Слід зазначити, що в роботі з інформацією слід дотримуватися певних правил та вимог. А.М. Яновський проаналізував проблеми отримання достовірної і достатньої для прийняття рішень інформації. Він запропонував чіткий механізм роботи з вихідною інформацією. Навів вимоги щодо роботи з вихідною інформацією:
I. Вимоги до якості інформації:
· Достовірність – наближеність інформації до першоджерела або точність її передачі (відсутність навмисних або випадкових перекручувань).
· Об’єктивність – інформація, очищена від неминучості перекручування, які виникли при передачі, а також від суб’єктивних викривлень (перекручувань) психологічного плану. Слід пам’ятати, що інформація, яка отримана по неформальних каналах, наприклад, розвідувальним шляхом чи шляхом промислового шпигунства, не обов’язково є правильною у кінцевій інстанції.
· Однозначність – полягає в тому, що достовірну і об’єктивну інформацію слід піддавати неодноразовій перевірці і не поспішити з висновками.
· Своєчасність – інформація потрібна в даний час. Змінюється ситуація як в зовнішньому так і в внутрішньому середовищі і інформація стає застарілою.
· Релевантність - ступінь відповідності інформації до запиту користувача.
· Пертинентність – відповідність інформаційній дійсності, інформаційним потребам користувача.
· Актуальність – важливість інформації в даний (конкретний) момент часу, в прийнятті конкретного рішення [52, с.12].
II. Вимоги до кількості інформації :
· Повнота надання інформації – інформація без “інформаційних дір”, тобто має бути виявлена інформація, яка характеризує поставлену проблему в усіх її аспектах.
· Достатність надання інформації – кількість наданої інформації має бути достатньою для розв’язання поставленої задачі, але без надлишкових відомостей.
III. Вимоги до цінності інформації:
· Цінність (значимість)- ціннісна характеристика інформації для вирішення конкретного питання.
· Вартість – включає всі витрати по факту отримання інформації [52, с.12].
Отож, перерахувавши всі характеристики і вимоги до інформації, слід зазначити, що яка б не була інформація, а також неважливо з яких джерел вона виявлялася, її слід перевіряти.
У документальній сфері, по відношенню до інформації, закріпилися терміни: первинна і вторинна. Для забезпечення взаємодії між елементами «інформація – споживач», людина створює інформацію, про інформацію, - так виникає вторинна інформація і працює на всеосяжність інформацією всіх сфер життя. Вторинна інформація - це спосіб відображення факту первинного інформаційного явища в свідомості людини [5, c. 6].
Вторинна інформація виникає на основі первинної інформації, яка й є для неї родовою субстанцією. Вона засвідчує факт існування первинної інформації, як будь-яка інформація, вона - комунікативна, але в неї з'являється й нова функція - ідентифікаційна, яка присутня в усіх різновидів вторинної інформації і формується за рахунок збереження в новій інформації елементів попередньої "старої" інформації. У вторинній інформації збережено від первинної - основні смисли (зміст, семантика) документа або ще й інші його ознаки (знак, формат та ін.) [5, c.7].
В свою чергу вторинна інформація поділяється на вторинну фактографічну і бібліографічну інформацію. Поняття "фактографічна інформація", по відношенню до вторинної інформації, невдале, бо по суті, будь-яка інформація відображає певний факт. Відмінності між різними видами вторинної інформації повинні бути проведені на інших підставах. Виходячи з цього, виділяємо бібліографічну і вторинно-семантичну інформацію, останнім терміном ми замінюємо термін вторинна фактографічна інформація. На основі існування вторинно-семантичної і бібліографічної інформації в документальній комунікації виникають два різновиди вторинних документів:
• ті, які передають тільки зміст (семантику) вихідних первинних документів, ми називаємо їх семантичними
• ті, які відтворюють і змістовні, і формальні характеристики первинних документів, вони отримали назву бібліографічних.
Щодо бібліографічної інформації, то за О.П. Коршуновим, вона є безпосередньо різновидом вторинної інформації. Він вважає, що феномен бібліографічної інформації пов'язаний з документом і без документа існувати не може. О. П. Коршунов називає три сутнісні функції бібліографічної інформації - комунікативну, пошукову, оціночну.
