Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска работникам, усыновившим ребенка, может предоставляться отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения. Скорее всего, такая процедура предусмотрена в целях сохранения тайны усыновления.
Наличие в законодательстве отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком зачастую играют решающую роль в том, что беременным женщинам очень трудно устроиться на новую работу. Нередко работодатели отказываются принять в штат и просто молодых женщин, боясь, что в скором времени они могут уйти в отпуск по беременности и родам. Так что наличие предусмотренных законодательством отпусков для работников имеет двойственное значение: с одной стороны, отпуска, безусловно, необходимы и любимы работниками, но с другой стороны, факт их существования иногда и отрицательно сказывается на работниках, как, например, в рассмотренном случае.
Итак, законом предусмотрены учебные отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, отпуск работникам, усыновившим ребенка. Эти отпуска предоставляются при каких-то определенных обстоятельствах, но иногда факт необходимости их предоставления сказывается отрицательно для людей при поиске места работы.
II. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКОВ
2.1 Нормативно-методическое регулирование
К сожалению, в области делопроизводства не существует законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. До сих пор наиболее полным документом остается Государственная система документационного обеспечения управления, принятая Государственной архивной службой еще в 1988г. Этот общегосударственный нормативно-методический документ включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственной власти, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности.
Государственная система документационного обеспечения управления содержит единые для всех организаций правила составления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно – поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организации всего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно–распорядительной документации. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями, организациями на территории Российской Федерации. Согласно данному стандарту, организационно-распорядительная документация классифицируется на следующие группы:
1) организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания)
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания)
3) информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки)
Перечень реквизитов документов, требования к бланкам служебных документов подробно разобраны в данном ГОСТе. Поэтому правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположения должны соответствовать данному государственному стандарту.
Из оговариваемых в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизитов к основным можно отнести следующие:
1. Наименование организации
2. Наименование вида документа
3. Дата документа
4. Регистрационный номер документа
5. Заголовок к тексту
6. Текст документа
8. Подпись
9. Виза согласования документа
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.[66] Требования к бланкам служебных документов так же оговорены в ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два формата бланков – А-4 (210*297 мм) и А-5 (148*210 мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20 мм по левому краю, 10 мм – по правому, 20 мм – по верхнему и 20 мм – по нижнему.
Кроме рассмотренных выше государственного стандарта, существует также принятый в 1998 г. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N28. Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин. Наиболее важными терминами для документального оформления предоставления отпусков являются:
На основании Государственной системы документационного обеспечения управления и государственных стандартов Федеральная архивная служба России и Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела разработали Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[67]. Этот документ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, рассматривая прием и отправку корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовку дел к сдаче в архив, а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.
Каждая организации на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель, и она является обязательной для каждого работника.
Процедура предоставления отпусков работникам предприятия состоит из издания следующих обязательных документов, для которых существуют унифицированные формы, утвержденные Госкомстататом РФ[68]:
· график отпусков
· приказ о предоставлении отпуска
· записка-рассчет о предоставлении отпуска работнику
Вообще же унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[69].
При составлении документов необходимо опираться на действующее трудовое законодательство. В первую очередь следует руководствоваться главой 19 ТК РФ, а также другими федеральными законами, регулирующими предоставление отпусков. Этому вопросу посвящена первая глава.
При предоставлении отпуска также могут издаваться и другие документы, унифицированные формы для которых не существуют, но их обязательность прямо предусмотрена законодательством. К таким документам можно отнести заявление об отпуске. Если отпуск запланирован графиком, нормативно-правовые акты не предусматривают обязанность работников подавать заявление о его предоставлении. Письменное заявление подается тогда, когда работник просит предоставить отпуск в иное, не предусмотренное графиком время. Например:
· заявление о предоставлении отпуска до истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя (оговорено статьей 122)
· заявление о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией (статья 126 ТК РФ)
· заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
· заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (статья 128 ТК РФ).
Существуют документы, которые напрямую не упоминаются в законодательных актах об отпусках, но на практике издаются в организациях по их усмотрению:
· приказ об отзыве из отпуска
· приказ о перенесении отпуска
· извещение о начале отпуска
· уведомление о разделении отпуска на части.
Для всех этих документов формы (состав реквизитов) определяются по усмотрению организации.
2.2 График отпусков
Одним из важнейших документов по предоставлению отпуска является график отпусков. Об этапах его составления и особенностях оформления пойдет речь в данном разделе.
Напомним, что оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа[70]. Можно дать и более подробное определение - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций[71].
Итак, график отпусков – это локальный нормативный акт организации, который определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году сотрудникам организации[72]. Исходя из этого определения, назначение графика отпусков следующее:
1)установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в соответствии с правилами, действующими на предприятии;