.
10. Для удобства работы числа в таблицах следует представлять в середине граф, одно под другим: единицы под единицами, запятая под запятой, четко соблюдая при этом разрядность.
11. По возможности числа целесообразно округлять. Округление чисел в пределах одной и той же графы или строки следует проводить с одинаковой степенью точности (до целого знака или до десятой и т.д.).
Если все числа одной и той же графы или строки даны с одним десятичным знаком, а одно из чисел имеет два или более знака после запятой, то числа с одним знаком следует дополнять нулем, тем самым подчеркивая их одинаковую точность.
12. Отсутствие данных об анализируемом объекте может быть обусловлено различными причинами, что по-разному отмечается в таблице:
· если данная позиция (на пересечении соответствующих графы и строки) вообще не подлежит заполнению, то ставится "Х";
· когда по какой-либо причине отсутствуют сведения, то ставится многоточие "…" или "Нет свед.", или "Н. св.";
· при отсутствии данных клетка заполняется "—" или остается пустой.
13. Для отображения очень малых чисел используют обозначения 0,0 или 0,00, предполагающие возможность наличия числа.
14. В случае необходимости дополнительной информации к таблице могут даваться примечания.
Соблюдение приведенных правил построения и оформления статистических таблиц делает их основным средством представления, обработки и обобщения информации о состоянии и развитии анализируемых явлений.
Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.
Листы служат для организации и анализа данных, которые можно вводить и изменять одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.
Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует указать соответствующий ярлычок. Название активного листа выделено жирным шрифтом.
Примечание. При открытии книги, созданной в более ранних версиях Microsoft Excel, Microsoft Excel 97 сохраняет и преобразует листы модуля в модули проекта Visual Basic для книги.
Создание книги:
1. Выберите команду Создать в меню Файл.
2. Чтобы создать новую пустую книгу, выберите вкладку Общие и дважды щелкните значок Книга.
Для создания книги по шаблону выберите вкладку со списком стандартных шаблонов или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, по которому создается книга.
Примечания. Если нужный шаблон не отображается в диалоговом окне Создать, убедитесь, что шаблон установлен и существует в нужной папке. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку ?.
Чтобы создать новую книгу по стандартному шаблону книги, нажмите кнопку Создать.
Открытие файла в другом приложении и сохранение его как книги Microsoft Excel
1. Нажмите кнопку Открыть.
2. В поле Обзор выберите диск, папку, где находится файл, который нужно открыть.
3. Выберите текущий формат файлов из списка Тип файла.
Также можно ввести расширение файлов текущего формата в поле Имя файла и нажать кнопку Найти; например, для поиска файлов в формате Lotus 1-2-3 версии 4.0 введите *.wk4.
4. Дважды щелкните нужный файл. Хотя при отображении файла указывается, что он записан в формате книги Microsoft Excel, реальный формат файла не изменяется.
5. Выберите команду Сохранить как в меню Файл.
6. Выберите тип "Книга Microsoft Excel (*.xls)" из списка Тип файла.
7. Нажмите кнопку Сохранить.
Примечание. Для сохранения изменений в файле в его первоначальном формате, выберите команду “Сохранить” вместо “Сохранить как” в меню Файл и подтвердите обновление текущего файла.
Если Microsoft Excel не может открыть файл по причине отсутствия соответствующей программы преобразования файлов, откройте файл в приложении, в котором он был создан и сохраните его в формате, который может использоваться Microsoft Excel, например сохраните файл в текстовом формате.
Ввод данных с помощью клавиатуры
Таблица 10
Клавиши ввода данных в таблицы
| Чтобы | Нажмите |
| Ввести набранные данные в ячейку | ENTER |
| Отменить набор новых данных в ячейку | ESC |
| Повторить последнее действие | F4 или CTRL+Н |
| Начать новый абзац в текущей ячейке | ALT+ENTER |
| Удалить выделенные символы или символ слева от курсора | BACKSPACE |
| Удалить выделенные символы или символ справа от курсора | DELETE |
| Удалить символы справа от курсора до конца строки | CTRL+DELETE |
| Переместить курсор на один символ вверх, вниз, влево или вправо | Клавиши со стрелками |
| Переместить курсор в начало строки | HOME |
| Перейти к правке примечания ячейки | SHIFT+F2 |
| Создать имена по тексту ячеек | CTRL+SHIFT+F3 |
| Заполнить вниз | CTRL+В |
| Заполнить вправо | CTRL+К |
| Заполнить выделенные ячейки набранным значением | CTRL+ENTER |
| Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной снизу | ENTER |
| Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной сверху | SHIFT+ENTER |
| Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной справа | TAB |
| Ввести набранные данные в ячейку и перейти к ячейке, расположенной слева | SHIFT+TAB |
Ввод чисел, текста, даты или времени суток:
1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные.
2. Наберите данные и нажмите клавишу Enter или клавишу табуляции.
При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например 09.05.96 или Янв-96.
Примечание. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата.
Ввод формулы:
1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести формулу.
2. Введите = (знак равенства).Примечание. Если нажать кнопку Изменить формулу или Вставка функции, автоматически вставляется знак равенства.
3. Введите формулу.
Схема формулы: