Термін «документ» визначає носій інформації, що є предметом каталогізації. Це може бути книга, аудіо касета, платівка, відео стрічка, комп’ютерний файл. На кожний документ, що є в бібліотеці, складається бібліографічний опис. В останньому зберігаються загальні відомості про документ (назва, автор, видавництво тощо) та специфічні дані, характерні для окремих видів документів (інформація про мову, переклад, назву серії, посилання на електронну копію, місце збереження в базі даних, контейнері локальної мережі, компакт-диску чи сервері глобальної мережі).
Формат електронних документів має відповідати вимогам розширених засобів його перегляду. Це можуть бути файли текстових редакторів, електронних таблиць, малюнків тощо. Для редагування і перегляду таких документів на робочих місцях застосовуються відповідні програми, зокрема для текстових документів використовуються формати PDF, PostScript та HTML.
Про наявність тексту документу користувач може дізнатися з бібліографічного опису: якщо кнопка зміст сіра, то електронної копії немає. При перегляді документів у різних табличних формах у стовпчику „Ел. форма” відображаються значення „Так” чи „Ні”. Для перегляду змісту документу споживач інформації користується пунктом меню „Документ / Переглянути зміст”. При цьому запускається відповідний засіб перегляду застосування, який відображає документ на екрані монітора. Щоб забезпечити доступ до читання, необхідно спочатку підготувати файл документу і розмістити його в мережі, зокрема, у формі бібліографічного опису документу та натиснути кнопку „Ел. копія”.
Для формування повнотекстового електронного ресурсу вкрай важливим є забезпечення його збереження. В IПС „Бібліотека” існує для цього п’ять типів місць:
1) база даних – документи зберігають в базі даних як окремі поля бінарного коду;
2) локальна мережа – документи зберігаються на файловому сервері локальної мережі там, де вони розміщені користувачем. Система не переписує файлів, а лише робить відповідне посилання з бібліографічного опису;
3) локальний CD – документ зберігається на компакт - диску, який необхідно поставити в локальний привід даної робочої станції, фактично це окремий випадок попереднього варіанту, окрім того, що шлях до приводу компакт диску задається в параметрах робочої станції;
4) URL – адреса в мережі Інтернет, за якою знаходиться документ; контейнер – каталог на сервері локальної мережі, який визначається в параметрах системи.
Всі ці типи мають єдину ідею – зберігати інформацію на сервері мережі, і відрізняються лише за орієнтацією на тип серверу мережі (сервер бази даних, файловий сервер, сервер Інтернет), а для файлового серверу ще, і за способом визначення адреси (локально на фіксованому диску, за місцем, що визначив користувач та за місцем, що визначив адміністратор).
Найбільш зручним з точки зору доступу до інформації та її захисту є збереження ресурсу в базі даних. Проте для великих за обсягом документів такий спосіб спричиняє суттєве збільшення БД, що не завжди бажано і з економічної, і з технічної точки зору. Збереження на файловому сервері локальної мережі потребує відповідного права доступу на рівні мережевої файлової системи (для спеціалістів бібліотеки – на запис, користування і знищення, для користувачів – на перегляд). Збереження на локальному CD орієнтовано на таку технологію, коли читачеві видається компакт-диск для роботи з локального приводу. Контейнер дозволяє організувати автоматичну компресію (декомпресію) документів з метою економії місця, а в усьому іншому – схожий на два попередні. URL – відкриває можливість робити посилання з бібліографічного опису документу на його зміст в мережі Інтернет, що, при наявності стійкого зв’язку, постійній готовності відповідного серверу мережі, є найзручнішим.
Стосовно переведення друкованого документу в електронний: реалізується з допомогою двох сканерів, стандартного програмного забезпечення Fine Reader 6,0 (6-ой Файн Рідер), з розширенням 300 dpi (ді-пі-ай) для текстових документів. Останнім часом здійснюється робота по оцифровуванню раритетної колекції карт відомого краєзнавця Віктора Гавриловича Фоменка, праці якого викликають великий інтерес у науковців, викладачів та студентів вузів, сучасних дослідників рідного краю.
Вже зараз треба реальніше і ретельніше, опираючись на досвід інших, визначати сфери застосування, в яких електронні засоби виявляються найбільш ефективними замінниками друкованих видань (це стосується, в першу чергу, науково-технічної інформації, законодавчих актів тощо) та відповідальніше підходити до розробки критеріїв відбору документів.
