Організаційна структура і чисельність працівників брокерської контори залежать від обсягів діяльності і ступеня господарської самостійності самої брокерської контори. Самостійні брокерські фірми зі значними біржовими оборотами включають в себе такі підрозділи: відділ приймання замовлень і наказів від продавців, покупців і клієнтів; відділ обробки та аналізу інформації; відділ координації роботи із позабіржовими суб'єктами і відділ оперативної роботи у біржовому залі. Основний контингент працівників брокерської фірми становлять брокери (брокери-приймальники замовлень і брокери операційного залу), а також інші категорії найманих працівників.
Незалежні брокери самостійно здійснюють усю роботу з укладання оборудок, але для виконання обліково-аналітичних та інших допоміжних функцій можуть наймати помічників та інших фахівців.
Брокерські посередники (контори і самостійні брокери), що діють на товарних біржах, поділяються на кілька видів залежно від повноти функцій і фінансового потенціалу. Розрізняють три основних види брокерських посередників: агенти, суто брокери і дилери.
Агенти-брокери діють на біржі від імені (за дорученням) і за кошт клієнта (принцетала). Зазвичай, це співробітники виробничих або торговельних підприємств, наймані ними особи, що забезпечують під час біржових торгів постачальницько-збутові функції цих підприємств.
Залежно від обсягів купівлі-продажу товарів і сировини біржовий агент отримує комісійну винагороду, розмір якої обумовлюється агентським договором.
Суто брокери виконують посередницькі функції від свого імені, але за кошт клієнта. Потенціал суто брокерів порівняно із агентами-брокерами значно розширяється: вони беруть участь не тільки в оборудках із реальним товаром, але й у ф'ючерсних контрактах.
Біржові дилери (біржові спекулянти) операції на біржах виконують від власного імені і за власний кошт. Саме вони становлять основний контингент гравців на біржах, а тому вільно оперують з реальним товаром, із ф'ючерсним й опційними контрактами. На відміну від попередніх видів біржових посередників, біржовий дилер має вагомий фінансовий потенціал, що дозволяє йому вступати у біржові оборудки як самостійна сторона (контрагент). Основним джерелом доходу дилера є прибуток від біржових спекулятивних операцій, однак він має всі можливості для одночасного здійснення також агентських і брокерських операцій.
На вітчизняних товарних біржах чіткий поділ брокерських посередників на агентів, брокерів та дилерів відсутній; вони поєднують широку гаму різноспеціалізованих функцій.
Основна складність роботи брокерських контор (незалежних брокерів) полягає у різноспрямованості їх комерційних зусиль.
Важливими напрямами функціонування біржового посередника є взаємодія з клієнтами (оптовими продавцями і покупцями); введення біржових трансакцій; організація товаропросування і взаєморозрахунків між біржовими контрагентами.
Робота з клієнтами розпочинається укладанням договорів на брокерське обслуговування. Згідно з цим договором, брокерська контора бере на себе зобов'язання втілювати інтереси клієнта на даній біржі, а клієнт зобов'язується приймати замовлений, або надавати для реалізації власний товар.
Безпосередній купівлі-продажу товарів на біржових торгах передує погодження з клієнтом умов майбутньої оборудки представницьким брокером (брокером-приймальником замовлень) під час отримання наказу. Накази клієнтів власним брокерським посередникам суттєво відрізняються через низку обмежень за ціною купівлі-продажу), часом виконання, строками оплати, формою здійснення, умовами постачання придбаних товарів.
До нових організаційних структур у торгівлі належить торговий дім. Це торговельно-посередницька структура, яка забезпечує поєднання функцій купівлі-продажу товарів із наданням певної низки послуг клієнтам. Торгові доми мають деякі переваги, що сприяють підвищенню конкурентоспроможності товарів, отриманню додаткового прибутку, створенню привабливого для клієнта іміджу, а саме:
• надають певну низку послуг своїм клієнтам;
• за наявності транспортних засобів можуть не тільки продавати товари, але й доставляти їх;
• забезпечують інформаційну діяльність;
• забезпечують тісні контакти з товаровиробниками;
• за належної фінансової бази можуть продавати товари в кредит, розширюючи обсяги продажу й отримуючи проценти за кредит.
Матеріально-технічні і фінансові засоби дають можливість виконувати функції оптової ланки в інтересах клієнтів. Торгові доми виконують як функції збутової організації, яка комплектує дрібні партії товарів до транзитних норм, для їх наступної поставки, так і функції торговельної організації, що закуповує оптові партії товарів для їх поставки покупцям дрібними партіями зі складу в обумовлені строки. Проведення ярмарків і базарів має давню традицію і широко застосовується як на території України, так і за кордоном.
