В случаях обнаружения повреждения вагона (контейнера), целостности пломб отправителя и обнаружения недостачи или порчи груза по вине железной дороги по требованию грузополучателя или по инициативе транспортной организации для приемки товаров по количеству и качеству формируют комиссию из представителя торговой организации, экспедитора и представителя железной дороги. По факту повреждения вагона, отсутствия пломб на них, обнаружения пломб с неясными оттисками, просрочки доставки груза, простоя вагона, утраты документов и т.п. комиссия составляет акт общей формы в трех экземплярах. Недостачу товаров, не превышающую нормируемых потерь при транспортировке, комиссия фиксирует в железнодорожной накладной. Подпись представителя железной дороги заверяют печатью. Потери товаров в пути в пределах установленных норм убыли списывают на затраты получателя.
На выявленную недостачу товаров в других случаях или их порчу комиссия составляет Коммерческий акт в трех экземплярах. В нем указывают наименование товара, его количество или массу согласно документам поставщика и фактически, определяют сумму ущерба. Дату и номер составленного акта указывают в железнодорожной накладной и товарной накладной поставщика. Первый экземпляр акта общей формы и коммерческого акта передают представителю железной дороги, второй - прикладывают к отчету материально ответственного лица, оприходовавшего товары, третий - сдают в бухгалтерию торговой организации, на основании которого транспортной организации предъявляют претензию.
При доставке товаров со станции железной дороги на склад оптовой базы на каждую поездку оформляют товарно-транспортную накладную в четырех экземплярах. Она подтверждает факт доставки груза, его класс, массу, обеспечивает учет работы грузового автомобиля и позволяет определить стоимость услуг за перевозку товаров для осуществления расчетов между торговой и автотранспортной организацией.
Документальное оформление и порядок приемки товаров и тары по количеству, ассортименту и качеству. Приемка товаров по количеству и качеству производится в соответствии с Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утвержденным Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. № 1290, ГОСТами, другими нормативными документами и договорами с поставщиками.
Приемку товаров по количеству и качеству, поставляемых поставщиком в открытой или поврежденной таре, осуществляет экспедитор торговой организации в момент приемки товаров на станции железной дороги; на складе поставщика - при самовывозе товаров; заведующий складом - на складе торговой организации при приемке от экспедитора покупателя или поставщика при централизованной доставке товаров. Доставленные экспедитором на склад торговой организации товары, поставляемые поставщиком в закрытой исправной таре, заведующий складом в присутствии товароведа принимает по количеству единиц, ассортименту и качеству. Приемка товаров на складе покупателя по качеству должна быть проведена не позднее 10 дней, а по скоропортящимся продуктам - в течение 24 часов. Приемка товаров на складе покупателя по количеству должна быть проведена при одногородних поставках не позднее 10 дней, при иногородних - не позднее 20 дней, а по скоропортящимся продуктам - в течение 24 часов.
По маркировке на ящиках, пачках, коробках материально ответственное лицо подсчитывает количество единиц, массу, проверяет сортность, комплектность продукции, отпускные цены на товары и тару и сверяет их с данными товарной или товарно-транспортной накладной поставщика. В случае выявления несоответствия между фактическим количеством и качеством поступивших товаров и тарьг с данными сопроводительных документов поставщика приемку товаров приостанавливают и возобновляют после создания комиссии.
В комиссию входят представители покупателя, поставщика (или по его поручению представитель от иного юридического лица, местного органа управления или самоуправления, выделенного с их согласия) и материально ответственное лицо, принимающее груз. Покупатель должен вызвать представителя поставщика не позднее 24 часов, а по скоропортящимся товарам -немедленно после обнаружения недостач, пересортиц и т.п. или в сроки, установленные договором или законодательством. Вызов представителя иногороднего поставщика обязателен только в случаях, предусмотренных договором или условиями поставки. При неявке представителя поставщика в срок или с его согласия по договору в комиссию включают:
• при приемке продукции (товаров) по количеству - компетентного представителя общественности, назначенного руководителем торговой организации из числа лиц, утвержденных решением профсоюзного комитета, или постоянного представителя вышестоящей организации;
• при приемке продукции (товаров) по качеству - представителя органа, осуществляющего государственный контроль качества товаров, если это предусмотрено законодательством или договором (центра гигиены и эпидемиологии Министерства здравоохранения, центра стандартизации и метрологии Комитета по стаггдартизации, метрологии и сертификации и др.).
Экспертизу нестандартных товаров, а также явно недоброкачественных, испорченных продуктов, не требующую специальной медицинской компетенции, осуществляют товароведы торговой организации или представители инспекции по качеству.
