С целью государственного контроля оборота бланков строгой отчетности в Республиканском унитарном предприятии «Белорусский межбанковский расчетный центр» и в его территориальных подразделениях создан электронный банк данных о произведенных и реализованных бланках строгой отчетности. По заявке и разрешению районной инспекции Министерства по налогам и сборам бланки строгой отчетности хозяйствующие субъекты приобретают в уполномоченных организациях «Белпочта», «Белбланквыд». Материально ответственным лицам оптовых складов (оператору ПЭВМ) бланки товарно-транспортных (товарных) накладных выдают по приходно-расходной накладной, а использованные бланки строгой отчетности комиссия списывает по акту. На основании указанных документов учет движения бланков товарно-транспортных (товарных) накладных организации ведут в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности.
Документальное оформление приемки товаров от станции железнодорожной дороги. При предварительной оплате товаров до их отправки поставщик выписывает на имя покупателя счет-фактуру в двух экземплярах, в которой указывает наименование, количество, отпускную цену, ее обоснование, налог на добавленную стоимость и стоимость товаров. Срок ее действия - 10 дней. Первый экземпляр счета-фактуры вручают покупателю, на основании которого последний выписывает платежное поручение в трех экземплярах и сдает в обслуживающее отделение банка для оплаты. После получения оплаты поставщик производит отпуск товаров с выпиской Товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материапьных ценностей формы № ТН-2 в двух экземплярах. В заголовочной ее части указываются наименования и коды УНП, ОКЮЛП, в случаях установленных законодательством, - номера лицензий отправителя и получателя, дату и номер договора или иного документа, являющегося основанием для отпуска товарно-материальных ценностей, цель их приобретения получателем, кому и по какой доверенности они выданы; в содержательной - указывается наименование, характеристика товара (сорт, размер, расфасовка и т.д.), его количество, отпускная цена (без налога на добавленную стоимость), ставка и сумма налога на добавленную стоимость, обоснование цены (договор, прейскурант, протокол согласования цен), стоимость товаров и другие реквизиты. Она является товаросопроводительным документом на отгруженные товары и вручается (высылается) покупателю.
Отправку груза в адрес покупателя подтверждает выданная поставщику в товарной конторе станции железной дороги грузовая квитанция. Железнодорожная накладная (копия грузовой квитанции) сопровождает груз в пути следования, один экземпляр которой выдают получателю на станции назначения при получении груза.
При последующей оплате поставщик выписывает товарную накладную в двух экземплярах, сдает груз станции железной дороги в обмен на грузовую квитанцию для отправки получателю, а затем выписывает на имя покупателя платежное требование (платежное требование-поручение) в трех экземплярах. При расчетах платежными требованиями поставщик сдает в обслуживающее отделение банка платежное требование, в котором обязательно указывает дату и номер договора, дату отгрузки, номер товарного документа, способ отправки, обоснование цены на товары и т.п. Товарные документы и документы, удостоверяющие качество продукции или заменяющие их, поставщик либо прикладывает к представленным на инкассо требованиям, либо направляет по почте или нарочным непосредственно плательщику, о чем делают ссылку в платежных требованиях. При других формах расчетов все документы поставщик направляет покупателю в порядке, согласованном в договоре: по почте, нарочным и т. п.
Поступившие от поставщиков документы бухгалтерия организации оптовой торговли регистрирует в журнале учета получаемых от поставщиков документов и контроля за поступающими грузами. Записи в журнале производят в хронологическом порядке по мере поступления документов с указанием порядкового регистрационного номера, даты поступления документов, наименования поставщика, даты и номера товарного и транспортного документа, стоимости товаров, данных по налогу на добавленную стоимость, даты акцепта (согласия на оплату), даты оплаты, номера и даты товарного отчета, номера склада, оприходовавшего товары. Такой порядок учета поступающих грузов позволяет вести оперативный контроль за своевременным поступлением и полным оприходованием товаров и тары, акцептом и оплатой платежных требований (требований-поручений).
