11. Предоплата, аванс оформляются:
У поставщика, применяющего учетную политику по оплате:
Счет-фактура на сумму аванса, предоплаты выписывается в одном экземпляре для поставщика. В графе «наименование товаров» указывается «предоплата» или «аванс». Счет-фактура регистрируется в книге продаж и с момента поступления средств является основанием для начисления НДС.
По мере отгрузки (отпуска) товаров в счет полученной суммы аванса (предоплаты) счета-фактуры за тем же номером выписываются на фактически отгруженные товары в двух экземплярах и регистрируются в книге продаж в таком же порядке.
Одновременно в книге продаж сторнируется запись предоплаты в пределах суммы счета-фактуры фактической отгрузки.
У поставщика, применяющего учетную политику по отгрузке:
Счет по форме 868 на сумму аванса, предоплаты выписывается в одном экземпляре. В графе «наименование товаров» указывается «предоплата», «аванс». По мере отгрузки товаров в счет предоплаты выписываются счета-фактуры в установленном порядке в двух экземплярах и регистрируются в книге продаж.
У покупателя.
Предварительная оплата осуществляется на основании выписанного поставщиком счета-фактуры или счета по форме 868 или на основании Договора без записи в книге покупок.
Зачет НДС производится в порядке, предусмотренном пунктом 10 (см.выше), т.е. при соблюдении четырех обязательных условий.
12. Счет-фактура также составляется:
а) при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), включая основные средства и нематериальные активы;
б) при направлении средств участников совместной деятельности в период создания общей долевой собственности.
В перечисленных выше случаях в счетах-фактурах, кроме наименования товаров, поставщик обязан указать: «безвозмездная передача», «передача в уставный фонд», «совместная деятельность».
Счета-фактуры регистрируются у передающей стороны в книге продаж, а у получателей — в книге покупок с пометками, указанными выше.
При выделении передающей стороной в счетах-фактурах НДС в книге покупок сумма налога отражается способом красное сторно.
13. Счета-фактуры в одном экземпляре составляются на суммы средств полученных штрафов, пеней, неустоек за нарушение обязательств, предусмотренных Договорами поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются в книге продаж и являются основанием для начисления НДС.
Счет-фактура плательщику не передается, в книге покупок не регистрируется и НДС зачету не подлежит.
14. Счет-фактура выписывается в установленном порядке при отгрузке товара (выполнении работы, оказании услуги) физическим лицам, предпринимателям без образования юридического лица, с указанием данных конкретного покупателя. Эти счета-фактуры подлежат регистрации у поставщика в книге продаж и являются основанием для начисления НДС.
Физические лица-получатели не могут предъявлять эти счета-фактуры в налоговые органы для возмещения НДС.
15. В поручениях на оплату отгруженных товаров (оказанных услуг, выполненных работ) обязательна ссылка на № и дату счета-фактуры.
16. Для предприятий розничной торговли и общественного питания, реализующих товары за наличный расчет с использованием ККМ, требования Порядка считаются выполненными, если в соответствии с пунктом 9 Порядка покупателю выдан кассовый чек, содержащий следующие показатели:
* наименование организации (предприятия) продавца;
* номер кассового аппарата;
* номер и дата выдачи чека;
* стоимость товара (включая НДС).
Это относится также и к другим организациям (предприятиям), оказывающим платные услуги населению за наличный расчет с использованием ККМ (п.11 письма ГНС и МФ РФ от 25.12.96 г. № 109). Однако, если эти организации (предприятия) не используют ККМ при оказании услуг населению, допускается применение прежних бланков счетов формы 868 взамен новых счетов-фактур с последующим отражением их в книге продаж (см. п. 11 письма ГНС и МФ РФ от 25.12.96 г.).
17. Составление счета-фактуры, книги продаж и книги покупок на компьютере.
Для недорогих программ, ориентированных на малые и средние предприятия, минимальным требованием является возможность автоматизированной подготовки и печати счетов-фактур. Программа должна поддерживать полуавтоматическое заполнение всех реквизитов счета-фактуры на основе соответствующих электронных справочников и данных о состоянии склада, а также удобный режим ввода информации о новых покупателях.
Для более сложных программ с широкими аналитическими возможностями необходим дополнительный сервис в ведении и учете всех документов.
Электронные книги покупок и продаж позволяют контролировать взаиморасчеты с поставщиками и покупателями. Целесообразно вести электронные реестры счетов кредиторов, договоров, контрактов.
Электронные шаблоны счетов-фактур позволяют автоматически формировать документы оприходования товаров на складах, в том числе если обнаружена недостача, и отражать эти операции на счетах бухгалтерского учета.
Для правильного формирования счета-фактуры необходима автоматизированная калькуляция отпускной цены, на основе которой будет рассчитан НДС.
