Модернизация и реконструкция электроустановок центра автоматизированных систем управления АСУ (стр. 6 из 10)

Офисные сети электронной почты

Одной из базовых функций информационной системы организации любого масштаба является обеспечение обмена информацией как внутри организации, так и за ее пределами. Данная задача решается с помощью программного продукта, входящего в линейку серверных приложений Microsoft Back Office, - Microsoft Exchange Server и клиентского приложения, являющегося компонентом Microsoft Office, Microsoft Outlook.

Обмен сообщениями и документами в организации

Основная функция Microsoft Exchange - пересылка сообщений. В простейшем случае сообщение представляет собой текстовый фрагмент, который пересылается в почтовый ящик одного или нескольких адресатов. Даже эта нехитрая возможность позволяет существенно сократить время, затрачиваемое служащими на коммуникации внутри организации, - переговоры, совещания и прочее.

Обмен информацией в Интернете

Microsoft Exchange предоставляет пользователям системы возможность обмениваться информацией как внутри системы, построенной на базе серверов Microsoft Exchange, так и с абонентами внешних, инородных систем электронной почты, в частности Интернета. При этом для работы с сообщениями Microsoft Exchange и других систем электронной почты применяются одни и те же средства подготовки и просмотра сообщений.

Существует две возможности работы с внешними системами электронной почты - использование программных шлюзов и прямое подключение к информационной службе, обеспечивающей доступ к средствам передачи информации различных систем непосредственно из клиентской программы Microsoft Outlook.

Поддержка мобильных и удаленных пользователей

Microsoft Exchange обеспечивает доступ к информации не только работающим непосредственно в локальной сети организации, но и удаленным пользователям (рис. 1). Для этого существуют различные возможности. Удаленные пользователи могут подключиться к локальной сети организации, используя средства RAS (Remote Access Service) Windows NT по коммутируемому телефонному каналу, и получить доступ к ресурсам обмена сообщениями сервера Microsoft Exchange. При этом пользователь либо работает со своим почтовым ящиком непосредственно на сервере, либо, скачав его содержимое на локальный компьютер, продолжает работу в автономном режиме (offline). Имеется также возможность скачать на локальный компьютер и содержимое адресной книги, хранящейся на сервере Microsoft Exchange.

Рис. 1. Удалённое подключение Microsoft Exchange.

Управление логикой обработки сообщений и автоматизация обработки сообщений

Программа Microsoft Outlook способна автоматически выполнять множество действий, облегчающих управление логикой обработки сообщений и обеспечивающих контроль за текущим состоянием сообщений. Так, при передаче сообщения есть возможность дать системе указание автоматически переслать в почтовый ящик отправителя информацию о доставке получателю и о прочтении данного сообщения. Сообщению можно приписать атрибуты срочности, после чего в окне просмотра почтового ящика подобные сообщения будут отмечаться особым значком. При подготовке нового сообщения Microsoft Outlook имеется дополнительная закладка, в которой определяются различные параметры управления логикой обработки сообщения.

Microsoft Exchange позволяет программно управлять правилами обработки сообщений, а также расширять имеющийся набор обработчиков правил. Для этого в Microsoft Exchange реализован механизм обработки событий - Microsoft Exchange Event Service.

Совместное использование данных в офисных системах

Помимо средств работы с электронной почтой Microsoft Exchange обеспечивает средства поддержки групповой работы. Типичные задачи подобного рода - предоставление пользователю консультаций по линии технической поддержки, контроль за состоянием заявки клиента на обслуживание, учет контактов с клиентами и прочее. Специфика их состоит в том, что одна и та же информация должна быть доступна нескольким сотрудникам - непосредственным исполнителям задачи, менеджерам, контролирующим их работу, и другим.

Папки коллективного доступа Microsoft Exchange

Папки коллективного доступа представляют собой иерархические хранилища, предназначенные для хранения и доступа к различной разделяемой информации (рис. 2). Все пользователи системы, обладающие необходимыми правами, имеют возможность работать с информацией, хранящейся в этих папках.

Информацию можно поместить в папку несколькими способами. Если в папке хранится текст, то можно воспользоваться стандартной формой подготовки информации. Стандартная форма записи содержит три поля: ключевые слова, предмет и собственно текст сообщения. Если же записи в папке содержат различную структурированную информацию, то для их подготовки необходимо использовать специальные электронные формы.

