Отже, власне бібліографічна інформація не дає наукові й прикладні знання, як це притаманно книзі, статті чи іншим творам друку; вона лише повідомляє, в яких творах можна знайти ті чи інші знання. Не випадково бібліографію, емблемою якої ще в давнину був золотий ключ, колись тлумачили як «ключ до всіх знань». Ключ до знань, але не самі знання – в цьому суть бібліографічної інформації.
Людство навчилося користуватися бібліографічною інформацією ще задовго до того, коли були осмислені її природа, значення та місце в житті суспільства. Про це свідчать літературні пам'ятки, що дійшли із сивої давнини і відповідають сучасним уявленням про конкретні форми бібліографічної інформації, зокрема переліки книг, зроблені на глиняних плитках (найдавніша, датована 2000 роком до н. е., знайдена при розкопках в Ніппурі – столиці Шумеру), уривки з «Таблиць» вченого і поета Стародавньої Греції Каллімаха (III ст. до н. е.), вітчизняний список «істинних» і «фальшивих» книг в «Збірнику Святослава» (1076 р.) та ін.
Той, хто складав ці списки та переліки книг, займався, якщо вжити сучасну термінологію, бібліографуванням – підготовкою бібліографічної інформації для її практичного використання. Отже, вже тоді формувалася бібліографічна діяльність, до якої в кінцевому підсумку зводиться поняття «бібліографія»– в його сучасному розумінні.
Термін рідко вживався навіть в творах античних письменників, а із загибеллю античної цивілізації на багато століть зник зовсім.
Вдруге він народився у Західній Європі, у XVII ст., і вже означав «книго описання», тобто складання «інвентарів» та «описів» книжкових зібрань.
Вирішальну роль у становленні бібліографії як специфічної галузі діяльності відіграло книгодрукування, яке зумовило перш за все розвиток книготорговельної бібліографії. З середини XVI ст. видавці та книготоргові почали укладати каталоги, які інформували про книги, наявні у продажу. Водночас значного розвитку набула каталогізація бібліотечних фондів. Термін «бібліографія» перейшов на всі бібліографічні праці, взяті як окремо, так І в сукупності (раніше їх називали «каталогами», «лексиконами», «бібліотеками», «тезаурусами» і т. ін.).
Ще пізніше, починаючи з XVIII ст., коли постала необхідність дати явищам бібліографії науково-методичне обґрунтування, термін «бібліографія» набув ще одного значення: його стали пов'язувати з наукою про книгу, з теоретичним узагальненням бібліотечно-бібліографічної практики.
Вчені сформулювали нове визначення терміну: бібліографія як науково-практична діяльність з підготовки і доведення бібліографічної інформації до споживачів. Це зробило всі інші тлумачення терміну, що існували досі, застарілими. Проте поряд з новим поняттям, зафіксованим у державному стандарті у науково-популярній та публіцистичній літературі ще нерідко вживається поняття бібліографії в розумінні покажчик або список літератури.
Форми існування бібліографічної інформації
Бібліографічна інформація може бути явною, доступною кожному читачеві, і завуальованою, «схованою» від читача. Останнє означає, що якийсь час (в принципі нічим не обмежений) вона існує в потенції, в «тайниках» документального масиву, в формі окремих, неорганізованих відомостей про твори друку (документи). Завдання бібліографа полягає в тому, щоб зробити цю інформацію явною. Для цього він виявляє всі передбачені нормами бібліографічної інформації відомості про твори друку й документально фіксує їх у чітко визначеній логічній послідовності.
Отже, бібліографічна інформація є результатом цілеспрямованої бібліографічної діяльності її виникає в процесі взаємодії суб'єкта і об'єкта цієї діяльності (людини і джерел первинної інформації). Ця обставина має принципове значення для розуміння питання, чому бібліографічна інформація в конкретних своїх формах стає ідейною, соціальне активною. Такою її роблять люди, які займаються бібліографічною діяльністю, і значною мірою твори друку, в яких відбиваються характер і напруга класової боротьби.
Сучасна бібліографічна інформація має справу по лише з книгами, журналами, газетами та іншими пилами друкованої продукції, а й з такими документами, як звукозаписи на платівках і магнітних стрічках, фотографії, кіноплівки, діапозитиви, карти, креслення тощо. За обсягом вона може складатися із відомостей про десятки й сотні документів і може обмежовуватися відомостями про один який-небудь документ (або лише про якусь частину документа).
Елементарною одиницею бібліографічної інформації е так зване бібліографічне повідомлення, яке слід розуміти як упорядковану сукупність основних відомостей про той чи інший твір друку, необхідних і достатніх для його ідентифікації та пошуку.
Бібліографічне повідомлення виступає як зовнішня форма існування БІ і може бути двох видів – усним і письмовим. Бібліографічне повідомлення, зафіксоване в письмово-документальній формі, називається бібліографічним записом.