В силу різних об’єктивних і суб’єктивних причин у нас в регіоні, не дивлячись на неодноразові обговорення та узгодження, не набуває розвитку об’єднання провідних бібліотек у консорціум, що гальмує, передусім, одержання спільного доступу до пакетів електронних документів та негативно позначається на формуванні регіонального інформаційного ресурсу власної генерації.
Проблематичним залишається відлагодження технічного забезпечення, надійності збереження інформації, електронної обробки її, оскільки фінансові спроможності бібліотеки не дають змоги через високі ціни на техніку своєчасно оновлювати обладнання та здійснювати його планову заміну.
Хотілося б також зупинитись і на проблемах формування фондів електронних документів, які потребують вирішення на державному рівні, зокрема це стосується:
1) забезпечення уніфікованого і простого інтерфейсу;
2) правових питань взаємовідносин бібліотек з власниками авторських прав, широти доступу і свобод копіювання, комерційне використання і т. ін.;
3) оцифровки і архівування стародруків, рідкісних дореволюційних видань;
4) підготовки спеціалістів, які б поєднували базові професійні знання, навички з умінням обходитися з сучасними носіями інформації, базами даних, комп’ютерними технологіями та забезпечення закріплення таких кадрів, в т.ч. і матеріальне;
5) організаційно-методичного та інформаційного забезпечення процесів формування повнотекстових ресурсів з боку національних бібліотек.
Висновок
Бібліографія надає неоціненну допомогу в ознайомленні з існуючою літературою у відшуканні найбільш потрібних творів. Вона дає можливість не заблудитися у «дрімучих лісах книги», добре орієнтуватися у наявних книжкових багатствах, широко використовувати їх, цілеспрямовано працювати.
Бібліографія покликана не безсторонньо реєструвати нові книги й твори, а сприяти поширенню тих, які дають правильне спрямування читачеві, будуть корисними в його читанні.
Завданням бібліографічної роботи бібліотекаря є складання рекомендаційних списків літератури.
Складаючи рекомендаційні списки літератури, вибирають тему списку і детально вивчають її, звертаючи увагу читачів на актуальні за своєю тематикою твори літератури.
Глобальний фактор – входження нашої країни в новий етап соціально-політичного розвитку, безумовно, безпосередньо і принципово впливає на формування інформаційних ресурсів бібліотек. В державі поступово змінюється тип суспільства, змістовно інші інформаційні ресурси починають користуватися попитом і входити до складу необхідних для підтримки і розвитку модернізаційних тенденцій. Отже саме ці ресурси повинні бути передусім доступні населенню і саме їх необхідно нарощувати у регіональних бібліотеках у першу чергу.
Цей висновок підтверджують і результати аналізу запитів та вивчення потреб читачів бібліотек: все більше затребуваною стає фактографічна і повнотекстова, а не бібліографічна інформація. Крім того, нині, в наш нелегкий час, вкрай важливо не лише забезпечити доступ до інформації, але й зберегти (чи відновити) особливо цінні, рідкісні документи, інтегрувати їх в нове інформаційне середовище без жодних втрат. Тому сьогодні особливо актуальною стає проблема переведення текстів документів, зокрема і в повному обсязі, в інформаційно-машинну форму.
Створюючи систему формування повнотекстового електронного ресурсу, ми зосередили свої зусилля на двох моментах: збирання і створення електронних повнотекстових документів, а також їх розміщення в локальній мережі та організація доступу до них користувачів через уніфікований інтерфейс.
Організація поповнення фонду електронними документами, як складової частини документно-інформаційного ресурсу бібліотеки, має певні відмінності, які стосуються технології оцифровування документів, їх систематизації та ін. Беручи до уваги необхідність задоволення нових інформаційних потреб сучасних користувачів за рахунок переваг нового електронного інформаційно-комунікаційного середовища, потрібно постійно розширювати замовлення та репертуар електронних повнотекстових документів (до 100 назв на рік).
Головним завданням тут є оптимізація документів для розміщення їх в мережі і забезпечення внутрішнім дружнім інтерфейсом. Особливо це стосується об’ємних документів, наприклад: баз нормативно-законодавчих актів тощо. Оскільки йдеться про внутрішню навігацію між частинами документу та необхідністю передачі через мережу великих обсягів інформації.
На сучасному етапі значно складнішим, проблематичним і відповідальнішим є створення повнотекстового електронного ресурсу, як невід’ємної частини загального процесу формування загально бібліотечного фонду та адаптації його до нових інформаційних умов.
Технологія формування та використання повнотекстових ресурсів передбачає два основних процеси: створення повнотекстових документів та організація механізму пошуку і доступу користувачів до цих документів.