Рис. 2. Папки коллективного доступа представляют собой мощный инструмент создания приложений групповой работы с данными.

В Microsoft Exchange права пользователей разграничиваются на уровне папки. Для каждой папки можно определить круг абонентов, имеющих право работать с содержащейся в ней информацией.

В том случае, если возможность работать с информацией, хранящейся в папке, должны иметь большинство сотрудников организации, можно задать права пользователя по умолчанию.

Электронные формы Microsoft Outlook

Помимо документов и текстовых сообщений от одного рабочего места к другому могут пересылаться и структурированные данные. Например, при оформлении покупки менеджер может заполнить бланк, в котором указывается все необходимое, после чего заявка отправляется на склад для дальнейшей обработки. Та же информация может быть оформлена в виде обычного текстового сообщения или содержаться во вложенном файле, например в формате Microsoft Excel. Но для подготовки и чтения такого сообщения гораздо удобнее использовать определенную экранную форму. В состав Microsoft Outlook входит специальное средство для создания электронных форм - Microsoft Outlook Forms Designer.

Маршрутизация

Помимо пересылки информации от одного абонента к другому Microsoft Exchange поддерживает сценарии рассылки «один ко многим». Эта возможность реализуется с помощью либо групповых имен, либо средств маршрутизации.

Маршрутизация документов Microsoft Office

Очень часто возникает необходимость того, чтобы документ последовательно оказывался на различных рабочих местах. Например, при написании статьи редактор готовит ее шаблон, после чего статья должна последовательно побывать на рабочих местах нескольких авторов, корректора, рецензента и снова вернуться к редактору. При этом желательно, чтобы в любой момент было известно, на каком рабочем месте находится документ.

Если вы работаете с Microsoft Office, то имеете возможность организовывать маршрутизацию документов непосредственно из программ Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Маршрутизатор документов, входящий в состав Microsoft Office, позволяет ассоциировать с каждым документом маршрут его прохождения.

Маршрутизация электронных форм

При маршрутизации документов от одного рабочего места к другому пересылается документ, который представляет собой файл того или иного формата. Каждый пользователь последовательно осуществляет его редактирование или какие-либо иные действия. При маршрутизации электронных форм от одного рабочего места к другому пересылается та или иная структурированная информация, например заявка на покупку. При этом, в зависимости от положения пользователя в маршруте, он должен осуществлять с данной информацией принципиально разные действия. Пользователям может быть либо доступна, либо нет та или иная информация в маршрутизируемой форме. Соответственно, они должны использовать различный интерфейс для чтения и изменения информации. Приложение должно «знать», кто в текущий момент работает с этой формой, какова роль данного пользователя в бизнес-процессе, и предлагать ему соответствующие инструменты для работы с ней. Microsoft Exchange содержит механизмы создания приложений маршрутизации электронных форм.

Организация телеконференций

К типичным приложениям групповой работы с информацией относятся телеконференции (newsgroups), доски объявлений и групповые обсуждения. Их особенность заключается в том, что все сообщения телеконференции выстраиваются в цепочки, причем пользователи приложения должны иметь возможность быстро и удобно просматривать всю историю данного обсуждения. При этом каждое сообщение должно содержать как информацию в произвольной текстовой форме и вложенные файлы, так и «структурные» элементы - тему обсуждения, ключевые слова, имя автора и прочее.

Microsoft Exchange как средство организации телеконференций Интернета

Содержимое папок коллективного доступа может быть доступно не только в рамках локальной сети с помощью программы Microsoft Outlook, но и для пользователей Интернета. Доступ к информации могут получить как пользователи программ просмотра новостей по специализированному протоколу доступа к телеконференции Интернета NNTP (Network News Transfer Protocol), так и обычные Web-клиенты, использующие программы просмотра Web.

Групповое планирование и рассылка заданий

Традиционной задачей автоматизации групповой работы является планирование встреч, групповых мероприятий и использование разделяемых ресурсов. Такие возможности предоставляет Microsoft Outlook. Пользователь может вести персональную базу данных, содержащую информацию о расписании, списке дел, текущих задачах и планируемых событиях. При наличии соответствующих прав Microsoft Exchange позволяет просматривать расписания других пользователей системы и планировать групповые мероприятия (рис. 3).

Рис. 3. Планируя встречу, вы имеете возможность получить информацию о свободном времени в расписании всех установленных участников.