При роботі з документами з особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (відомості про факти, події і обставини трудової діяльності і приватного життя) громадян відносяться до категорії конфіденційної інформації.
Одним із механізмів регулювання державою оплати праці працівників підприємств, установ, організацій всіх форм власності є встановлення мінімальних гарантій при нарахуванні заробітної плати в окремих випадках:
за час, відпрацьований понад встановлену норму;
за роботу в нічний час;
за роботу у святкові й неробочі дні;
за час простою;
За погодинною системою оплати праці робота в надурочний час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки.
Оплата годин нічної роботи. Годинами нічної роботи вважається період з 22 до 6 години. При цьому встановлена тривалість роботи (зміни) скорочується на 1 годину. До роботи в нічний час не допускаються: вагітні жінки та жінки, які мають дітей віком до 3 років; працівники до 18 років; працівники інших категорій (згідно з чинним законодавством). Години нічної роботи оплачуються в підвищеному розмірі, що встановлюється генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колективним договором у розмірі до 40%, але вона повинна бути не нижче 20% тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи в нічний час [25, с.126].
Робота у вихідний, святковий і неробочий день оплачується у подвійному розмірі:
працівникам, праця яких оплачується за годинними або денними ставками, - у розмірі подвійної годинної або денної ставки:
працівникам, які одержують місячний оклад, - у розмірі одинарної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота у святковий і неробочий день проводилася у межах місячної норми робочого часу, і в розмірі подвійної годинної або денної ставки зверх окладу, якщо робота проводилася понад місячну норму.
Оплата у зазначеному розмірі провадиться за години, фактично відпрацьовані у святковий і неробочий день.
На бажання працівника, який працював у вихідний, святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку.
Час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу). Про початок простою, крім простою структурного підрозділу чи всього підприємства, працівник повинен попередити власника або уповноважений ним орган чи бригадира, майстра, інших посадових осіб.
За час простою, коли виникла виробнича ситуація, небезпечна для життя чи здоров'я працівника або для людей, які його оточують, і навколишнього природною середовища не з його вини, за ним зберігається середній заробіток.
Час простою з вини працівника не оплачується.
Додаткова заробітна плата - це винагорода за працю понад установлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і за особливі умови праці. Вона включає доплати, надбавки, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені чинним законодавством; премії, пов'язані з виконанням виробничих завдань і функцій [1, с.3].
Премія - елемент заробітної плати, покликаний стимулювати працівників до поліпшення кількісних і якісних показників роботи, до більш ефективного рішення різних господарських, управлінських і інших задач.
Так, преміювання може здійснюватися:
за виконання й перевиконання виробничих завдань;
підвищення продуктивності;
економію сировини, матеріалів, інструментів й інших матеріальних цінностей;
зменшення простоїв устаткування й інших якісних показників у роботі підприємства;
сприяння винахідництву й раціоналізації;
запровадження в дію в термін і достроково виробничих потужностей й об’єктів будівництва й ін.
На підприємствах премії виплачуються за рахунок підприємства, і їх (премії) можна розділити на дві групи:
премії, виплата, яких здійснюється на систематичній основі;
одноразові премії.
Премії, які працівник підприємства може одержати кілька разів через якийсь певний період часу, є преміями, виплачуваними на систематичній основі. Працівник може їх одержувати кілька разів, а може і не одержати жодного разу. Адже премія - не заробітна плата, і для її одержання необхідне дотримання певних умов. А от одноразова премія виплачується тільки один раз, знову ж при дотриманні певних умов. Ніякої періодичності виплати або певної дати, коли вона повинна бути виплачена, не встановлюється. Для її одержання необхідно тільки виконання умов преміювання й усе. В той же час, якщо якийсь працівник зможе виконати такі умови преміювання кілька разів, то він може, як правило, одноразові премії це передбачають, одержати таку премію кілька разів [25, с.128].
На підприємствах для виплати одноразових премій застосовують погодинно-преміальну систему оплати праці.
Документальне підтвердження виконання умов преміювання працівників, яким нарахована премія з розрахунку, має бути додано до нього і разом з ним передається на затвердження керівника, а після - до бухгалтерії.
Тільки після затвердження розрахунку керівником воно надходить до бухгалтерії та служить підставою для нарахування премії працівникам підприємства. Бухгалтеру залишається всього лише записати в розрахунково-платіжній відомості відповідному працівнику суму нарахованої йому премії.
