Як показує досвід, на підприємстві приймається та функціонує цілий ряд нормативно-правових документів, що встановлюють та регулюють правовий режим доступу до комерційної таємниці. Відповідно до ч. 1 ст. 28 Закону України "Про інформацію" режимом доступу до інформації є передбачений правовими нормами порядок одержання, використання, поширення та зберігання інформації. Відповідно до ст. ЗО Закону України "Про інформацію" комерційна таємниця є інформацією з обмеженим доступом. Користуючись правом, закріпленим у ч. 5 ст. ЗО Закону України "Про інформацію" підприємство у своїх нормативних документах визначає порядок одержання, використання, поширення та зберігання комерційної таємниці.
Аналізуючи роботу підприємств щодо розробки нормативно-правових документів, можна навести деяку частину з них, а саме ті, що стосуються захисту комерційної таємниці.
Положення про комерційну таємницю та конфіденційну інформацію підприємства та правила їх зберігання як нормативний документ, по-перше, дає визначення комерційній таємниці підприємства та встановлює перелік відомостей, що до неї відносяться; по-друге, встановлює основи правового режиму доступу до комерційної таємниці підприємства; по-третє, визначає способи, заходи, умови та сили захисту комерційної таємниці, функції підрозділів та посадових осіб із захисту комерційної таємниці; по-четверте, називає основні напрями контролю за дотриманням встановленого на підприємстві порядку захисту його комерційної таємниці; по-п'яте, визначає підстави та зміст відповідальності за порушення режиму захисту комерційної таємниці підприємства.
Інструкція про порядок підготовки, обліку, зберігання та знищення документів, справ, видань і матеріалів, що містять комерційну таємницю підприємства встановлює:
1) обов'язки працівників підприємства, виконання трудової функції яких пов'язано з ознайомленням та роботою з комерційною таємницею;
2) порядок розробки документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю;
3) порядок реєстрації документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю;
4) порядок приймання та передачі документів та матеріалів, що містять комерційну таємницю;
5) порядок оформлення, адресування, пересилки та доставки таємної кореспонденції;
6) правила складання номенклатури справ і журналів обліку, групування виконаних таємних документів у справи;
7) правила використання документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю;
8) правила знищення документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю;
9) режим зберігання документів і матеріалів, що містять комерційну таємницю;
10)особливості захисту інформації, що містить комерційну таємницю, при використанні електронних засобів її обробки, передавання і зберігання та інших матеріальних носіїв інформації;
11)особливості захисту інформації, що містить комерційну таємницю, в процесі фінансово-господарської діяльності;
12)підстави та зміст відповідальності за втрату документів та матеріалів, що містять комерційну таємницю, та за розголошення таємних відомостей підприємства.
Перелічені нормативні документи підприємства визначають алгоритм дій працівника під час виконання ним трудових обов'язків, пов'язаних з використанням комерційно таємниці. Недотримання положень даних документів є підставою для притягнення працівників до юридичної відповідальності.
3. Організаційно-правові заходи захисту комерційної таємниці
Для того, щоб економічно важливі відомості мали статус саме комерційної таємниці, їх необхідно оформити відповідним чином.
Існування комерційної таємниці бажано обумовити в установчих документах підприємця, включивши, наприклад, в установчий договір й (або) статут підприємства розділ, що регламентує захист комерційної таємниці.
При формуванні переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємця, доцільно діяти в такий спосіб.
Насамперед, із усього переліку інформації, з якою працює підприємець і яка циркулює на підприємстві, необхідно виключити відомості, що становлять державну таємницю (якщо суб'єкт господарювання з такою працює), а також ту інформацію, що не є комерційною таємницею згідно постанови КМУ від 09.08.93 р. № 611.
Однозначно до складу комерційної таємниці повинні бути віднесені різні види ноу-хау; відомості про винаходи й рацпропозиції, які не захищені авторським або патентним правом; інформація про факти укладання договорів і їхній зміст.
