Как правило, оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ[89]. При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.
Примеры оформления приказов о предоставлении отпуска приведены в Приложениях 8 (Приказ о предоставлении отпуска работнику, форма №Т-6), 9 (Приказ о предоставлении отпуска работникам, форма №Т-6а), 10 (Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы как работающему по совместительству форма №Т-6), 11 (Приказ о внесении изменений в график отпусков). Мы подробно рассмотрим оформление первого из них.
Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу. Приказ о предоставлении отпуска работникам ООО «Аркада» является приказом по личному составу, оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов. Издан такой приказ должен быть издан заранее, чтобы бухгалтерия могла начислить по нему и выплатить отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска (статья 136 ТК РФ). Подписанный руководителем предприятия приказ объявляется работнику под роспись. Оформление приказа производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Рассмотрим обязательные реквизиты, используемые в приказе о предоставлении отпуска.
1. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Эти данные можно взять в бухгалтерии (для ООО «Аркада» - 811613)
2. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) – 0301005.
3. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах - ООО «Аркада».
4. Наименование вида документа. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает особые правила оформления реквизита «Наименование документа». Слово «ПРИКАЗ»[90] печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом.
5. Датой приказа является дата его подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами – 05.02.2010.
6. Регистрационный номер документа – №03-54. В данном случае первая часть номера (03) означает номер структурного подразделения, издавшего приказ, а вторая часть номера (54) – порядковый номер документа.
7. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. То есть должен отвечать на вопросы о чем (о ком)? Точка в конце заголовка не ставится.
Приказ (о чем?) о предоставлении отпуска работнику
8. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко[91]. Текст приказа должен быть составлен на государственном языке Российской Федерации, то есть на русском, в двух частях: констатирующей и распорядительной. Первую часть разрешается опускать.
Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: “Предоставить отпуск”, затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника (Сидорову Ивану Петровичу). В форме №Т-6 предусмотрена графа для табельного номера работника, ее указываем в соответствии со штатным расписанием организации (32). Далее пишется наименование структурного подразделения, где работник трудится (Цех №1), его должность (специальность, профессия), обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе (начальник цеха). Указывая эти данные, кадровикам следует использовать личную карточку работника. Затем заполняется графа «за период работы», то есть проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск (с 28 февраля 2009 г. по 27 февраля 2010 г.) Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. л
В пункте А необходимо указать количество календарных дней, если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск (28), а так же даты начала и окончания отпуска (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.) Напоминаем, что нерабочие праздничные дни (в данном случае – 8 марта) в количество календарных дней отпуска не включаются, поэтому отпуск длится не по 28, а по 29 марта.
Пункт Б заполняется в случае, если работнику предусмотрен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы или какой-либо другой. В нашем случае эта графа остается пустой (можно поставить прочерки), так как никакие другие виды отпусков Сидорову И.П. не предоставляются.
В пункте В необходимо прописать общее количество календарных дней отпуска, то есть сумму дней отпуска из пунктов А и Б, а так же временные рамки, состоящие их конкретных дат. В рассматриваемом примере общее количество дней отпуска останется равным 28, и временные рамки так же не изменяются (с 01 марта 2010 г. по 29 марта 2010 г.).
9. Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица[92]. В состав этого реквизита входят:
· наименование должности – Вице-президент по работе с персоналом
· личная подпись
· расшифровки подписи (инициалы, фамилия) – Н.Н. Петрова
Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя организации или другого лица, имеющего право издания приказов (обычно руководителя организации). В ООО «Аркада» правом подписи приказов по личному составу обладает вице-президент по работе с персоналом, поэтому в данном документе значится ее подпись.
10. Виза об ознакомлении работника с приказом содержит:
· слова «С приказом работник ознакомлен»
· личную подпись работника
· дату ознакомления – 10 февраля 2010 г.
Проставления дополнительных удостоверяющих реквизитов (печати) приказ не требует.
Это общие рекомендации по оформлению приказа о предоставлении отпуска работнику. Но встречаются и частные случаи, которые вызывают затруднения у кадровых работников.
Например, как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству? В организации менеджером по продажам работает внешний совместитель. Ежегодный оплачиваемый отпуск по основной работе у него составляет 36 календарных дней, а на работе по совместительству 28 календарных дней. Как правильно составить приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству на 8 календарных дней?[93]
Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются совместителям одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (часть 2 статьи 286 ТК РФ).
Приказ о предоставлении отпуска при работе по совместительству будет выглядеть как показано в Приложении 10. То есть пункт А - ежегодный основной оплачиваемый отпуск - остается пустым (можно поставить прочерки). В пункте Б делаем запись о виде предоставляемого отпуска «без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 286 ТК РФ как работающему по совместительству», указываем количество календарных дней (8) и сроки (с 01 сентября 2009 г. по 08 сентября 2009 г.). Остальные реквизиты оформляются как обычно, сложностей особых с этим быть не должно. Пример выше.
Срок хранения приказов — 75 лет[94].
Итак, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.5 Уведомление об отпуске
Уведомление - это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.
Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.