Відповідно доПоложення про Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, м.м. Києві та Севастополі (надалі − управління юстиції), затвердженого наказом Міністерства юстиції від 14лютого 2007 № 47/5,серед основних завдань управління юстиціївизначено організацію роботи нотаріату. Відповідно до покладених на нього завдань управління юстиції “ ... організовує роботу установ нотаріату, перевіряє їх діяльність і вживає заходів щодо її поліпшення, здійснює контроль за законністю вчинення нотаріальних дій державними і приватними нотаріусами, нотаріального архіву, забезпечує роботу кваліфікаційної комісії нотаріату; .... забезпечує діяльність нотаріального архіву щодо зберігання нотаріальних документів; 32) організовує та контролює стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю; ... визначає нотаріальний округ, реєструє приватну нотаріальну діяльність, вносить зміни в реєстраційне посвідчення та анулює його, контролює дотримання вимог щодо організації робочого місця приватного нотаріуса; .... подає до Мін'юсту пропозиції щодо визначення граничної чисельності приватних нотаріусів в нотаріальних округах області; ...призупиняє діяльність нотаріусів, готує обґрунтовані подання на розгляд Мін'юсту щодо анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю; ... затверджує розміри оплати за надання державними нотаріусами додаткових платних послуг правового і технічного характеру та забезпечує організаційне керівництво цією роботою; ... контролює обіг спеціальних бланків та захисних знаків нотаріальних документів, готує подання до Мін’юсту щодо необхідності виготовлення печаток нотаріусів;…. організовує розгляд звернень громадян з питань, що належать до його компетенції, пов'язаних з роботою підвідомчих установ, виявляє та усуває причини, що породжують обґрунтовані скарги громадян; ... вивчає потреби, укладає договори стосовно постачання матеріально-технічних ресурсів до…установ нотаріату.., а також здійснює контроль за зберіганням та витрачанням грошових коштів та матеріальних цінностей у підпорядкованих органах. Наведений перелік стосується прямих повноважень управлінь юстиції стосовно забезпечення державного контролю за нотаріальною діяльністю, але він не є вичерпним. Здійснюючи класифікацію повноважень органів юстиції щодо впорядкування діяльності нотаріату, науковці О. Петришин та Ж. Сульженко виділяють такі три групи: 1) повноваження з приводу юридичного забезпеченнядіяльності нотаріусів (наприклад, визначення порядку проходження стажування осіб, які мають намір у майбутньому зайнятися нотаріальною діяльністю; затвердження правил нотаріального діловодства тощо); 2)повноваження з приводу організаційного забезпечення нотаріальної діяльності (ведення реєстру державних нотаріальних контор та приватнопрактикуючих нотаріусів, створеннякваліфікаційної комісії для складання іспитуу осіб, які пройшли стажування та мають намір зайнятися нотаріальною діяльністю, створення та скасування державних нотаріальних контор, визначення кількості посад нотаріусів у нотаріальному окрузі). Особливу групу повноважень складають повноваження, які пов’язанііз здійсненням функції контролю [42, с.93].
Класифікацію повноважень, якими наділені Міністерство юстиції та відповідні управління юстиції щодо реалізації функцій управління нотаріатом, наводить у своїй дисертації також Г. Гулєвська, а саме: повноваження, які становлять організаційну групу (керівництво державними нотаріальними конторами, забезпечення допуску до професії, а саме: організація стажування осіб, що мають намір зайнятися нотаріальною діяльністю, проведення кваліфікаційних іспитів, видачі та анулювання свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю, реєстраційних посвідчень приватних нотаріусів, встановлення вимог щодо робочого місця приватного нотаріуса, визначення нотаріальних округів, квотування посад приватних нотаріусів тощо), по-друге, це повноваження щодо здійснення нормативних функцій (видання різноманітних наказів, інструкцій, правил та інших правових актів, що стосуються нотаріальної діяльності), по-третє, повноваження щодо здійснення методичних функції (узагальнення нотаріальної практики, проведення методичних семінарів, нарад, здійснення відповідної видавничої діяльності, тощо), по-четверте, повноваження в галузі контролю (зокрема, це контроль за виконанням професійних обов’язків і контроль за дотриманням правил нотаріального діловодства) [23, с.65].
Не заперечуючи доцільності виділення повноважень щодо контролю в сфері нотаріату в окрему групу, потрібно враховувати, що функція контролю притаманна будь-якій стадії та виду управлінської діяльності (наприклад, при проведенні кваліфікаційних іспитів здійснюється контроль за рівнем підготовки кандидатів на отримання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, при організації стажування здійснюється контроль за його проходженням тощо).
