Доставку товаров от поставщиков самовывозам торговые организации производят собственным и привлеченным транспортом. Представитель торговой организации (экспедитор) после прелъяатения документа, удостоверяющего личность, по доверенности получает товары на складе поставщика. Товары в опломбированной таре экспедитор принимает по количеству мест или весу, а без тары, в открытой или поврежденной таре по количеству и качеству. В сопроводительных документах поставщика на отпущенные товары самовывозом экспедитор расписывается в приемке груза для доставки. От экспедитора доставленные товары и тару заведующий складом оптовой торговой организации принимает аналогично и расписывается в товарно-транспортной накладной поставщика в их получении и оприходовании. При выявлении недостач или пересортиц товаров, поступивших без тары, в открытой или поврежденной таре, материальную ответственность несет экспедитор оптовой торговой организации, принявший груз для доставки; а поступивших в закрытой и опломбированной таре - поставщик.
Документальное оформление приемки товаров, поступивших без счета поставщика и незаказанных. Если от поставщика поступили товары без сопроводительных документов, то их приемку осуществляет сформированная комиссия, в которую включают представителей торговой организации, поставщика или незаинтересованной стороны и материально ответственное лицо. Комиссия по результатам приемки товаров и тары состаатяст Акт на поступивший товар без счета поставщика в двух экземплярах. В акте отражают наименование товаров, их характеристику, отпускную цену, количество и стоимость. Один экземпляр акта направляют поставщику с просьбой немедленно выслать документы на отгруженные товары. Второй экземпляр акта служит основанием для оприходования товаров и тары, поступивших без счета поставщика, на ответственное хранение.
Поступившие от поставщика незаказанные товары, по которым оформлен отказ от оплаты, заведующий складом принимает на ответственное хранение на основании сопроводительных документов поставщика. На ответственном хранении товары и тара в первом случае числятся до получения сопроводительных документов от поставщика, а во втором случае - до получения распоряжения поставщика о возврате товаров, их переадресовке или реализации на более льготных условиях. Скоропортящиеся товары, принятые покупателем на ответственное хранение, подлежат реализации на условиях, согласованных с поставщиком. По товарам, принятым на ответственное хранение, покупатель несет расходы по их хранению и реализации. По договоренности сторон поставщик возмещает покупателю эти расходы на основании предъявленного счета или предоставляет дополнительную скидку на переотправку груза.
Таким образом, на всем пути движения товаров от поставщика до покупателя независимо от способов доставки и видов используемого транспорта установлена и четко разграничена полная материальная ответственность конкретных субъектов хозяйствования и материально ответственных лиц. Обеспечению сохранности товаров и тары способствует своевременное и качественное оформление первичных документов поступления товаров от поставщиков на оптовые склады торговой организации.
Налоговый учет покупки товаров в организациях оптовой торговли. Налоговый учет покупки приобретенных ценностей, в том числе и товаров, все субъекты хозяйствования ведут в связи с применением зачетного метода уплаты налога на добавленную стоимость. Сущность этого метода заключается в том, что объектом налогообложения для всех организаций служит стоимость реализованных товаров (работ и услуг), а уплаченный ими налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям является для них налоговыми вычетами. В бюджет организация уплачивает разницу между суммой налога на добавленную стоимость, начисленного с оборота по реализации и уплаченного по приобретенным товарам. В этой связи покупатели обязаны вести книгу покупок, по которой определяется сумма налога на добавленную стоимость, уплаченного поставщикам и другим кредиторам по приобретенным товарам, работам, услугам, и подлежащего зачету (возмещению). В ней указывают даты приобретения товаров, работ, услуг и их оплаты со ссылкой на номер товарного и платежного документов, подтверждающие совершение операций, наименование поставщика (продавца) и страны, налоговым резидентом которой он является, его учетный номер плательщика налогов, стоимость покупок по отпускным ценам поставщика с налогом на добавленную стоимость, в том числе стоимость покупок без налога на добавленную стоимость и сумму налога по установленным ставкам, а также стоимость покупок без налога на добавленную стоимость и сумму налога на добавленную стоимость, уплаченную при приобретении товаров в Российской Федерации. Для отражения в книге покупок приобретенные товарно-материальные ценности должны быть оприходованы материально ответственным лицом получателя и оплачены поставщику. При частичной оплате за поступившие товары уплаченный налог на добавленную стоимость определяют пропорционально погашенной задолженности поставщику. Записи в книгу покупок производят на основании товарных, товарно-транспортных накладных, грузовых таможенных деклараций, платежных и других документов по приобретенным ценностям и указывают облагаемый оборот и сумму налога на добавленную стоимость, aire сумму платежа (сумму к оплате), которая может включать стоимость возвратной стеклопосуды и тары, не облагаемых налогом на добавленную стоимость. По товарам, учитываемым по фиксированным розничным ценам, зачетный метод учета налога на добавленную стоимость в организациях оптовой торговли не применяют, так как объектом их налогообложения является валовой доход, а значит по ним не производят записи в книгу покупок. Книгу покупок ведут вручную или автоматизированным способом. На основании ее определяют сумму налога на добавленную стоимость, уплаченную за отчетный месяц и подлежащую вычету (зачету) по налоговой декларации. При отсутствии книги покупок или записей в ней налог на добавленную стоимость, уплаченный поставщикам и другим кредиторам, инспекции Министерства по налогам и сборам к вычету не принимают.
Учет товаров и тары в оптовой торговле ведут на основном, активном, материальном счете 41 «Товары», субсчете 1 «Товары и тара на оптовых складах». Дебетовое сальдо по субсчету показывает остаток товаров на складах, по дебету счета отражают поступление товаров, а по кредиту их выбытие. Приход и расход товаров и тары под отчетом заведующего складом отражают на основании первичных товарных документов. При этом строго соблюдают принципы и методологические основы учета товаров и тары, закрепленные в учетной политике организации.
Учет поступления товаров на оптовый склад. По дебету счета 41 «Товары», субсчета 1 «Товары и тара на оптовых складах» по аналитическому счету заведующего складом отражают и контролируют стоимость фактически поступивших и оприходованных материально ответственным лицом товаров и тары по учетным ценам (отпускным, контрактным или фиксированным розничным ценам). Включенную поставщиками-посредниками в покупную стоимость товаров оптовую надбавку могут учитывать на отдельном аналитическом счете «Оплаченная оптовая надбавка», открываемом к счету 41 «Товары», субсчету 1 «Товары и тара на оптовых складах».
Налог на добавленную стоимость в акцептованной сумме счета поставщика отражают по дебету активного дополнительного счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам», субсчету 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарно-материальным ценностям, работам, услугам».
Расчеты с поставщиками организации оптовой торговли ведут на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Субсчет 3 «Расчеты по авансам выданным» организации оптовой торговли могут применять при предварительной оплате счетов поставщиков и выдаче авансов. По кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают и контролируют сумму задолженности поставщику за поступившие товары и тару по покупным ценам с учетом налога на добавленную стоимость. Дебетовое сальдо по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчету 3 «Расчеты по авансам выданным» отражает суммы выданных авансов, предварительной оплаты и стоимость товаров в пути. Бухгалтер строго контролирует каждую сумму дебетового сальдо по расчетам с поставщиками, чтобы исключить несвоевременное оприходование поступивших товаров и тары и не допустить образования нереальной дебиторской задолженности.