После регистрации документы подвергают всесторонней проверке:
• торговый отдел проверяет соответствие поставки условиям заключенного договора;
• экономист по ценам - правильность и обоснованность цен, оптовых надбавок, транспортных расходов;
• бухгалтерия - правильность подсчетов;
• руководитель организации дает согласие на оплату счета, а при установлении ошибок, нарушений условий договора - на отказ от акцепта.
Отказ от оплаты бывает полным и частичным. В обоих случаях он должен быть достаточно обоснованным. О мотивах отказа необходимо сообщить поставщику, а при расчетах платежными требованиями и банку. При необоснованном отказе от оплаты счета покупатель (оптовая база) по решению хозяйственного суда несет материальную ответственность перед поставщиком.
Полный отказ от платы может иметь место: при нарушении условий договора, при отгрузке товаров по ненадлежащему адресу, при предъявлении счета к оплате повторно, при отсутствии согласованной цены на товары и в других случаях.
Частичный отказ от оплаты допускается: при наличии в товарной (товарно-транспортной) накладной арифметической ошибки; при наличии произведенной частичной оплате за товары и в других случаях.
Бухгалтер организации строго контролирует сроки акцепта, предъявления в банк платежных требований-поручений, так как их задержка или невыполнение ведет к росту дебиторской задолженности, штрафным санкциям за просрочку платежа и соответственно к ухудшению финансового положения хозяйствующего субъекта. Проверенные и акцептованные документы бухгалтер передает заведующему складом для осуществления приемки поступивших товаров и тары. На основании отчета о движении товаров и тары по складу в журнале учета поступающих грузов бухгалтер ставит отметку об их оприходовании. Если по записям в журнале установлено, что товары не поступили в срок, то покупатель принимает меры к их розыску.
Товарная контора железной дороги, дорожной станции, как правило, по телефону сообщает организации-получателю о прибытии груза на станцию с последующей выдачей железнодорожной накладной. Прибывшие грузы хранятся бесплатно только 12 часов, пе считая дня их выгрузки. Сверх указанного срока с получателя взыскивают штраф за простой вагонов.
От станции груз принимает экспедитор оптовой базы, с которым заключают договор о материальной ответственности. Экспедитору выдают доверенность на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность выписывает бухгалтер с полным и точным заполнением всех реквизитов. Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, в доверенности приводят только в том случае, когда в товарном документе не отражено наименование и количество получаемых ценностей. Срок действия доверенности определяют продолжительностью получения и вывоза товарно-материальных ценностей по соответствующему документу. Доверенность подписывают руководитель и главный бухгалтер организации или их заместители, их подписи заверяются печатью. Выдачу доверенностей регистрируют в специальном журнале учета выданных доверенностей с последующей отметкой об использовании или возврате. Отметки об использовании доверенности бухгалтер производит два раза: во-первых, после получения и сдачи груза экспедитором на склад оптовой базы на основании счета поставщика и, во-вторых, по товарному отчету материально ответственного лица, оприходовавшего товары по данному документу.
Неиспользованные доверенности по истечении срока их действия экспедиторы возвращают в бухгалтерию, они аннулируются путем перечеркивания либо специальным штампом. В журнале учета выданных доверенностей бухгалтер делает отметку о возврате, а аннулированные доверенности подшивает в специальную папку, где их хранят в течение года. Лицам, не отчитавшимся за ранее выданные доверенности, новые доверенности не выдают.
Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и использования доверенностей возложен на главного бухгалтера организации.
Товарная контора станции железной дороги в обмен на доверенность выдает представителю торговой организации железнодорожную накладную для приемки груза. Экспедитор в присутствии представителя железной дороги проверяет исправность вагона (контейнера), наличие и целостность пломб, соответствие оттисков печати на пломбах отправителя груза данным, указанным в железнодорожной накладной, и т.п. При отсутствии расхождений грузы, прибывшие в исправных вагонах, выдают получателю без проверки его массы, состояния и количества мест, о чем производят отметку в железнодорожной накладной за подписью начальника отделения железной дороги, заверенную печатью. После вскрытия вагона (контейнера) экспедитор оптового предприятия проверяет целостность упаковки, соответствие качества товара по маркировке данным, указанным в спецификации, упаковочных ярлыках, которые вложены в вагон (контейнер) и осуществляет приемку груза по количеству мест или весу.