Электронный реестр счетов-фактур дает возможность отслеживать авансовые платежи.
Дополнительным сервисом программы может быть возможность получения различных аналитических отчетов по книгам покупок и продаж, по контрагентам, по группам или отдельным наименованиям товаров.
Комплексная автоматизированная система учета счетов-фактур позволит упорядочить расчеты с контрагентами и реализовать главную цель — усилить контроль за правильным начислением НДС и расчетом с бюджетом.
18. Хранение счетов-фактур, книг покупок и книг продаж.
Книги покупок вместе с первыми экземплярами счетов-фактур и книги продаж вместе со вторыми экземплярами счетов-фактур в соответствии с перечнем типовых документов по срокам хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.88 г., должны храниться 5 полных лет с даты последней записи.
19. Ответственность за несоставление и неиспользование счетов-фактур в соответствии в пунктом 1»б» статьи 13 Закона РФ «Об основах налоговой системы в РФ» возлагается на налогоплательщика, т.е. на руководителей предприятий (организаций) или уполномоченных ими лиц, и в случае нарушения наказывается штрафом в размере 10% от причитающихся к уплате сумм НДС за последний отчетный квартал, непосредственно предшестующий проверке.
Заключение
Как стало известно, в конце февраля 1997 года Министерство юстиции РФ после проведения правовой экспертизы со-всестного письма Государственной налоговой службы РФ от 25.12.96г. № ВЗ-6-03/890 и Министерства финансов РФ от 25.12.96 г. № 109 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость» в его регистрации отказало в связи с отклонением от отдельных норм, указанных в Порядке, утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.07.96 г. № 914.
Эти отклонения приводятся ниже.
ПОРЯДОК ведения учета счетов-фактур Постановление Правительства РФ от 29.07.96 г. № 914
ПИСЬМО
ГНС и Минфина РФ от 25.12.96 г. № ВЗ-б-03/890 и № 109
/у/у/г/я? /— счет фактура дает право на зачет (возмещение) сумм НДС в порядке, установленном Законом.
Счет-фактура составляется не позднее 10 дней с даты отгрузки товара или предоплаты (аванса)
/у/у/в» ^— обязывает поставщика составлять счет-фактуру по мере поступления любых денежных средств, но не позднее 10 дней со дня их получения
/гунл-м /— счет-фактура составляется организацией (предприятием)-поставщиком на имя организации (предприятия)-покупателя
лумл-/» •/, абзац седьмой — при отгрузке товара физическим лицам, предпринимателям без образования юридического лица счета-фактуры выписываются в установленном порядке с указанием данных конкретного физического лица
/гумх/п ^— предусматривает раздельное хранение полу-чаемых и выдаваемых счетов-фактур
/гунл~/л У— предусматривает возможность составления счетов-фактур с использованием компьютера
лумл'/я <У— счета-фактуры, несоответствующие установленным нормам их заполнения, не могут являться основанием для зачета покупателю НДС в порядке, установленном Законом
/гумл'/тг ^— для предприятий розничной торговли и общественного питания, реализующих товары за наличный расчет, требования Порядка считаются выполненными в том случае, если продавец выдал покупателю кассовый чек, содержащий:
— наименование организации продавца;
— номер кассового аппарата;
— номер и дату выдачи чека;
— стоимость (цена) продаваемого товара с НДС
Раздельное хранение не предусмотрено. Однако в пункте 6 — копии хранятся в книге продаж, в пункте 8 — оригиналы хранятся в книге покупок
/гуну/п ^— допускается использование компьютерной технологии и для составления счетов-фактур и при больше»! количестве поставщиков и покупателей — ведение книг покупок и продаж
лу»л-/п < абзацы третий и двенадцатый — позволяет налогоплательщикам впредь до особых указаний неполное заполнение счетов-фактур
/гум»'»г //— распространяет этот порядок и на другие органи-зации, оказывающие платные услуги (работы) населению за наличный расчет с использо-ванием ККМ. А если эти организации не используют ККМ, допускается применение действующих бланков строгой отчетности взамен счетов-фактур, с последующим их отражением в книге продаж у поставщика
Государственная налоговая служба Российской Федерации № ВЗ-6-03/890 Министерство финансов Российской Федерации № 109 Письмо от 25 декабря 1996 года
О ПРИМЕНЕНИИ СЧЕТОВ-ФАКТУР ПРИ РАСЧЕТАХ ПО НАЛОГУ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ С 1 ЯНВАРЯ 1997 ГОДА
С 1 января 1997 г. в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 8 мая 1996 г. № 685 «Об основных направлениях налоговой реформы в Российской Федерации и мерах по укреплению налоговой и платежной дисциплины» все плательщики налога на добавленную стоимость обязаны составлять счета-фактуры при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг).