Таким образом, очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (унифицированная форма №Т-7), составление которого происходит в 4 этапа. Утверждение должно происходить не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Сотрудников, принятых в первом полугодии, необходимо включать в график (оформлять это приказом), во втором – нет необходимости. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Такая процедура должна быть основана на приказе и подтвердительных документах.
2.3 Заявление о предоставлении отпуска
Для издания приказов по личному составу, к которым относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.
В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.
Наиболее массовым документом-основанием является заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему[78].
Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление.
Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу — представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.[79]
Заявление на отпуск - это документ, содержащий просьбу работника о предоставлении ему отпуска определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.
За время действия Кодекса законов о труде РСФСР[80] сложилась практика написания работником заявления на отпуск за две недели до его начала. Такой порядок удобен и кадровой службе, и бухгалтерии. Однако в действующем Трудовом кодексе не установлена обязанность работника оформлять этот документ, если его отпуск предусмотрен графиком[81].
Таким образом, заявление на отпуск необходимо писать в следующих случаях:
· предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотрен в графике, так как он утвержден был раньше)
· предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).
· компенсация части отпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)
· предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
· получение всех видов неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)
· предоставление учебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)
В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска.
Важным моментом так же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:
1. отпуск по беременности и родам - листок нетрудоспособности;
2. отпуск в связи с рождением ребенка (по уходу за ребенком) - свидетельство о рождении ребенка;
3. учебный отпуск - справка-вызов из образовательного учреждения;
4. отпуск за стаж работы (предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) - справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).
Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации[82]. Пример оформления заявлений приведен в Приложениях 4, 5. Рассмотрим подробнее оформление последнего.
Заявление на отпуск должно обязательно содержать следующие реквизиты:
1)адресат - руководитель организации с указанием его должности, фамилии и инициалов (например, директору ООО «Аркада» Ткачеву А.В.)
2)автор - должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия (водителя электропогрузчика цеха №3 Петрова Д.М.)
3)название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ)
4)текст
5)подпись (Д.М. Петров)
6)дата (31 мая 2010 г.)
В тексте указывается вид отпуска (ежегодный оплачиваемый), дата ухода в отпуск (с «28» мая 2010 года по «01» июня 2010 года), его продолжительность (5 дней), основание для получения отпуска (листок нетрудоспособности от 26.05.2010 №285, выданный Городской больницей №2).
Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. В Приложении 6 можно ознакомиться с примером такого бланка (мы доработали предложенный вариант).
Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.
Виза – это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа[83].
В рассматриваемом документе виза будет выглядеть следующим образом: «Не возражаю» начальник цеха №3М.П. Воробьев 31.05.2010.
Таким образом, заявление о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков (так как график уже сам по себе является достаточным основанием для издания приказа). К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.
2.4 Приказ о предоставлении отпуска
После утверждения графика отпусков следующим этапом документального оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации.
Вообще же приказ относится к организационно–распорядительным документам, то есть к виду письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.[84] Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.
Необходимо напомнить, что согласно государственному стандарту приказом называется правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующего на основе принципа единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением[85].
Приказ о предоставлении отпуска - это документ, на основании которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков[86]. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами.В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (введен в действие с 1 июля 1994 г.[87]) и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:
· график отпусков;
· заявление о предоставлении отпуска;
· записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.
Отметим, что заявление о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков.
Уточним, что приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Порядок предоставления отпусков работникам предприятия - их виды, продолжительность, размер, очередность, исчисление и др. - определяется в соответствии с главой 19 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. Данный вопрос был подробно рассмотрен в предыдущей главе.
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты[88] приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке работника (форма №Т-2 или №Т-2ГС(МС), лицевом счете (форма №Т-54 или №Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику". Образец заполнения раздела VIII «Отпуск» личной карточки работника приведен в Приложении 7. В эту часть документа необходимо внести сведения из приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, составление которого рассмотрено ниже, поэтому подробно рассматривать заполнение личной карточки работника мы не будем.