Гигиеническую экспертизу пищевых продуктов представители санитарно-эпидемиологической службы проводят только при наличии специфических санитарно-эпидемиологических показаний.
Представители другого юридического лица или общественности для участия в приемке товаров обязаны представить надлежаще оформленное и заверенное печатью юридического лица или профсоюзного комитета покупателя разовое удостоверение на участие в приемке.
В случае отсутствия профсоюзной организации у покупателя с согласия продавца покупатель осуществляет приемку товаров по количеству и качеству самостоятельно и комиссию по приемке формирует в одностороннем порядке.
По результатам приемки товаров по количеству и качеству на выявленные расхождения комиссия составляет А кт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей. В акте подробно описывают выявленные дефекты и их причины, дают подробные выводы и предложения комиссии по выявленным недостачам и пересортицам, указывают приложения: упаковочные ярлыки тарных мест, пломбы тарных мест, транспортные документы и др. Дату и номер составленного акта указывают в товарной (товарно-транспортной) накладной поставщика. Первый экземпляр акта высылают поставщику, второй - прикладывают к отчету материально ответственного лица, третий - передают в бухгалтерию.
На основании надлежаще оформленных и утвержденных руководителем организации актов об установленных расхождениях в количестве и качестве при приемке товаров на сумму причиненного ущерба торговая организация:
• предъявляет поставщику претензию, если ему была произведена предварительная оплата;
• заявляет частичный отказ от оплаты за предъявление частично бестоварного счета (отказ предъявляет в обслуживающее отделение банка);
• при расчетах платежными требованиями-поручениями оплачивают только за фактически поступившие товары.
При отсутствии расхождений по количеству и качеству заведующий складом в получении груза расписывается в товарных документах поставщика, указывает на сумму принятых товаров и тары и заверяет свою подпись штампом склада. При автоматизации учета для формирования базы данных для натурально-стоимостного учета товаров и тары на оптовых складах выписывают внутренние товарные накладные на оприходование фактически поступивших товаров и тары.
Бесплатно поступившую от поставщиков тару вместе с товаром заведующий складом приходует по ценам возможной реализации на основании акта на оприходование тары, не указанной в счете поставщика. Акт в одном экземпляре составляет комиссия, назначенная руководителем организации из представителя администрации, представителя общественности и материально ответственного лица.
Документальное оформление приемки товаров, поступивших в порядке централизованной доставки и самовывозом. От одногородних поставщиков на оптовые склады торговых организаций товары поступают, как правило, в порядке централизованной доставки. С учетом применяемых форм расчетов последовательность оформления платежных и товарных документов при автомобильных перевозках будет такая же, как и при железнодорожных. На товары, подготовленные к отправке, поставщик выписывает Товарно-транспортную накладную формы № ТТН-1 в четырех экземплярах. Второй экземпляр товарно-транспортной накладной остается у грузоотправителя для списания товарно-материальных ценностей, а три экземпляра вручают водителю (экспедитору) при отправке груза покупателю. К товарно-транспортной накладной прилагаются документы, удостоверяющие качество товаров.
Заведующий складом поступившие в опломбированной таре товары принимает от представителя поставщика по количеству мест или массы, сверяя фактическое наличие с данными первичных документов. При отсутствии расхождений заведующий складом расписывается в получении груза во всех экземплярах товарно-транспортной накладной, подтверждает время начала и окончания разгрузки товаров и заверяет свою подпись штампом склада, который заменяет доверенность на получение товаров от поставщика. Первый экземпляр товарно-транспортной накладной, предназначенной для оприходования поступивших товаров и тары, оставляет у себя, а третий и четвертый экземпляры возвращает перевозчику. Третий экземпляр служит основанием для расчетов за автоуслуги, поэтому перевозчик прилагает его к счету за перевозку груза и высылает заказчику, а четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета работы автомобильного транспорта и для начисления заработной платы водителю. Последующую приемку товаров по количеству и качеству заведующий складом проводит в установленные сроки. Приемку товаров, поступивших в открытой и поврежденной таре, заведующий складом производит по количеству и качеству в присутствии представителя поставщика. При установлении расхождений с данными документов поставщика приемку товаров осуществляет комиссия, в которую входит и представитель поставщика. На установленные расхождения по количеству и качеству комиссия составляет Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей в трех экземплярах. Один экземпляр акта передают представителю поставщика. Во всех экземплярах товарно-транспортной накладной указывают номер и дату составленного акта. На фактически поступившие товары заведующий складом выписывает свою товарно-транспортную накладную в двух экземплярах с передачей второго экземпляра представителю поставщика