Відповідно до покладених на відповідні відділи нотаріату завдань, ними реалізується досить значне коло типових повноважень. Так, відділи нотаріату обласних управлінь юстиції: організовують і перевіряють роботу державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів; організовують у встановленому порядку в системі органів юстиції надання громадянам і юридичним особам додаткових платних послуг правового і технічного характеру; вивчають та узагальнюють практику роботи нотаріусів, застосування ними чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій і вживають заходів до її вдосконалення; відкривають та ліквідують у встановленому порядку установи нотаріату; здійснюють правову експертизу документів для отримання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю; надають методичну та практичну допомогу нотаріусам з питань вчинення нотаріальних дій; узагальнюють статистичну звітність про діяльність державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів. Також відділи нотаріату здійснюють перевірки законності вчинених нотаріальних дій; проводять семінари для нотаріусів області; розглядають заяви та скарги громадян, надають роз'яснення стосовно діючого законодавства; узагальнюють практику вчинення нотаріальних дій, роботу зі скаргами та зверненнями громадян; проводять прийоми громадян; аналізують дисциплінарну практику; розробляють тарифи за надання додаткових платних послуг правового та технічного характеру в державних нотаріальних конторах, державному нотаріальному архіві, здійснюють контроль за їх правильним застосуванням; здійснюють підготовку питань щодо діяльності нотаріату на засідання колегій управління юстиції; разом з відділом кадрів обласного управління юстиції проводить роботу з добору кадрів щодо створення резерву і підвищення кваліфікації працівників державних нотаріальних контор; організовують стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю; ведуть журнал реєстрації приватної нотаріальної діяльності; вносять зміни в реєстраційне посвідчення приватної нотаріальної діяльності; готують подання на розгляд Міністерства юстиції України щодо призупинення діяльності приватних нотаріусів та анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю; готують звіти про діяльність державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів області для Міністерства юстиції України.
Досить важливі функції державного контролю в галузі нотаріальної діяльності реалізують кваліфікаційні комісії нотаріату, головним завданням яких є визначення рівня професійної підготовленості осіб, які мають намір зайнятися нотаріальною практикою. Кваліфікаційні комісії нотаріату діють на підставі Положення про кваліфікаційну комісію нотаріату, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 01.12.2006 р. Кваліфікаційна комісія діє у складі семи чоловік: трьох нотаріусів, двох представників відповідно Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, Головних обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та двох представників легалізованих у встановленому порядку територіальних об'єднань нотаріусів. До складу кваліфікаційної комісії входять нотаріуси, які мають стаж роботи нотаріусами не менше п'яти років. У випадках, передбачених рішеннями Міністерства юстиції України, до складу кваліфікаційної комісії можуть входити представники Міністерства юстиції України. Склад кваліфікаційної комісії затверджується наказом відповідно Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, Головних обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції [24, с.74]. Одним із специфічних елементів формування контролюючих суб’єктів у сфері нотаріату можна визнати залучення як членів кваліфікаційних комісій представників нотаріальної спільноти, існування елементу громадського контролю. До речі, аналізуючи останні публікації з даної тематики та редакції проектів Закону України „Про нотаріат” (враховуючи і остаточний) можна зробити висновок про перспективу певного роздержавлення контролю в галузі нотаріальної діяльності, делегування частини контрольних функцій органам професійного самоврядування.
У свою чергу серед науковців висловлюються сумніви щодо доцільності запровадження корпоративного контролю (С. Фурса, Є. Фурса) [48, с.16], роздуми про неготовність нашого суспільства до підвищення ролі професійного самоврядування та неприпустимість наділення їх контрольними повноваженнями (Г. Гулєвська) [23, с.65]. Така позиція зазначених авторів видається спірною. На нашу думку, за умов скасування в майбутньому інституту державного нотаріату, потрібно позитивно оцінити підвищення ролі корпоративного контролю в нотаріальній сфері, оскільки це відповідає і специфіці нотаріальної діяльності (яка належить до так званих вільних професій або є незалежною професійною діяльністю), і здобуткам історичного досвіду, і традиції латинського нотаріату в зарубіжних країнах (до якої належить, зокрема, Австрія, Бельгія, Франція, Німеччина, Греція, Італія, Люксембург, Голландія, Іспанія, Канада, країни Латинської Америки, Японія, Польща, Румунія, Болгарія, Словенія, Хорватія, Чехія, Росія тощо).
