указать, какие данные необходимо вводить в систему для получения требуемых результатов;
разработать требования к системе обработки, преобразующей данные на входе в информацию на выходе;
обеспечить управление и безопасность на уровне баз данных.
Для обеспечения отбора, накопления, передачи, анализа и сохранности информации необходимо применять современные методики и оборудование. Поэтому экономисты- специалисты в области управленческого учета или члены команды по внедрению управленческого учета должны владеть современными информационными технологиями и автоматизированными методиками ведения учета для их применения в обработке и управлении информацией. Например:
программное обеспечение (приложения), реализующие основные учетные функции и управление базами данных, методы финансового планирования и принятия решений, такие как модели оптимизации использования активов и распределения ресурсов;
сетевые и коммуникационные системы.
Администрирование системы управленческого учета
Администрирование включает в себя разработку и поддержание эффективной и рациональной системы организации управленческого учета. Эта система обеспечивает постановку и решение следующих вопросов:
распределение обязанностей по ведению управленческого учета;
обеспечение согласования системы ведения счетов с другими операциями;
делегирование полномочий и решение вопросов, касающихся централизации или децентрализации учета;
наем, обучение и повышение квалификации персонала на различных участках ответственности;
разделение обязанностей.
Другие административные функции специалистов, ответственных за ведение управленческого учета, включают разработку и поддержание:
учетной политики и должностных инструкций всех лиц, связанных с ведением всех форм учета;
рентабельной программы управления учетными регистрами (счетами, первичными документами и их атрибутами, базами данных, журналами, книгами и др.).
8. Факторы, оказывающие влияние на организацию системы управленческого учета в организациях
В зависимости от целей долгосрочного развития организации и стратегии по их достижению, а также информационных потребностей менеджеров различных уровней и направлений, построение системы управленческого учета в различных организациях имеет свои особенности.
Среди ключевых факторов, обуславливающих особенности построения системы управленческого учета в организациях, можно назвать следующие:
особенности нормативно-правового регулирования деятельности организации;
характер деятельности (производственная сфера, торговля, выполнение работ, оказание услуг);
масштаб деятельности (операций);
организационная структура о (отдельное предприятие, консолидированная группа и т.д.);
внутренние стандарты деятельности (стандарты корпоративного управления, стандарты качества);
наличие и характеристики систем информационного обеспечения для целей управления (например, программное обеспечение, позволяющее создавать большие базы данных и управлять интегрированной базой данных).
II. Основы управленческой отчетности
В настоящем разделе раскрыты основные подходы к формированию и представлению управленческой отчетности. Раздел содержит описание ряда принципов составления отчетности и методов, которые могут быть адаптированы организациями в соответствии с их стилем управления и управленческими потребностями.
В разделе рассматриваются следующие вопросы составления и представления управленческой отчетности:
основные требования к порядку составления;
своевременность как основная качественная характеристика управленческой отчетности;
формат представления;
примерное содержание.
1. Основные требования к управленческой отчетности организации
Целью составления управленческих отчетов является удовлетворение информационных потребностей руководства (менеджеров) организации. В связи с этим определение требований к содержанию и порядку представления управленческой отчетности относится исключительно к ведению менеджеров. Задача менеджеров состоит в том, чтобы разъяснить исполнителям свои требования в отношении того, какую информацию и в каком объеме им необходимо получить.
Грамотно составленная в соответствии с требованиями менеджмента и своевременно представленная управленческая отчетность позволяет обеспечить решение следующих задач:
быстрый обзор деятельности;
представление информации о фактической эффективности;
определение существующих проблем и недостатков, а также указание на потенциальные проблемы в будущем;
предоставление информации для выбора оптимальных вариантов решения вопросов и проблем повседневной деятельности, а также представление информации для принятия стратегические решений.
Для менеджеров основное значение имеет содержание управленческой информации, однако не менее важным является и способ ее представления, включая средства вывода и формат данных, а также методы доставки, своевременность и сопровождающие сведения. Если отчетность перегружена данными, плохо структурирована и ее чтение вызывает трудности, то польза от нее невелика.