Бібліографічна інформація – це інформація про документ, опублікований шляхом видання чи депонування, яка створюється з метою інформування споживачів про існування документа, його зовнішні ознаки, зміст та інші властивості.
Бібліографічна інформація від своїх попередників, від інформації як такої (первинної інформації) і від вторинної інформації, успадковує комунікативну та ідентифікаційну функції, але виникнення соціального явища "бібліографічна інформація" стало можливим тільки при формуванні у неї власної специфічної функції [5, c.8].
Підсумовуючи перше питання, можна сказати, інформацією є певні достовірні відомості про суспільство, навколишнє середовище тощо. Щодо документальної сфери, то по відношенню до інформації, закріпилися терміни: первинна і вторинна. Вторинна інформація, як одна із різновидів інформації, походить від первинної, а отже вона і є способом відображення факту первинного інформаційного явища вцілому.
1.2 вторинний документ як результат аналітико-синтетичної переробки вторинних документів
У Законі України „Про інформацію” наводиться визначення документа: «Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно -, відео -, фотоплівці або іншому носієві» [1].
Інше визначення документа подає Г.М. Швецова - Водка і вважає, що документ це – єдність інформаційного та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації [49, c.12]. Беручи до уваги твердження О.Г. Кірічка, з’ясовується, що документом є засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.
Документом можна вважати будь-який матеріальний носій, на якому зафіксовано соціально значущу інформацію з метою передачі її в часі та просторі. Отже, з цього можна визначити і саме поняття документної інформації : “Документна інформація – це інформація зафіксована на будь-якому матеріальному носієві і форма фіксації значення не має [44,с.7].
У результаті аналітико-синтетичної переробки інформації, що міститься в документах, які потрапляють в інформаційну систему, створюються нові документи, ті документи, що потрапляють у систему “на вході”, звуться “первинними”, а ті, що створюються системою і передаються споживачам “на виході”, - “вторинними” [49, с. 12].
У Законі України “Про інформацію” подані такі визначення поняттяпервинного і вторинного документів: первинний документ – це документ, що містить в собі вихідну інформацію; вторинний документ – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів [1].Н.М. Кушнаренко досліджує, що первинний документ - це документ, який створює автор і він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. За її твердженням цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої діяльності. До них відносять відносять: наукові монографії, наукові статті, описи винаходів тощо[30, c.287].
Щодо визначення вторинного документа, Н.М. Кушнаренко визначає, що ним є результат аналітико-синтетичної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування інформації до інформаційних потреб споживача. Вторинні документи містять систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах [30, с.290].
С.Г. Кулешов зазначає відмінності між первинними і вторинними документами таким чином:
- первинні документи створюються в сфері науково інформаційної діяльності (це наукова, виробнича, учбова, довідкова та науково-популярна література);
- вторинні документи створюються в сфері науково-інформаційної дяльності (інформаційна література – характеристика одного чи певної сукупності (зведена характеристика) документів або формулювання певних суджень (оцінок, прогнозів) на основі аналізу їх тексту) [27, с.42].
Необхідність у створенні вторинних ресурсів виникла із зростанням масиву інформації, просторовими бар’єрами у соціальній комунікації та іншими причинами. Уникати цих бар’єрів дають змогу такі важливі властивості вторинних документів як: стислість, оглядовість інформації, яку вони містять, легкість сприйняття та запам’ятовування інформації, можливість розгортання інформації, а також забезпечення багатоаспектності пошуку первинної інформації [44, с.8].
При підготовці вторинних документів працівники інформаційної установи повинні володіти загальною, частковою та галузевою методикою підготовки вторинних документів.
Загальна методика підготовки вторинних документів – це сукупність методичних прийомів, які використовують при підготовці будь-якого вторинного документа.
Часткова методика – це сукупність специфічних методичних прийомів, що використовуються при створенні вторинних документів окремих видів та жанрів.
Методи, які застосовуються при створенні вторинних документів з певних галузей в своїй сукупності утворюють галузеву методику підготовки вторинних документів [23].