Учасники торгів повинні мати гарантію банку або страхової компанії. Конкурентна боротьба забезпечує замовнику (покупцю) найбільш вигідні для нього комерційні умови, оптимальні строки виконання робіт чи надання послуг.
Інформація щодо процедури торгів, на підставі якої замовник торгів готує звіт про їх результати, повинна зберігатися замовником торгів протягом трьох років і обов'язково містити:
• стислий опис продукції, яка є об'єктом закупівлі;
• найменування й адресу постачальників (підрядників), що подали тендерні пропозиції, заявки на участь у попередній кваліфікації, або запис про відсутність таких відомостей;
• ціну та стислий опис інших основних умов кожної тендерної пропозиції і договору на закупівлю.
Процедура підготовки та проведення тендерів
Запрошення на торги має бути опубліковане замовником торгів у вітчизняній та зарубіжній пресі, зокрема в технічних журналах, які поширюються за міжнародними каталогами. У разі потреби замовник торгів може також зробити оголошення про їх проведення по радіо або на телебаченні.
Запрошення на торги обов'язково повинне містити інформацію про:
• найменування та адресу замовника торгів;
• спосіб проведення торгів, характер, кількість та місце доставки товарів або надання послуг чи характер та місце проведення робіт;
• спосіб і місце отримання тендерних документів;
• розмір плати за тендерні документи, якщо таку плату встановлено замовником торгів;
• валюту та умови оплати тендерних документів;
• мову (мови), якою (якими) тендерні документи можуть бути передані учасникам;
• місце та кінцевий термін подання тендерних пропозицій;
• бажаний або граничний термін отримання тендерних документів;
• джерело фінансування закупівель.
Замовник торгів повинен подати постачальникам (підрядникам) тендерні документи згідно з процедурами і вимогами, зазначеними у запрошенні на торги. Плата, яку має право вимагати замовник торгів за тендерні документи, може відображати тільки витрати, безпосередньо пов'язані з їх підготовкою, друкуванням та відправленням постачальнику.
Тендерні документи повинні містити такі необхідні умови:
• інструкцію для постачальників (підрядників), яка, у свою чергу, повинна містити встановлені замовником умови проведення торгів та вимоги до складання і подання тендерних пропозицій;
• інформацію про характер і необхідні технічні та якісні характеристики продукції, що закуповується, у тому числі відповідні технічні специфікації, плани, креслення, рисунки; кількість товару; місце, де мають бути здійснені роботи; допоміжні послуги, що мають бути надані; бажані або граничні терміни, якщо такі передбачені для поставки товарів, виконання робіт або надання послуг;
• критерії, які застосовуються замовником торгів при визначенні найкращої тендерної пропозиції;
• основні умови договору на закупівлю в тій частині, в якій вони відомі замовнику торгів, і його проект, якщо такий є і в подальшому може бути підписаний сторонами;
• якщо допускаються альтернативні характеристики продукції або інші вимоги до неї - заяву з цього приводу та спосіб оцінки і заставлення альтернативних тендерних пропозицій;
• методику розрахунку ціни тендерної пропозиції та зазначення ціни тендерної пропозиції, включаючи її елементи, крім вартості самих товарів і робіт, наприклад витрати на транспортування, страхування, завантаження, розвантаження тощо;
• найменування валюти, в якій має бути розрахована та зазначена ціна тендерної пропозиції;
• зазначення мови, якою мають бути складені тендерні пропозиції;
• вимоги замовника торгів до умов тендерного забезпечення, яке має бути надане постачальниками (підрядниками);
• підстави і терміни повернення тендерного забезпечення та підстави неповернення тендерного забезпечення тощо.
Постачальники після отримання і вивчення тендерних документів готують і надсилають на адресу замовника тендерні пропозиції.
Постачальник може звернутися до замовника торгів за роз'ясненнями змісту тендерних документів. Замовник торгів не менш ніж за три дні до кінцевого терміну подання тендерних пропозицій повинен дати відповідь на запити постачальника.
Тендерні пропозиції мають бути підписані та подаватися постачальникам у письмовій формі в заклеєному конверті або в будь-якій іншій формі, зазначеній у тендерних документах.
На запит постачальника замовник торгів повинен підтвердити отримання його тендерної пропозиції з зазначенням дати і часу.
Тендерна пропозиція обов'язково супроводжується документом, що підтверджує внесення тендерного забезпечення.
Тендерні пропозиції, отримані замовником торгів після закінчення кінцевого терміну їх подання, не розкриваються, не розглядаються і повинні повертатися постачальникам, які їх подали.