Основными требованиями к составлению управленческой отчетности, полезной пользователям, являются:
целесообразность - информация должна отвечать той цели, для которой она подготовлена;
рентабельность – затраты на подготовку информации не должны превышать выгоды от ее использования;
объективность – информация должна быть подготовлена и представлена таким образом, чтобы она не была предвзятой;
адресность – информация должна быть доведена до ответственного исполнителя с использованием наиболее эффективных (в каждом конкретном случае) средств коммуникации; при этом следует соблюдать конфиденциальность;
краткость – информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего;
точность – степень погрешности, присущая информации, не должна превышать такого уровня, чтобы изменить решение, принимаемое на ее основе;
оперативность – информация должна быть готова к тому времени, когда она необходима;
сопоставимость – в большинстве случаев информация должна быть сопоставимой по времени и по подразделениям организации.
2. Своевременность представления управленческой отчетности
Своевременность подготовки управленческой отчетности имеет два аспекта:
частоту подготовки периодических отчетов;
интервал между окончанием периода и временем, когда отчет попадает к ответственному руководителю.
Частота подготовки периодических отчетов определяется временем, за которое информация, представленная в них, перестанет быть актуальной и отвечать главному требованию – быть полезной при выработке оперативных управленческих решений. Это означает, что некоторые виды информации необходимо предоставлять ежедневно или даже чаще, а другие – ежемесячно или реже. Кроме того, менеджеры могут получать информацию, которая должна подготавливаться для каждого конкретного случая.
В некоторых ситуациях отчетная информация может поступать пользователю в режиме реального времени, при каждом ее изменении.
Данные о продажах, производстве, браке и прочих аналогичных элементах оперативной управленческой информации обычно предоставляются ежедневно или еженедельно и используются для проведения сравнения с соответствующими данными ежедневных и еженедельных планов. Информация о прибыльности обычно предоставляется ежемесячно и сравнивается с показателями месячного плана. При планировании долгосрочных проектов, таких как проекты капитального строительства, желательно разбивать их на небольшие этапы, чтобы обеспечить ежедневное или еженедельное измерение отклонений от плана и включение их в отчет.
Системы формирования отчетности должны быть разработаны таким образом, чтобы обеспечить предоставление отчетов руководству в кратчайший срок после окончания отчетного периода (день, неделя, месяц, квартал и т.д.). Таким образом, ежедневный отчет должен быть предоставлен либо до окончания текущего дня либо в самом начале следующего дня; еженедельный – в первый день следующей недели; ежемесячный отчет – на третий или четвертый день следующего месяца. Решения о частоте формирования периодических отчетов и о приемлемой задержке в их предоставлении должны приниматься с учетом соотношения затрат и выгод.
3. Формат представления управленческой отчетности
Эффективность обмена отчетной информацией в большой степени зависит от формата и структуры отчетов. Основными факторами, которые могут повлиять на выбор формата или структуры того или иного отчета являются:
характер представляемой информации;
требования и пожелания пользователей отчетов;
соотношение затрат и выгод.
Не существует стандартного набора управленческих отчетов с единым форматом и общей структурой, которые были бы приемлемы во всех ситуациях. Ниже приведены некоторые требования к формату управленческих отчетов, следование которым позволит оптимизировать представление управленческой информации:
Доступность для восприятия
Отчет должен быть простым для восприятия, точным и лаконичным. Названия документа и его разделов следует делать адекватными и понятными. Данные, представленные в отчете не должны допускать неоднозначного толкования или вводить в заблуждение.
Степень детализации
Содержание отчета должно соответствовать информационным потребностям его предполагаемого получателя (пользователя). Каждый руководитель предъявляет свои требования к отчетной информации. На нижних ступенях иерархической лестницы управления организацией необходимы более частые и более детальные отчеты. Чем выше уровень, тем реже представление и меньше подробностей. Слишком большая детализация информации может привести к информационной перегруженности пользователя и затруднить ее понимание.