Як зазначає В. Комарова: „прямування до бажаної моделі громадянського суспільства передбачає делегування частини державно-владних повноважень до об’єднань громадян, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, органів самоорганізації населення... Одним із ключових у процесі формування самоврядного правового громадянського суспільства в сучасній Україні має стати впровадження системи латинського, або так званого “вільного” нотаріату. Він репрезентує найхарактерніші риси громадянського суспільства. Латинський нотаріат – це нотаріат, здійснюваний у формі вільної професії, і в той же час він здійснює привселюдну соціально-правову функцію, отримавши делеговані йому державою публічні повноваження [37, с.5].
На нашу думку, такий напрям розвитку державного контролю за нотаріальною діяльністю в цілому відповідає процесам оновлення розуміння адміністративного права, державного управління та державного контролю. Тим більше, що останнім часом „привертає увагу тенденція розширеного трактування контролю, який здійснюється не лише державними органами, а й іншими ланками соціального управління”. Враховуючи, що питання наділення контрольними повноваженнями громадської організації, створеної за професійною (корпоративною) ознакою, має на сьогодні перспективну спрямованість у законодавстві (передбачена лише законопроектами, а не чинним законодавством) та дискусійність у науці (причому дискутується саме питання доцільності роздержавлення контролю у сфері нотаріальних відносин), найбільш проблемні аспекти (який саме орган професійного самоврядування повинен бути наділений контрольними повноваженнями, питання обов’язкового членства у такій організації тощо) будуть розглянуті нами в наступній главі, в контексті пошуку найбільш оптимальних шляхів вдосконалення державного контролю за нотаріальною діяльністю.
Що стосується зовнішнього, міжвідомчого контролю за нотаріальною діяльністю найбільш характерним контролюючим суб’єктом виступають органи державної податкової служби, що здійснюють контроль за правильністю нарахування, повноти та своєчасності сплати податків, зборів та обов’язкових платежів нотаріусами. Інший напрям податкового контролю реалізується в межах, встановлених Законом України “Про оподаткування доходів фізичних осіб” від 22.05.2003 року щодо виконання нотаріусом функцій податкового агента.
Зазначимо, що питання взаємодії органів державної податкової служби та нотаріальних органів взагалі та податкового контролю за нотаріальною діяльністю зокрема на сьогодні є досить актуальними та проблемними (наприклад, доцільність та обґрунтованість покладення на нотаріусів фіскальних функцій податкового агента, проблематика оподаткування приватних нотаріусів, податкових кредитів, податкових перевірок тощо) потребують значного законодавчого оновлення та більш ефективного регулювання, а отже, доцільним буде їхній розгляд у системі із іншими питаннями законодавчого вдосконалення державного контролю за нотаріальною діяльністю.
Не можна не зупинитися і на характеристиці наступного суб’єкта державного контролю за нотаріальною діяльністю – судових органів. Судовий контроль за нотаріальною діяльністю є важливою гарантією прав громадян, юридичних осіб і інтересів держави.
Потрібно уточнити межі поняття судового контролю за нотаріальною діяльністю. Контроль судових органів за нотаріальною діяльністю стосується винятково нотаріальної процесуальної діяльності, зокрема питання правильності вчинення нотаріальних дій, відмови у вчиненні нотаріальної дії та реалізується за правилами позовного провадження згідно з Цивільним процесуальним кодексом України від 18 березня 2004 року [3], що набув чинності з 01 вересня 2005 року (раніше – за правилами окремого провадження глави 39 ЦПК України від 18.07.1963 р. „за умови відсутності спору про право цивільне, підвідомчий суду, а у разі наявності спору – в порядку позовного провадження” [44, с.377]).