2)информирование сотрудников о планируемом времени предоставления им ежегодных оплачиваемых отпусков.
Так же составление графика отпусков необходимо бухгалтерам для учета расходов на оплату труда. Составить и утвердить график следует не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Это значит, что график отпусков на 2010 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2009 года. В случае отсутствия графика отпусков или даже при его несвоевременном составлении налоговые органы могут исключить из состава затрат расходы организаций на оплату отпуска сотрудников[73]. Следовательно, несерьезное отношение к составлению этого документа может сказаться на финансовом состоянии предприятия. Поэтому кадровым службам рекомендуется начинать составление этого документа еще в ноябре. Почему так рано? Потому что оформление происходит в четыре стадии[74]:
1)сбор информации в подразделениях о том, кто из работников и когда желает пойти в отпуск;
2)составление графика с учетом законодательства;
3)непосредственное оформление документа;
4)подпись у руководителя кадровой службы и первого лица организации.
Сначала необходимо узнать мнение работников о времени предоставления им отпуска. Это можно сделать с помощью специальных анкет, а при небольшом штате достаточно повесить объявление или устно оповестить работников, что до конца ноября они должны подать собственноручно составленные заявления или записки о предполагаемой дате использования очередного отпуска. В случае неподачи заявления (анкеты) в установленный срок кадровая служба оставляет за собой право самостоятельно без консультаций с работником определить время предоставления отпуска. Но подобные решения нередко оспаривается работниками, особенно если они имеют право на использование отпуска в удобное время.
Поэтому во избежание конфликтов все-таки посоветуем сотрудникам отдела кадров, чтобы пожелания работников организации были выражены в письменной форме, подтверждались их личными подписями и хранились до составления графика отпусков на следующий год.
Сделать это можно следующим образом: разработать самим лист опроса, либо использовать унифицированную форму графика отпусков №Т-7 как черновик, распечатанную для каждого структурного подразделения (график отпусков, как правило, составляется в структурных подразделениях, затем полученные из подразделений сведения объединяются в сводный график отпусков организации)[75].
При составлении документа так же важно помнить:
Первое. Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).
Второе. В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).
Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи с использованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней или отпуска по уходу за ребенком - статья 121 ТК РФ).
Если при составлении графика отпусков у некоторых работников право на отпуск еще не наступило (со дня приема на работу не прошло шести месяцев), также это следует учитывать. Нельзя забывать про исключения, установленные частью 3 статьи 122 ТК РФ.
Как уже отмечалось, для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная форма №Т-7[76]. С примером ее заполнения можно ознакомиться в Приложении 3. В графе 6 указывается конкретная календарная дата начала отпуска, а не месяц, когда работник планирует использовать отпуск. Если отпуск разбивается на части, то в графах 5 и 6 унифицированной формы №Т-7 указываются отдельно даты начала каждой части отпуска. Необходимо обратить внимание на то, что колонка 7 – «Фактическая дата отпуска» остается незаполненной до выхода работника в отпуск. А колонки 8 и 9 – «Перенесение отпуска» могут оставаться пустыми, если сотрудник использует отпуск в соответствии с запланированными изначально в графике датами. В 10-й графе «Примечания» можно делать отметки, необходимые отделу кадров или бухгалтерии. Например, «отпуск продлен на 7 кал. дн., листок нетрудоспособности» или «отпуск продлен на 14 кал. дн., приглашение из суда».
После заполнения формы №Т-7, происходит согласование и утверждение документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации (если таковой существует на данном предприятии), которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7. То есть в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.
Поскольку график отпусков является локальным нормативным актом организации, то целесообразно согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.
Немаловажным является то, что работники должны быть ознакомлены с готовым графиком, причем, желательно каждого работника ознакомить под роспись. Однако в форме №Т–7 не предусмотрена графа, предназначенная для проставления подписей самими работниками. Из этой ситуации можно выйти следующим образом:
Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Тонкости оформления будут рассмотрены в соответствующем разделе ниже. На втором экземпляре работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров. Пример такого уведомления см. в Приложении 13, пример трафаретного бланка уведомления об отпуске см. в Приложении 14.
Вариант 2. Можно добавить в унифицированную форму Т–7 столбец под названием: «Отметка об ознакомлении с графиком». Но вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Вариант 3. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска. Отметка об ознакомлении предусмотрена в форме приказа об отпуске. Она содержит фразу «С приказом работник ознакомлен», личную подпись работника и дату ознакомления. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.
В случае если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее, чем за 2 недели, либо ему вовремя не выплатили отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой согласованный с ним срок. При переносе срока отпуска на другое время в соответствии со ст. 124 ТК РФ с согласия работника и работодателя (в лице руководителя структурного подразделения предприятия) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. О внесении изменений руководителем предприятия издается приказ. Таким образом, в качестве основания для предоставления отпуска, срок которого был изменен в установленном ТК РФ порядке, является, наряду с заявлением работника на отпуск, приказ о внесении изменений в график отпусков. Обстоятельства, вследствие которых возникла необходимость в издании такого приказа, должны быть документально подтверждены.
Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря?
Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе РФ напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков. Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник (опять же за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, например, несовершеннолетние, чернобыльцы и так далее). Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета. В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.
Пример. В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ООО «Аркада» в январе 2010 года было принято на работу 20 сотрудников. Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 ТК РФ, у них возникает в текущем году (по истечении 6 месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. в Приложении 11), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2010 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.
Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно. Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год[77].