Аукціон (від лат. "аuktion" - продаж з публічного торгу) це спосіб продажу товарів, які мають особливі індивідуальні властивості, з публічного торгу в установлений час і у визначеному місці за повну ціну. На аукціоні можуть продаватися як продовольчі, так і непродовольчі товари відносно обмеженого асортименту: антикваріат, художні вироби, вироби з дорогоцінних металів, коштовності та ін.
Проведення аукціонів дозволяє отримати максимальний прибуток за товар, що представлений для продажу, визначити дійсну ціну за нього, зібрати під час проведення аукціону в одному місці всіх зацікавлених у купівлі, значно прискорити процес реалізації.
Комерційні служби суб'єктів оптового ринку виконують низку взаємопов'язаних функцій. До них належать: вивчення попиту споживачів через узагальнення замовлень роздрібних торговельних підприємств; аналіз динаміки кон'юнктури ринку на підставі даних про зміни у структурі оптових продаж; визначення потреби в оптових закупівлях; встановлення потенційних джерел оптових закупівель; проведення переддоговірної роботи; укладання договорів на оптову закупівлю із постачальниками; організація ритмічного і своєчасного завезення закуплених товарів на підприємства; організація товаропостачання роздрібної торговельної мережі; розробка і застосування раціональних схем доставки товарів на роздрібні торговельні підприємства; організація товаропостачання роздрібної торговельної мережі; розробка і застосування раціональних схем доставки товарів на роздрібні торговельні підприємства; активний вплив на виробничі підприємства, формування їх виробничої програми; надання практичної допомоги підприємствам роздрібної торгівлі та ін.
Комерційні служби забезпечують також повноту і своєчасність виконання технологічних оптових операцій: приймання, складування, внутрішньо складське переміщення, формування замовлень, відпускання й експедування товарів оптовому покупцеві.
Практична діяльність комерційних служб усіх господарських формувань інституціонального ринку розпочинається з глибокого аналізу поточної кон'юнктури ринку товарів, обраних даним суб'єктом оптової торгівлі в ролі об'єктів власної спеціалізації. Аналіз ведеться у двох напрямах: аналіз платоспроможного попиту окремих категорій споживачів і аналіз обсягів пропозицій за можливими каналами надходження даних товарів. Матеріалами для здійснення кон'юнктурних досліджень є дані динаміки продажу в регіоні і ступінь охоплення платоспроможного попиту населення; дані про структурні зрушення в товарообороті; прогнози випуску продукції галузями промисловості і надходження місцевих та імпортних товарних ресурсів; відомості про структуру і потенціал суб'єктів споживчого ринку в зоні обслуговування оптового підприємства.
Результати аналізу попиту і кон'юнктури ринку лягають в основу визначення потреби в обсягах оптових закупівель товарів за товарними групами й окремими найменуваннями товарів. Реальну потребу в товарах можна визначити, маючи сформований пакет замовлень роздрібної мережі зони обслуговування, на основі зіставлення обсягів отриманих замовлень із власними фінансовими і технологічними можливостями. Таким чином, уже на етапі визначення потреби в закупівлях комерційна служба оптового суб'єкта здійснює оцінку контингенту потенційних оптових покупців.
Визначення потреби в обсягах оптових закупівель є підставою для комерційної служби для переходу до встановлення ймовірних оптових постачальників (виробничих, аграрних чи інших оптових) підприємств і початку проведення переддоговірної роботи.
Ймовірні оптові продавці (постачальники) вибираються як з числа попередніх комерційних партнерів, з якими існують налагоджені господарські зв'язки, так і з контингенту нових учасників оптового ринку, які порівняно недавно вийшли на цей сегмент товарного ринку. У кожному випадку надзвичайно відповідальними ділянками роботи комерційних служб є здійснення переддоговірної і суто договірної роботи.
Переддоговірна робота комерційних служб має на меті проведення сукупності заходів встановлення безпосередніх контактів з аналогічними службами інших суб'єктів оптового ринку. Налагодження комерційних контактів відбувається на таких торговельно-комерційних форумах, як оптові ярмарки, виставки-продажі, аукціони, презентації, тестування, дегустації тощо.
Встановлення контактів може відбуватися також шляхом листування, особистих зустрічей, проведення комерційних переговорів.
У подальшому ведеться договірна робота, яка передбачає оформлення та підписання договорів, угод, контактів на купівлю-продаж оптових партій товару. Комерційна служба, укладаючи договір, юридично оформляє взаємини з оптовими постачальниками і покупцями оптових партій товарів.