Безперебійність постачання передбачає регулярну доставку товарів у пункти продажу в кількості й асортименті, які забезпечують постійну наявність у магазинах необхідних товарів.
Важливою умовою плановості і безперебійності постачання є ритмічність завезення товарів, тобто періодичне поповнення запасів за певних умов: за рівномірного попиту товари завозяться через рівні проміжки часу; за дискретного попиту –при досягненні певного мінімуму запасів.
Раціональна організація товаропостачання ґрунтується на дотриманні таких основних вимог:
• завезення товарів у роздрібні торговельні підприємства повинне здійснюватися відповідно до обсягу і структури попиту населення і встановлених змін кон'юнктури торгівлі;
• товари в роздрібну торговельну мережу повинні надходити ритмічно в широкому асортименті і необхідній кількості;
• кількість товарів і частота їх завезення повинні визначатися типом і потужністю підприємства, забезпеченням його відповідними площами для зберігання та технологічним обладнанням (особливо холодильним);
• джерела постачання і найбільш ефективні в конкретних умовах форми і методи товаропостачання повинні визначатися з урахуванням складності асортименту, обсягами випуску товарів та територіальною віддаленістю від постачальників;
• величина партії завезення повинна визначатися залежно від наявних товарних запасів, обсягів одноденної реалізації і встановленої періодичності завезення;
• величина партії завезення повинна визначатися зележно від наявних товарних запасів, обсягів одноденної реалізації і встановленої періодичності завезення;
• система товаропостачання повинна забезпечувати мінімальні затрати на завезення і зберігання товарів у роздрібній торговельній мережі.
При цьому повинна досягатися максимальна оперативність у виконанні замовлень магазинів стосовно асортименту і кількості поставок та строків завезення. Функціонуючи з мінімальними товарними запасами, роздрібні торговельні підприємства повинні бути гарантовані у своєчасному і повному задоволенні їх замовлень.
Ритмічність завезення товарів позитивно впливає на роботу магазинів, складів, транспорту: краще задовольняється попит населення, прискорюється товарооборотність, оскільки середній розмір запасів починає більше відповідати встановленим строкам постачання. Ритмічна робота складів і транспорту дозволяє більш рівномірно розподіляти робочий час. Унаслідок цього більш ефективно використовуються складська площа, транспортні засоби, робоча сила. У підсумку до мінімуму скорочуються сукупні затрати на товаропостачання торговельної мережі.
Плавність і ритмічність постачання не слід ототожнювати з поняттям його рівномірності. Процес роздрібного продажу товарів є досить динамічним і, відповідно, ритм постачання повинен відповідати цій динаміці, тобто наростати або скорочуватися залежно від кон'юнктури ринку, його сезонних та інших коливань.
Для забезпечення безперебійного продажу товарів населенню за мінімальних розмірів товарних запасів у торговельній мережі товари необхідно завозити невеликими партіями, але з більшою частотою. На складах оптових баз також не повинні концентруватися надлишкові запаси товарів. Таким чином, від постачальників товари повинні надходити регулярно і теж відносно невеликими партіями. Така система постачання вимагає встановлення тісного зв'язку з постачальниками, своєчасного і правильного складання замовлень на поставку товарів, систематичного контролю за станом товарних запасів на складах і в роздрібній торговельній мережі. Загальна узгодженість системи
товаропостачання є основою для надання процесу товаропостачання торговельної мережі елементів автоматизації, коли акти реалізації товарів та вивчення попиту, отримавши відображення в інформації і пройшовши канали зв'язку, автоматично приводять в дію механізм постачання.
Раціональність товаропостачання передбачає мінімізацію коштів на його організацію, тобто економічність товаропостачання.
Товаропостачання роздрібної торговельної мережі може здійснюватися з різних джерел: виробничих підприємств, оптових баз, комерційних посередників, приватних підприємств тощо.
Залежно від порядку завезення товарів у роздрібну торговельну мережу розрізняють дві форми товаропостачання магазинів - транзитну і складську.
Транзитна форма товаропостачання передбачає завезення товарів безпосередньо в роздрібну торговельну мережу, минаючи склади оптових баз. її не слід ототожнювати з транзитною формою товаропросування, яка означає просування товару від виробничого підприємства безпосередньо в роздрібну торговельну мережу без завезення на склади оптових баз (транзитний товарооборот).
Транзитна форма товаропостачання застосовується головним чином для товарів простого асортименту, які не потребують додаткового підсортування.
