Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "ДСК" та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами з грифом "ДСК" додається позначка "ДСК".
У разі долучення документа з грифом "ДСК" до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка "ДСК", а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом "ДСК", номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком "Документи з грифом "ДСК". Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ приставляється позначка "ЕК" (експертна комісія).
Після закінчення діловодного року справа "Документи з грифом "ДСК" переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ. Якщо у справі "Документи з грифом "ДСК" містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка "ЕК" у графі номенклатури справ "Термін зберігання" закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.
Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "ДСК", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "ДСК", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
Справи з документами з грифом "ДСК" повинні мати внутрішні описи. До роботи із справами з грифом "ДСК" допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів — згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій (структурних підрозділів).
Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом "ДСК", визначаються керівниками організацій.
Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "ДСК" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.
У разі потреби з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать затвердженим в установі перелікам конфіденційної інформації, що є власністю держави.
Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.
Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом "ДСК" з дозволу керівників організацій (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
Виписки з документів і видань з грифом "ДСК", що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом "ДСК".
Справи та видання з грифом "ДСК" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за встановленою формою.
Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом "ДСК" співробітниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівника організації (структурного підрозділу).
Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом "ДСК", одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
Видання з грифом "ДСК" включаються тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчикиВидача громадянам України видань з грифом "ДСК" у масових бібліотеках здійснюється за письмовими клопотаннями керівників організацій, в якихпрацюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.
Забороняється зберігати документи з грифом "ДСК" у бібліотеках загального користування.
У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом "ДСК" видаються:
співробітникам цієї організації — за списками, затвердженими керівником організації (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;
співробітникам інших організацій — за письмовими зверненнями цих організацій та з письмового дозволу керівника організації (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.
Видання з грифом "ДСК" з письмового дозволу керівника організації можуть видаватися по міжбібліотечному абонементу на підставі письмових запитів керівників організацій, яким ці видання потрібні.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "ДСК" періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 — 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Рішення про зняття грифа "ДСК" приймається експертною комісією організації-автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.
Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується керівником організації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф "ДСК".
Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу організації, а справи постійного зберігання — до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).
На обкладинках справ гриф "ДСК" погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа. Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.
Справи з грифом "ДСК", передані організаціями до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування.
Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо організація-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.
Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом "ДСК", розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Порядку утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів, Порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду, Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання та зберігання, затверджених Постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 р. № 1739.
Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації передаються в упорядкованому стані. На справи з документами з грифом "ДСК" з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Головархівом.
Справи з грифом "ДСК" постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Головархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.
Відібрані для знищення справи з грифом "ДСК", що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі "Заголовки справ" після номерів цих справ проставляється відмітка "ДСК".
Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом "ДСК" перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.
Після знищення матеріалів з грифом "ДСК" в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відповідна відмітка.