Безпосередньо суб’єктом державного контролю за нотаріальною діяльністю на загальнодержавному рівні є відповідний спеціалізований структурний підрозділ Міністерства юстиції України – Департамент нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань, який, згідно з покладеними на нього завданнями: 1) організовує та перевіряє роботу органів державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів і приватних нотаріусів, а також Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, м.м. Києві та Севастополі щодо здійснення ними керівництва та контролю за діяльністю державних та приватних нотаріусів, надає їм необхідну методичну та практичну допомогу і дає вказівки щодо усунення виявлених недоліків, здійснює контроль за дотриманням вимог чинного законодавства, виконанням наказів, інструкцій, вказівок Міністерства юстиції України з цих питань; 2) здійснює підготовку матеріалів на розгляд Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату, організовує проведення її засідань та оформлення рішень; 3) здійснює підготовку матеріалів на розгляд Комісії з розгляду питань щодо анулювання свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю, організовує проведення її засідань та оформлення рішень.
Отже, спектр контрольних повноважень Міністерства юстиції України в сфері нотаріату охоплює всі стадії контрольного циклу – від планування, організації та проведення контрольних заходів до вирішення питання про усунення виявлених порушень, притягнення винних до відповідальності. Наприклад, у разі виявлення при здійсненні професійної діяльності нотаріусами систематичних порушень законодавства або одноразового грубого порушення – це може бути анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю. Так, за даними офіційного сайту Міністерства юстиції за період з 1994 по 2004 рік Мін’юст позбавив свідоцтва на право заняття нотаріальною діяльністю 81 нотаріуса. Крім Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань, при Міністерстві юстиції функціонують Вища кваліфікаційна комісія нотаріату та Комісія з розгляду питань щодо анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю.
Структура Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об’єднань складається з Управління організаційного та методично-правового забезпечення діяльності органів нотаріату (включає відділ контролю за роботою органів нотаріату та аналітично-методичний відділ) та Управління реєстрації адвокатських об’єднань і правової допомоги (відділ реєстрації адвокатських об’єднань і видачі свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю та відділ правової допомоги і легалізації документів).
У літературі висловлюється пропозиція для підвищення ефективності виконання функцій державного регулювання нотаріальною діяльністю посилити спеціалізацію відповідних структурних підрозділів Міністерства юстиції України, створити відділ, який назвати “Департамент з питань регулювання нотаріальної діяльності” (Гулєвська Г.) [23, с.65], і з цим потрібно погодитися, враховуючи положення внесених до Верховної Ради законопроектів, які передбачають реформування системи нотаріату (у разі їхнього прийняття, на Міністерство юстиції буде покладено значна за обсягом кількість практичних завдань організаційно-правового характеру) та зростання кількості питань, що виникають у нотаріальній процесуальній діяльності на тлі кардинальних змін у національному законодавстві. Наступним суб’єктом державного контролю в галузі нотаріальної діяльності, що потребує характеристики, є Вища кваліфікаційна комісія нотаріату яка утворюється при Міністерстві юстиції України та діє на підставі Положення про Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 грудня 2006 р. До повноважень Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату входить: розгляд скарг на рішення кваліфікаційних комісій; вирішення питання про можливість складання повторного кваліфікаційного іспиту особою, яка подала скаргу, Вищій кваліфікаційній комісії; розроблення та затвердження програми й порядку складання кваліфікаційних іспитів особами, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю. Термін повноважень комісії становить три роки. До її складу входять чотири нотаріуси, три представники від Міністерства юстиції, два представники легалізованих в установленому порядку об'єднань нотаріусів із всеукраїнським статусом. Склад комісії затверджується наказом Міністерства юстиції [50, с.59]. При Міністерстві юстиції України утворюється також Комісія з розгляду питань щодо анулювання свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю (далі – Комісія), яка діє на підставі відповідного Положення про Комісію, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 листопада 1998 року. До компетенції Комісії входить розгляд подань відповідних органів юстиції на місцях щодо анулювання свідоцтв про право на заняття нотаріальною діяльністю та вирішення питання про анулювання або відмову в анулюванні свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю. Термін повноважень Комісії становить п’ять років, склад комісії (чисельність якої – сім осіб) затверджується наказом Міністерства юстиції України [33]. Відповідні контрольні повноваження на місцях реалізуються обласними управліннями юстиції та їхніми структурними підрозділами – відділами нотаріату, та кваліфікаційними комісіями нотаріату.