Для товарів, що вимагають швидкої реалізації (молочні продукти, ковбасні вироби, хліб тощо), така форма постачання взагалі є єдино можливою. Вона також може застосовуватися і для товарів складного асортименту, але тільки у тих випадках, коли постачальники знаходяться в межах області. У цих умовах товар завозиться, як правило, автомобільним транспортом і тому не потрібно дотримуватися мінімальних норм відвантаження товарів.
Складська форма передбачає товаропостачання магазинів зі складів оптових баз. За цієї форми постачання склади оптових баз, отримуючи великі партії товарів від різних спеціалізованих виробничих підприємств, забезпечують їх зберігання і здійснюють усі необхідні операції з підбирання асортименту товарів для роздрібної торговельної мережі: розпакування, перевірка якості, комплектування невеликих партій товарів у широкому асортименті. Це призводить до значних трудових затрат, викликаних необхідністю додаткових розвантажувально-навантажувальних робіт, їх складською обробкою, однак воно в цьому випадку компенсується поліпшенням обслуговування оптових покупців за рахунок широкого вибору товарів і прискорення товарооборотності. Тому у постачанні невеликих, неспеціалізованих магазинів товарами складського асортименту часто найбільш прийнятою є складська форма товаропостачання.
Товаропостачання магазинів може здійснюватися різними методами: децентралізованим (самовивіз) і централізованим.
Децентралізований метод передбачає виконання транспортно-експедиційних операцій силами і засобами роздрібних торговельних підприємств, тобто всі операції із завезення товарів, починаючи з пошуку транспорту, роздрібні підприємства виконують самостійно. Через це завезення товарів у роздрібну торговельну мережу таким методом не підлягає плануванню і раціональній організації операцій, пов'язаних із відбиранням товарів, оформленням документів на відпускання товарів, здійсненням навантажувально-розвантажувальних робіт. Ефективність використання автомобілів при цьому, як правило, низька через їх понаднормативний простій, низьке використання вантажопідйомності. Крім того, децентралізоване завезення відволікає працівників роздрібної торговельної мережі від виконання своїх основних обов'язків, пов'язаних із обслуговуванням покупців, призводить до втрат товарообороту. Єдина позитивна риса децентралізованого завезення - це його оперативність. Тому він повинен використовуватися тільки в надзвичайних ситуаціях.
Централізована доставка товарів здійснюється силами і засобами постачальників або автотранспортних підприємств за замовленнями магазинів у передбачені графіком терміни. При цьому всі транспортно-експедиційні операції виконуються, як правило, централізовано, без участі представників роздрібної торговельної мережі.
Централізовану доставку застосовують як за складської, так і за транзитної форми товаропостачання торговельної мережі. Вона може здійснюватися підприємствами промисловості, оптовими базами чи транспортними підприємствами.
Прогресивний характер централізованої доставки товарів полягає в тому, що в цьому випадку забезпечується планове і ритмічне постачання магазинів за встановленими графіками, зменшується вартість доставки товарів за рахунок поліпшення техніко-експлуатаційних показників використання автотранспорту і зменшення кількості експедиційного персоналу, усуваються зайві ланки товаропросування.
За централізованих перевезень значно спрощується оформлення документації на відпускання, одержання вантажів і оплату за транспортування, тому що всі розрахунки за перевезення з автотранспортними підприємствами здійснюють постачальники. Така форма доставки товарів дозволяє керівникам і працівникам роздрібної торговельної мережі більше уваги надавати питанням організації торговельно-оперативних процесів у магазинах. Разом з тим, ефективність централізованої доставки товарів досягається в тому випадку, коли для кожного підприємства правильно визначені інтервали й оптимальні партії завезення товарів, тобто значно підвищується роль управління товаропостачанням роздрібної торговельної мережі.
Централізована доставка здійснюється відповідно до поточних замовлень магазинів, в яких на спеціальних бланках указуються номер магазину, його адреса, асортимент і кількість товарів, що підлягають завезенню, фактично відпущена кількість.
Складаючи замовлення на поточне завезення товарів, особливу увагу треба приділяти розрахунку і обґрунтуванню частоти завезення і розмірів партії, враховуючи при цьому зміни попиту покупців, оборотність товарів, їх фізико-хімічні властивості, наявність товарних запасів. Найбільш поширеним методом визначення мінімальної частоти доставки товарів у днях є метод подвоєної різниці між максимальним і нормативним запасом товарів.