Поняття «бібліографічне повідомлення» і «бібліографічний запис» відбивають різні фази реального існування бібліографічної інформації. Бібліографічний запис – це структурно цілісний першоелемент всякого інформаційного посібника; він наділений необхідною змістовно-інформаційною закінченістю (тобто подає з достатньою повнотою відомості про відповідний твір друку). Завдяки своїй цілісності й інформаційній закінченості бібліографічний запис може існувати як самостійне джерело інформації (наприклад, каталожна картка, бібліографічне посилання в книзі) і може включатися до бібліографічного посібника як його елементарна одиниця.
Елементи бібліографічного опису
Бібліографічний опис складається з елементів, кожен з яких характеризує твір друку. Елементи утворюють заголовок і текст бібліографічного опису.
За державним стандартом 7.0—77 бібліографічний запис складається з бібліографічного опису, анотації, класифікаційних індексів, предметних рубрик, шифру зберігання та ряду інших даних.
Бібліографічний опис — це набір основних відомостей про твір друку, за якими його можна ідентифікувати, а також скласти уявлення про його зміст, читацьке й цільове призначення, обсяг, довідковий апарат тощо. Елементи бібліографічного опису строго уніфіковані, завдяки чому бібліографічна інформація може бути закладена в пам'ять ЕОМ (електронно-обчислювальної машини). Бібліографічний опис не тільки сприяє пошуку та ідентифікації того чи іншого твору – він ще певним чином характеризує його. Тому бібліографічний опис в цілому кваліфікується також як засіб бібліографічної характеристики.
Бібліографічний опис є основним елементом бібліографічного запису. Всі інші елементи – анотація, індекс, рубрика тощо – включаються до запису за потребою. Тому бібліографічний запис може складатися лише з одного бібліографічного опису. В цьому випадку понятійний зміст термінів «бібліографічний опис» і «бібліографічний запис» збігаються.
У бібліографічному описі використовують такі умовні розділові знаки:
.- крапка і тире
. крапка
, кома
: двокрапка
; крапка з комою
/ коса риска
// дві косі риски
( ) круглі дужки
[ ] квадратні дужки
+ плюс
= знак рівності
Кожну ділянку бібліографічного опису розділяють знаком крапка і тире (.-), який допускається заміняти знаком крапка (.).
Складаючи бібліографічний опис, використовують різні скорочення, які регламентовані відповідними стандартами.
Бібліографічна практика знає ще один, головний, спосіб існування (і водночас – розповсюдження) бібліографічної інформації – бібліографічний посібник.
Згідно стандарту на бібліографічну термінологію, «бібліографічний посібник» – це упорядкована сукупність бібліографічних записів». Кількість записів у посібнику в принципі не має обмежень і в кожному конкретному випадку зумовлюється реальною потребою в тій чи іншій бібліографічній інформації. Кожний запис в посібнику має відповідне місце, зумовлене змістом і формою посібника, і вступає у взаємодію з іншими. Завдяки цьому підвищується інформативність кожного окремо взятого запису і посібника в цілому. Отже, упорядкованість записів означає не тільки їх формальну спільність, а й спільність ідейно-тематичну, змістову, означає добір творів друку у відповідності із замислом посібника, його читацьким та цільовим призначенням.
Бібліографічна інформація виступає як бібліографічної посередниця між читачем і творами друку (а в ширшому плані – між споживачами інформації і документами). В якійсь мірі вона усуває протиріччя, що виникають в системі «книга – читач» (або «документ – споживач інформації») в процесі суспільного функціонування творів друку.
Бібліографічна інформація – явище двостороннього зв'язку. Одним боком вона повернена до читача: орієнтує його в океані первинної інформації; другим – до джерел первинної інформації: впорядковує відомості про твори друку. Як в першому, так і в другому випадках бібліографічна інформація спрямована на задоволення документально-інформаційних потреб суспільства. В цьому її соціальна природа й соціальне призначення.
Розрізняють три основні суспільні функції бібліографічної інформації:Комунікативна функція БІ (від лат. communicatio – повідомлення) пов'язана з доведенням до читачів загальних відомостей про існування тих чи інших творів, а також про зміст творів, уже відомих читачеві.
Пошукова функція полягає у вирішенні завдань, зумовлених бібліографічним пошуком тих чи інших документів. Ця функція може бути реалізованою, наприклад, за допомогою алфавітного каталогу. Двом функціям – пошуковій і комунікативній – властивий формальний підхід до бібліографічного матеріалу (джерел первинної інформації).
Оціночна функція БІ пов'язана з безпосереднім практичним використанням творів друку й орієнтується на задоволення запитів конкретних груп читачів. Вона носить ціннісний характер і реалізується всією сукупністю бібліографічних засобів: прямими оцінками творів друку, характером подачі бібліографічного матеріалу, його організацією тощо.