Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
Забезпечення схоронності документів й перевірка їх наявності здійснюється у такому порядку. Документи з грифом "ДСК" повинні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.
Справи з грифом "ДСК", видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день. Окремі справи з грифом "ДСК" з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можутьперебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів з грифом "ДСК" іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом "ДСК" з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
Забороняється виносити документи з грифом "ДСК" за межі службових приміщень організації. У разі потреби керівник організації (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом "ДСК" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.
Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом "ДСК". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до встановленого порядку.
В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом "ДСК" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом "ДСК", складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником організації (структурного підрозділу).
Перевірка наявності документів з грифом "ДСК" здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника організації. До складу цієї комісії обов'язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.
У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом "ДСК", перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років. Результати перевірки наявності оформляються відповідним актом.
Про факти втрати документів з грифом "ДСК" або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника організації, керівників режимно-секретного підрозділу та канцелярії. Для розслідування факту втрати документів з грифом "ДСК" або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, висновок якої затверджується керівником організації.
Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником організації. Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником організації передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.
За порушення, що призвели до розголошення інформації "ДСК", втрати або незаконного знищення документів з грифом "ДСК", а також інших вимог порядку обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.
Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків здійснюється у такому порядку. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжніми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.
Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.
Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників організацій.
Облік печаток, штампів і бланків ведеться у журналі за встановленою формою. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.
На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.
Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів МВС, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації. Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за встановленими формами після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.
У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити заходів для їх розшуку.
4. Центральний орган державної влади, функції якого пов'язані із захистом конфіденційної інформації, що є власністю держави
Врегулювання питань, пов'язаних з обігом конфіденційної інформації, що є власністю держави, на рівні постанови КМ України не призвело до вирішення даного питання в цілому. Лише 11 травня 2004 року до Закону України "Про інформацію" було внесено зміни, завдяки яким в законодавче поле вписувалися основи правового регулювання конфіденційної інформації, а саме:
- доповнено статтю ЗО, згідно з якою інформація, що є власністю держави, і знаходиться в користуванні органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, з метою її збереження може бути відповідно до закону встановлено обмежений доступ — надано статус конфіденційної. Порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, що містять зазначену інформацію, визначається Кабінетом Міністрів України. Визначено категорії інформації, які не можуть бути віднесені до конфіденційної;
- статтю 47 "Відповідальність за порушення законодавства про інформацію доповнено абзацом такого змісту: "порушення порядку обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави".
Одночасно із змінами до Закону України "Про інформацію" було внесено зміни до Кодексу України про адміністративні правопорушення, до Закону України --Про Службу безпеки України".
Аналіз чинного законодавства дозволяє зробити висновок, що СБ України є єдиним правоохоронним органом, який наділений необхідним правовим інструментарієм щодо забезпечення захисту конфіденційної інформації:
- з метою пошуку і фіксації фактичних даних про передачу або збирання відомостей, що становлять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави, СБ України уповноважена проводити оперативно-розшукову діяльність;
- до підслідності СБ України віднесено розслідування злочину передбаченого статтею 330 КК України "Передача або збирання відомостей, що становлять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави";
-уповноважені посадові особи СБ України мають право складати адміністративні протоколи за порушення передбачені статтею 212-5 Кодексу України про адміністративні правопорушення "Порушення порядку обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави";
-ДСТСЗІ СБ України (Державну службу спеціального зв'язку та захисту інформації України) наділено контрольно-наглядовими, регулятивними та дозвільно-реєстраційними повноваженнями з технічного та криптографічного захисту конфіденційної інформації, що є власністю держави.
Крім цього, відповідно до Закону України "Про Службу безпеки України" остання зобов'язана брати участь у розробці і здійсненні заходів щодо забезпечення конфіденційної інформації (п. 7 ст. 24). А згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.2004 р. № 1547 (доповнення до Постанови КМ України від 27 листопада 1998 р. № 1893) СБ України: