Базою для фактографічного пошуку є найновіші довідкові видання – енциклопедії, словники, путівники, статистичні збірники, хроніки подій, допоміжні покажчики у науково-оглядових працях та монографіях тощо. Для вибору конкретного джерела пошуку велике значення має формулювання читацького запиту. Тому виконання фактографічної довідки також починається уточненням цього запиту.
Слід відрізняти факти як реальні, не видумані явища, події, процеси, що стали надбанням історії, науки і практики і зафіксовані в документах та літературі, від звичайних цифрових даних, що характеризують різні сторони життя суспільства (рівень культури, розвиток науки й народного господарства тощо). Перші доцільно шукати передусім у енциклопедичних виданнях, у хроніках, підручниках, науково оглядних працях, тематичних збірниках документів, другі – в статистичних довідниках, журнально-газетних статистичних публікаціях (бібліотека зберігає їх в спеціальній папці), фактографічних картотеках. Для з'ясування окремих термінів, виразів і слів використовуються термінологічні, фразеологічні, тлумачні та інші словники.
Фактографічні довідки нерідко доповнюються тематичними з метою глибшого вивчення того чи іншого питання. Видаючи фактографічну довідку, бібліограф сповіщає читачеві про джерело, звідки взята потрібна йому інформація.
Різновидністю фактографічної довідки є пошук першоджерела цитати, окремих висловлювань, крилатих слів з метою перевірки їх правильності, встановлення авторства, назви твору, з якого вони взяті, та інше.
Методико-консультативні довідки носять такий же індивідуальний характер, як і всі інші довідки. Тому в бесіді з читачем з самого початку важливо встановити обсяг і характер консультації. Виконання складних, багатотемних методичних довідок доручається досвідченим бібліографам; прості ж запити читачів, що виникають в процесі бібліотечно-бібліографічного обслуговування, практично виконуються кожним бібліотекарем, компетентним в суті питання.
Нерідко читач сам звертається за порадою або роз'ясненням певного питання, пов'язаного з використанням бібліографічних посібників, і в такому випадку зміст методи-ко-консультативної довідки визначається запитом читача, а сама довідка набуває цілком самостійного характеру. Однак ще частіше методико-консультативні довідки виступають як супутниці бібліографічних та фактографічних, якщо останні виконуються в присутності читача та за його участю. Тут зміст консультації визначається змістом і характером основної довідки. Консультація проходить у формі співбесіди з читачем, наглядного показу методики бібліографічного пошуку тощо. Доцільно поінформувати читача, в яких літературних джерелах можна почерпнути відповідні знання з бібліографії.
Облік і аналіз довідково-бібліографічної роботи
Довідково-бібліографічна робота обліковується в спеціальному журналі шляхом реєстрації кожної довідки, виконаної в бібліотеці. Систематичний аналіз даних цього журналу дає змогу своєчасно вжити заходи щодо удосконалення ДБО, виявити й ліквідувати вузькі місця в організації ДБА, краще спланувати роботу. Наприклад, зіставлення і вивчення даних графи «Від кого надійшов запит» розкриває склад читачів, установ і організацій, що зверталися за довідками, а також інтенсивність довідково-бібліографічних контактів між бібліотекою і окремими групами читачів. Порівняльна характеристика, проведена на підставі цих даних, може підказати, з якими читачами (установами, організаціями) слід провести додаткову роботу з пропаганди довідково-бібліографічних можливостей бібліотеки.
Аналіз графи «Зміст і мета запиту» допомагає виявити актуальні теми, незабезпечені бібліографічними матеріалами, отже, з цих тем бібліотека може запланувати складання бібліографічних списків чи картотек. Графа «Джерело виконання» показує, як використовуються і наскільки виправдовують себе окремі ланки ДБА; графа «Причина відмови» – яка ефективність ДБА в цілому і що треба зробити для його вдосконалення. Вивчаючи довідки з точки зору їх змістового наповнення, особливостей розкриття теми, добору літератури, можна міркувати про рівень підготовки бібліографа, його знання ДБА і бібліотечного фонду.
Інформаційно-бібліографічний відділ центральної бібліотеки організує регулярне вивчення даних довідково-бібліографічної роботи всієї ЦБС, використовуючи для цього разом з «Журналом обліку бібліографічних довідок» матеріали фонду виконаних довідок за звітний період, контрольних перевірок роботи філіалів тощо. Застосовується статистичний (кількісний) і описовий (якісний) аналіз роботи, а також аналіз з точки зору координації цієї роботи всередині ЦБС і з бібліотеками інших відомств. Аналіз провадиться на методичних нарадах інформаційно-бібліографічного відділу ЦБ та на регіональних семінарах і науково-практичних конференціях бібліотечних працівників.