Розкриття тендерних пропозицій повинне відбуватися не раніше кінцевого терміну подання тендерних пропозицій у місці та з дотриманням процедур, зазначених у тендерних документах.
Усі постачальники, які подали тендерні пропозиції, або їх уповноважені представники мають бути допущені замовником торгів до участі у процедурі розкриття тендерних пропозицій, для чого наказом голови тендерного комітету призначається спеціальна комісія з представників тендерного комітету.
Замовник торгів може просити постачальників розтлумачити тендерні пропозиції, щоб полегшити їх розгляд, оцінку та зіставлення. Він може розглядати тендерну пропозицію тільки тоді, коли вона відповідає всім вимогам, викладеним у тендерних документах.
Замовник торгів не акцептує тендерної пропозиції:
• якщо постачальник, який її подав, пропозицію, не відповідає кваліфікаційним вимогам;
• якщо постачальник, який її подав, не погоджується з виправленням виявленої замовником торгів арифметичної помилки.
Замовник торгів визначає переможця торгів на основі таких критеріїв:
• найнижча ціна за умови забезпечення необхідної економічності та ефективності продукції;
• найвигідніша економічна тендерна пропозиція з урахуванням різних критеріїв її оцінки: ціни, дати поставки, поточних витрат, ефективності витрат, якості, естетичних і функціональних характеристик, екологічної чистоти, технічних відмінностей, післяпродажного обслуговування продукції тощо.
При цьому замовник торгів повинен зазначити в тендерних документах або відповідному додатку всі критерії, які він має намір застосовувати для переможця торгів.
Для оцінки та зіставлення тендерних пропозицій замовник торгів має використовувати один із визначених у тендерних документах видів валюти.
У разі відсутності в тендерній пропозиції її ціни, в обраній замовником торгів для порівняння валюти відповідний перерахунок здійснюється замовником торгів з використанням офіційного курсу Національного банку України.
При розгляді, поясненні, оцінці і зіставленні тендерних пропозицій та прийнятті рішень щодо того, яка тендерна пропозиція буде акцептована, інформація із зазначених питань не розкривається постачальникам або іншим особам, які офіційно не беруть участь в розгляді, оцінці і зіставленні тендерних пропозицій.
Якщо це передбачено в тендерних документах, замовник торгів може відхилити всі тендерні пропозиції в будь-який час до акцепту тендерної пропозиції. Замовник торгів на запит будь-якого постачальника, який надав тендерну пропозицію, повідомляє про причини відхилення всіх тендерних пропозицій, не обов'язково мотивуючи їх.
В умовах тендерних документів повинне передбачатися обов'язкове підписання постачальником у разі визначення його переможцем торгів договору на закупівлю, складеного у письмовій формі згідно з поданою тендерною пропозицією. Замовник торгів і переможець торгів розпочинають підготовку до укладання договору на закупівлю після відправлення переможцю торгів повідомлення про акцепт його тендерної пропозиції.
При вивченні цього питання необхідно звернути увагу на те, що комерційну діяльність на некомерційних за правовим
статусом товарних біржах здійснюють брокерські контори і самостійні (незалежні) брокери. Цим суб'єктам біржової торгівлі належить виняткове право біржового посередництва - укладання і проведення усіх видів біржових оборудок і операцій.
Брокерські контори і самостійні брокери від свого імені або від імені клієнта і за власний кошт (кошт клієнта) виступають контрагентами під час укладання оборудок у процесі біржових торгів, ведуть інші види господарської діяльності, пов'язаної з біржовою торгівлею.
В організаційному змісті брокерська контора - це самостійна юридична особа або структурний підрозділ певного господарського суб'єкта, що виконує комерційно-посередницькі функції на тій біржі, на якій вона зареєстрована і придбала право "брокерського місця". Фізична особа, що володіє відповідною кваліфікацією і придбала на даній товарній біржі брокерське місце, діє як самостійний або незалежний брокер.
Організаційно-правовий статус брокерських контор може бути різноманітним: приватне підприємство, товариство, структурний підрозділ (філія) виробничого чи комерційного підприємства.
Організаційна структура і чисельність працівників брокерської контори залежать від обсягів діяльності і ступеня господарської самостійності самої брокерської контори. Самостійні брокерські фірми із значними біржовими оборотами включають в себе такі підрозділи: відділ приймання замовлень і наказів від продавців, покупців і клієнтів; відділ обробки й аналізу інформації; відділ координації роботи з позабіржовими суб'єктами; відділ оперативної роботи у біржовому залі.
Основний контингент працівників брокерської фірми становлять брокери (брокери-приймальники замовлень і брокери операційного залу), а також інші категорії найманих працівників.