8. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) на основании предоставленного подписанного Паспорта проекта добавляет в задачу по проекту представителя заказчика в качестве контролера и руководителя проекта в качестве ответственного руководителя и проставляет контрольные точки.
9. Руководитель проекта в определенные в Паспорте проекта сроки разрабатывает план управления проектом, в котором определяет:
· фазы проекта,
· перечень контрольных событий по проекту (добавляются в задачу проекта в системе электронного правительства в качестве контрольных точек),
· риски проекта,
· бюджет проекта,
· команду проекта (добавляются в задачу проекта в системе электронного правительства в качестве исполнителей),
· способы коммуникаций в проекте.
10. Департамент (в лице отдела обеспечения и мониторинга реализации проектов Управления обеспечения реализации проектов) на основании представленного Плана управления проектом добавляет в задачу по проекту участников рабочих групп в качестве исполнителей и контрольные точки по проекту на основании перечня контрольных событий.
11. Руководитель проекта осуществляет руководство работами по проекту и закрытие проекта в соответствии с Положением об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области, отчитываясь по контрольным событиям в задаче.
12. Департамент стратегического развития осуществляет:
· мониторинг хода выполнения проекта на основании данных, представленных в задаче проекта в системе электронного правительства Белгородской области;
· своевременное информирование всех заинтересованных сторон о ходе выполнения работ по проекту.
13. При закрытии проекта представитель заказчика ставит в задачу по проекту заявку Департаменту стратегического развития на закрытие проекта.
14. Департамент на основании заявки о закрытии закрывает задачу и переводит ее в архив.
Инициация проекта состоит из процессов, которые выполняются для определения нового проекта путем получения разрешения для начала работ по проекту. В рамках процессов инициации:
· определяются изначальные цели и содержание,
· фиксируются изначальные финансовые ресурсы,
· определяются заинтересованные стороны проекта, в лице заказчика, исполнителя и координирующего органа, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта,
· выбирается руководитель проекта.
Данная информация закрепляется в Паспорте проекта. После подписания Паспорта проекта считается, что проект официально открыт. Хотя команда управления проектом может оказывать помощь в подготовке Паспорта проекта, утверждение и финансирование этих работ происходит за рамками проекта. Вовлечение заказчиков и прочих заинтересованных сторон проекта в процессы инициации повышает вероятность разделяемой ответственности, приемки результатов, а также удовлетворения заказчиков и других заинтересованных сторон проекта.
Процессы инициации могут выполняться относительно процесса открытия отдельного проекта, а также в рамках процессов управления целевыми программами, являющимися внешними по отношению к границам управления проектом.
Группа процессов инициации включает в себя следующие процессы управления проектами:
1. Разработка инициативной заявки
Разработка инициативной заявки – процесс разработки документа, в котором определяется проблемная область, цель проекта, результат проекта и предварительные ограничения проекта.
2. Инициация проекта.
Инициация проекта – ряд взаимосвязанных процессов, направленных на обоснование экономической эффективности проекта, определению координирующего органа, заказчика и исполнителя проекта и назначение руководителя проекта.
3. Разработка Паспорта проекта
Разработка Паспорта проекта – процесс разработки документа, который формально санкционирует начало работ по проекту, и документирования первоначальных требований, удовлетворяющих потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон проекта.
Планирование работ по проекту состоит из процессов, осуществляемых для определения общего содержания работ, постановки и уточнения целей и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей. Процессы планирования разрабатывают план управления проектом и документацию проекта, которые будут использованы для выполнения проекта. Комплексный характер управления проектами порождает цепочки обратной связи для дополнительного анализа.
По мере поступления и осмысления большего объема информации или характеристик проекта может потребоваться дополнительное планирование. Значительные изменения, происходящие на протяжении жизненного цикла проекта, приводят к необходимости вновь вернуться к одному или нескольким процессам планирования, а, возможно, и к процессам инициации. Эта последовательная детализация плана управления проектом часто называется «планированием набегающей волной» («rolling wave planning»), что указывает на то, что планирование и документирование – повторяющиеся и постоянно идущие процессы.
План управления проектом и документы проекта описывают все аспекты содержания, сроков, стоимости, качества, коммуникаций, рисков и закупок. Обновления, возникающие вследствие одобренных изменений во время проекта, могут значительно влиять на части плана управления проектом и документы проекта. Изменения этих документов уточняют расписание, стоимость и ресурсные требования, необходимые для исполнения содержания проекта.
Команда управления проектом должна способствовать вовлечению всех необходимых заинтересованных сторон в планирование проекта, разработку плана управления проектом и документов проекта. При этом следует учитывать, что процесс получения обратной связи и уточнения не может длиться неопределенно долго и команда управления проектом должна четко понимать, когда должны закончиться первоначальные работы по планированию. На данные процедуры влияет характер проекта, установленные границы проекта, соответствующие действия по мониторингу и управлению, а также внешняя среда, в которой реализуется проект.
Прочие взаимодействия между процессами в рамках группы процессов планирования зависят от характера проекта. Например, в некоторых проектах практически невозможно идентифицировать риски, пока не проведены значительные работы по планированию. В этот момент команда может установить, что цели по стоимости и расписанию излишне жесткие и влекут за собой гораздо большие риски, чем можно было предположить ранее.
Результаты каждой итераций документируются в виде корректив плана управления проектом или других документов проекта.
Разработка плана управления проектом – это процесс документирования действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. План управления проектом становится основным источником информации о том, как проект будет планироваться и исполняться, как будет производиться его мониторинг и управление, а также как он будет завершен.
Разработка плана управления проектом в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области осуществляется в следующей последовательности:
Шаг 1. Создание иерархической структуры работ.
Создание иерархической структуры работ – процесс разделения результатов проекта и работ по проекту на меньшие элементы, которыми легче управлять.
Шаг 2. Определение работ.
Определение работ – процесс определения тех операций, которые необходимо выполнить для производства результатов проекта.
Шаг 3. Определение последовательности работ.
Определение последовательности работ – процесс определения и документирования связей между этапами и работами проекта.
Шаг 4. Оценка ресурсов работы.
Оценка ресурсов работы – процесс оценки типов и количества материалов, человеческих ресурсов, оборудования или закупок, требуемых для выполнения каждой работы.
Шаг 5. Оценка длительности работ.
Оценка длительности работ – процесс приблизительного определения временных периодов, требуемых для завершения отдельных работ при предполагаемых ресурсах.
Шаг 6. Разработка расписания.
Разработка расписания – процесс анализа последовательности работ, их длительности, потребности в ресурсах и временных ограничений для создания расписания проекта.
Шаг 7. Оценка затрат.
Оценка затрат – процесс приблизительного подсчета денежных ресурсов, необходимых для завершения работ по проекту.
Шаг 8. Определение бюджета.
Определение бюджета – процесс консолидации оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ для создания утвержденного базового плана по стоимости.
Шаг 9. Разработка плана трудовых ресурсов.
Разработка плана трудовых ресурсов – процесс определения и документирования проектных ролей, ответственностей, требуемых навыков и взаимодействия в команде проекта, а также создания плана управления обеспечением персоналом.
Шаг 10. Идентификация рисков.
Идентификация рисков – процесс определения того, какие риски могут повлиять на проект, и документирования их характеристик.
Шаг 11. Выполнение качественного анализа рисков.
Выполнение качественного анализа рисков – процесс расстановки приоритетов рисков для их дальнейшего анализа или действий, путем оценки и сопоставления их последствий и вероятностей возникновения.