2.2 Види, форми й методи інформаційно-бібліографічного обслуговування
Інформаційно-бібліографічна робота масових бібліотек носить різноплановий характер і звернена до різних сфер діяльності людини, її ефективність і якість визначаються такими факторами, як систематичність, оперативність, цілеспрямованість, конкретність, повнота інформації, адресованої читачам.
Розрізняють три типи бібліографічної інформації – масову, групову, індивідуальну. Кожен тип реалізується у формі наочної, усної та письмової інформації. В бібліотечних умовах масова і групова інформації «запрограмовані» на випередження можливих запитів читачів, індивідуальна – на задоволення вже зареєстрованих, діючих запитів.
Характерні особливості масової БІ – звернення до широких кіл читачів, різноманітність тематики, широке охоплення літератури. Впроваджуючи в практику цей тип інформації, бібліотека ставить своїм завданням знайомити населення з найновішими публікаціями з актуальних питань суспільного життя, науки і культури, всебічно розкривати фонди книг, періодики, бібліографічних та інформаційних матеріалів.
В ЦБС запроваджена обов'язкова інформація про нові надходження літератури. Кожна бібліотека регіону має картотеку новинок. Крім того, інформаційно-бібліографічний відділ ЦБ разом з відділом обробки і комплектування випускає щомісячний бюлетень про надходження до фондів ЦБС. Він розсилається всім підрозділам ЦБС, а також підприємствам, організаціям та великим бібліотекам інших відомств. Деякі бібліотеки публікують списки нових надходжень у районних газетах.
Письмова інформація про надходження доповнюється наочною. На абонементі і в читальних залах оформляються виставки новинок, література яких постійно оновлюється; на стелажах відкритого доступу надходження виділяються за допомогою закладок «Нова книга».. Водночас широко рекламуються «Книжное обозрение», «Друг читача», «Нові видання УРСР» та інші видання видавничо-книготорговельної бібліографії.
Ефективними засобами масової БІ є громадські перегляди літератури та дні інформації. Ці заходи носять плановий характер, провадяться у заздалегідь визначені строки, нерідко пов'язуються з проведенням конференцій, нарад та семінарів, працівників господарств, новаторів і передовиків виробництва.
Головна вартість громадських переглядів — у всебічному розкритті фонду, у можливості безпосередньо і воднораз познайомити багатьох читачів з великою кількістю видань з різних галузей знань і за досить значний хронологічний період.
Розрізняють універсальні виставки-перегляди, коли демонструються всі (чи майже всі) надходження за певний період (в масових бібліотеках — за місяць, за квартал); тематичні, або галузеві, яким властивий проблемно-тематичний добір літератури за останні роки; перегляди за видами видань (патенти, нотно-музична література, образотворча продукція тощо). Центральні бібліотеки практикують цикли виставок-переглядів для почергової демонстрації в бібліотеках-філіалах, на підприємствах та в установах.
Кожна виставка-перегляд вимагає ретельної підготовки. Якщо виставка запланована для конкретних установ чи організацій, її тематика погоджується з цими установами і організаціями. Продумуються систематизація літератури та заголовки-написи до кожного розділу; добираються фахівці-консультанти для надання читачам допомоги при виборі книг; до експонатів вкладаються книжкові формуляри чи звичайні картки для фіксації замовлень; виставка широко пропагується по місцевому радіо, в місцевій пресі, шляхом письмових оголошень, розсилання листів-запрошень тощо. Під час самого проведення перегляду організується чергування бібліотекарів та фахівців-консультантів, ведеться облік навідувань, запитів читачів та популярності окремих видань.
Виставки-перегляди включаються також до програм, за якими провадяться дні інформації та дні фахівця.
Дні інформації — це комплексні заходи, які передбачають проведення усних оглядів літератури, пропаганду бібліографічних знань, консультативну роботу з використання бібліографічних посібників і ДВА бібліотеки, інформацію про заплановані видання (виставки тематичних планів видавництв), пропаганду можливостей МБА і внутрішньо-системного книгообміну, облік навідувань та запитів на літературу і бібліографічні посібники. Такі заходи, як правило, завершуються аналізом їх наслідків за участю зацікавлених осіб і установ.
Групова БІ провадиться масовими Групова бібліографічна бібліотеками разом з органами НТІ інформація та спеціальними бібліотеками регіону з питань, що мають особливе значення для окремих груп читачів і колективів. Різниця між масовою і груповою БІ — не в формах і методах, а в спрямованості, у виборі тематики і об'єкта інформації.
Групова БІ — це здебільшого пропаганда виробничої, галузевої літератури, задоволення професійних потреб читачів-спеціалістів. Групова БІ передбачає диференціацію запитів, широке використання спецвидів літератури, перенесення пропаганди літератури безпосередньо на підприємства та в установи і організації.