Так як нарахування премій є обов’язковим тільки при наявності документально підтверджених фактів виконання певних умов, що дають право на здійснення таких нарахувань, бухгалтер має право здійснювати їх тільки за письмовим наказом керівника та затверджених ним розрахунків таких нарахувань окремо по кожному факту такої виплати із зазначенням суми, що підлягає виплаті окремо по кожному працівнику [25, с.129].
Розміри премії, як правило, встановлюються диференційовано по професіях і групах робітників та службовців залежно від значимості й складності виконуваних робіт. Шкали диференціації розмірів премій підприємством установлюється самостійно.
Головними в системах преміальних винагород є премії за основні результати господарської (або іншої) діяльності - для керівників і спеціалістів, за дотримання напружених або перевищення встановлених кількісних і якісних показників - для робітників. Крім того, як свідчить практика, премії виплачуються одноразово за особливі досягнення в практиці і виконання особливо важливих виробничих (або інших) завдань і робіт.д.о числа одноразових премій прийнято відносити також винагороди за підсумками роботи за рік, винагороди за стаж роботи на даному підприємстві або в галузі.
Оскільки для працедавців премії, як і інші елементи витрат на робочу силу, представляють перш за все витрати виробництва, остільки надто важливою проблемою є визначення граничного розміру засобів, які можуть бути направлені на заохочувальні виплати, щоб ефект, отриманий від їх застосування не був перевищений. В цілях забезпечення ефективності преміювання повинне дотримуватися правила: сума заохочення може складати лише частину грошових коштів, отриманих додатково після введення преміальних систем оплати [25, с.129]
При преміюванні за підвищення якості продукції ці додаткові засоби можуть бути отриманні працедавцями за рахунок підвищення цін на частину першосортної продукції, що збільшилася; реалізації додаткової продукції в результаті виходу більшого об’єму годної конкурентноздатної продукції; за рахунок економії від надпланового зниження собівартості продукції у зв’язку з скороченням втрат від браку.
Застосування преміальних систем за збільшення об’ємів продукції, що випускається, економічно доцільно перш за все тоді, коли економія на умовно-постійних витратах перекриває витрати на преміювання і крім того частина її направляється на зниження собівартості продукції.
Другу складову яку розглянемо, це відпустки [2, с.1]:
Нормативно-правовим документом, який встановлює державні гарантії права на відпустки, визначає умови, тривалість і порядок надання їх працівникам для відновлення працездатності, зміцнення здоров’я, а також для виховання дітей, задоволення власних життєво важливих потреб та інтересів, всебічного розвитку особи виступає Закон України "Про відпустки".
Кожен громадянин України, який перебуває у трудових відносинах з підприємствами, організаціями, установами, має право на відпустку.
Відпустка - це тимчасове звільнення від роботи для відпочинку. Право на відпустку не залежить від місця роботи, форми власності підприємства, посади, системи оплати праці, тривалості та періодичності робочого часу, терміну трудового договору [2, с.2].
По видах відпустки умовно розділяють на:
щорічні - основні відпустки;
додаткові;
додаткові відпустки в зв’язку з навчанням;
творчі відпустки;
соціальні відпустки;
відпустка в зв’язку з вагітністю та пологами;
відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
додаткова відпустка працівникам, що мають дітей;
відпустки без збереження заробітної плати.
Оформляється відпустка на підставі Наказу (розпорядження) про надання відпустки (додаток Н). Можна видати наказ спрощеної форми або за Списком групи працівників. Підставою для оформлення наказу й списку є заяви працівників відповідно до затвердженого на підприємстві графіка відпусток. В окремих випадках до заяви працівник зобов’язаний прикласти документи, що підтверджують право працівника на відпустку або необхідність її надання.
З метою рівномірного розподілу витрат на виплату відпусток протягом звітного періоду на підприємстві створюються резерви на виплату відпусток.
Резерв виплати відпусток створюється шляхом щомісячного його нарахування за нормативом від фактичних витрат на оплату праці, яка враховується при розрахунку середнього заробітку. Нормативи відрахувань до резерву оплати відпусток підприємство розраховує самостійно. При цьому враховуються зарплата, яка включається до розрахунку середнього заробітку за рік, і відрахування на соціальні заходи.