Особливу увагу необхідно приділити розробці положення про комерційну таємницю на підприємстві. Таке положення є основним у системі правового захисту інформації від несанкціонованого доступу. У ньому розкриваються загальні положення у сфері захисту інформації, принципи й процедури розмежування доступу до такої інформації, порядок прийому, реєстрації, інвентаризації й обліку носіїв інформації, що містить комерційну таємницю. У такому положенні прописуються також механізм забезпечення схоронності інформації, що є комерційною таємницею, зокрема деталізуються процедури забезпечення доступу до комерційної таємниці сторонніх осіб (включаючи перевіряючі органи). Рекомендується закріплювати правило, згідно якого сторонні особи допускаються до ознайомлення з документами, що містять комерційну таємницю, з дозволу керівника при обов'язковій наявності письмового запиту. При цьому такі особи повинні видати розписку про нерозголошення комерційної таємниці або укласти угоду з підприємством про таке нерозголошення. У положенні рекомендується прописати порядок поширення комерційної таємниці, а також процедуру виключення інформації з переліку комерційної таємниці.
Рекомендується включати норму про нерозголошення комерційної таємниці в трудовий договір (контракт) як керівника підприємства, так й інших співробітників.
На керівника організації повинні бути покладені обов'язки по забезпеченню схоронності комерційної таємниці підприємця. У контракт керівника із власником підприємства доцільно включити відповідні положення з даного питання. Зокрема, необхідно зобов'язати керівника зберігати комерційну таємницю організації й не використовувати її для заняття будь-якою іншою діяльністю на шкоду підприємства. У контракті варто зазначити, що керівник організації несе персональну відповідальність за створення необхідних умов для забезпечення схоронності комерційної таємниці підприємства. Зрозуміло, що керівник підприємства, як і члени трудового колективу, повинен бути попереджений про відповідальність за порушення режиму комерційної таємниці й про те, що наслідками цього можуть стати настання передбаченої законом юридичної відповідальності й розірвання контракту.
Зобов'язання про нерозголошення інформації може бути оформлене як записом безпосередньо в тексті трудового договору (контракту), так й у вигляді окремого документа, що є додатком до трудового договору (контракту). Форма й зміст відповідного розділу трудового договору (контракту) або окремого додатка до нього в частині, що стосується збереження інформації, яка становить комерційну таємницю, мають велике значення. У випадку розголошення працівником інформації, що становись комерційну таємницю, ці документи складуть юридичну основу для залучення такого працівника до відповідальності й стягнення заподіяного збитку.
У договір (контракт) працівника, що допускається до комерційної таємниці підприємця, або в додаток до нього можуть бути включені такі зобов'язання:
-не розголошувати інформацію, що становить комерційну таємницю, яка буде йому довірена або стане відома по роботі;
-виконувати вимоги наказів, інструкцій і положень по забезпеченню схоронності комерційної таємниці;
-зберігати інформацію, що становить комерційну таємницю тих підприємців, з якими є ділові відносини;
-не передавати третім особам і не розкривати привселюдно інформацію, яка становить комерційну таємницю, без згоди керівництва підприємства;
-у випадку спроби сторонніх осіб одержати від працівника інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, негайно сповістити про це відповідну посадову особу;
-не використовувати інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, для заняття іншою діяльністю, яка як конкурентна дія може завдати шкоди підприємства;
-негайно повідомляти відповідну посадову особу підприємства про втрату або недостачу носіїв інформації, що становить комерційну таємницю, ключів від режимних приміщень, сховищ, сейфів, особистих печаток і про інші факти, які можуть привести до розголошення комерційної таємниці, а також про причини й умови можливого витоку інформації, що становить комерційну таємницю підприємства;
-у випадку звільнення всі носії інформації, що становить комерційну таємницю, які перебували в розпорядженні працівника у зв'язку з виконанням ним службових обов'язків під час роботи на підприємстві, передати відповідній посадовій особі організації.
Працівник під розписку повинен бути попереджений про відповідальність за невиконання взятих на себе зобов'язань. У трудовому договорі (контракті) або його невід'ємної частини (зобов'язанні про нерозголошення інформації, що становить комерційну таємницю) варто передбачити порядок ознайомлення працівника з діючими на підприємстві положеннями й інструкціями із забезпечення схоронності комерційної таємниці.
На підприємстві варто розробити спеціальний договір про збереження комерційної таємниці. Дотримання даної рекомендації дозволить представникам підприємця почувати себе впевнено при проведенні перевірок контролюючими органами. Перевіряючі повинні будуть дотриматися всіх процедур, які встановлені на підприємстві для одержання доступу до комерційної таємниці. І природно, підписавши документ про нерозголошення комерційної таємниці, такі особи не мають права використати отриману інформацію у своїй діяльності без згоди керівництва підприємства.