Засвідчення документів, створених відділом кадрів (довідок про трудовий стаж, місце роботи та заробітну плату тощо) та копій документів, що видаються на руки громадянам, стороннім організаціям, органам влади, здійснюється шляхом їх підписання відповідною посадовою особою та проставленням печатки структурного підрозділу, а в окремих випадках - печатки підприємства. Печатка надає документу юридичної сили, засвідчує автентичність підпису посадової особи. Про порядок використання печаток і штампів у роботі кадрової служби розповідається в статті А. Стрельнікова ("КУ"№12, 2008р)
Зі зростанням кількості документів дедалі частіше виникають питання, які документи мають бути обов’язково зареєстровані, а з якими можна працювати без унесення їх даних до облікових форм. Про відповідальність за реєстрацію і облік йдеться в статтях Л. Паланської "Реєстрація службових документів".
Ефективне функціонування сучасного підприємства, управління його діяльністю неможливі без постійного, досконалого й швидкого обміну інформацією, її фіксації для передавання в просторі та збереження в часі. (Згідно з ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. ").
Фіксування інформації - обов'язковий елемент будь-якої управлінської діяльності. Матеріальними носіями такої зафіксованої інформації слугують документи. Саме вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємства, є основою для прийняття певних рішень, проведення аналітичної і довідково-пошукової роботи. Успіх роботи підприємства значною мірою залежить від упорядкованості управлінської діяльності, обліку та контролю за виконанням рішень, що забезпечується перш за все якісним документуванням. Основні вимоги до тексту документа викладено в розділі 4 Методичних рекомендацій щодо застосування ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", схвалених протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 7 листопада 2003 р. № 7.
Текст документа складають українською (державною) мовою. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською мовою. Текст документа слід викладати аргументовано, стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.
Під час складання тексту можна використати такі форми його подачі: суцільний текст, таблична і трафаретна. Зазвичай текст містить такі логічні елементи: вступ, основну частину, висновки.
У вступі слід подавати інформацію, що готує адресата до сприйняття. Це може бути стислий, з посиланням на факти, виклад історії питання, вказівка на подію, що зумовили написання документа, тощо.
В основній частині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти.
Заключна частина має містити положення (прохання, пропозицію, вимогу), заради якого складено документ. Текст документа можна поділяти на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки).
Заголовки розділів друкують з великої літери (дозволено написання великими літера ми всього заголовка).
Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не ставлять.
Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами і розділяють крапками:
1. Розділ
1.1 Підрозділ
1.1.1 Пункт
1.1.1 1 Підпункт
Іноді після останньої цифри у номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).
У службових документах можливе скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, установленими ДСТУ 3582-97 "Інформація та документація".
Тексти документів репрезентують офіційно-діловий стиль мови. Під час складання будь-якого документа слід дотримуватись основних вимог до текстів офіційно-ділового стилю.
Кожен документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами. Склад реквізитів установлює Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р № 55. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності. Стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення та способу оброблення документа. Склад реквізитів документів за ДСТУ 4163-2003:
1 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
2 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
3 - зображення нагород
4 - код організації
5 - код форми документа
6 - назва організації вищого рівня
7 - назва організації
8 - назва структурного підрозділу організації
9 - довідкові дані про організацію
10 - назва виду документа
11 - дата документа
12 - реєстраційний індекс документа
13-посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 - місце складання або видання документа
15 - гриф обмеження доступу до документа
16 - адресат
17 - гриф затвердження документа
18 - резолюція
19 - заголовок до тексту документа
20 - відмітка про контроль
21 - текст документа
22 - відмітка про наявність додатків
23 - підпис
24 - гриф погодження документа
25 - візи документа
26 - відбиток печатки
27 - відмітка про засвідчення копії
28 - прізвище виконавця і номер його телефону
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі
31 - відмітка про надходження документа до організації запис про державну реєстрацію.
Зображення Державного герба України відтворюють на бланках документів державних установ з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України" від 19 лютого 1992 р. № 2137-ХІІ. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів (Додаток 3) зображення Державного герба України розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації
На бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм. (Додаток 4)
Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України (ст.7 Закону України "Про Автономну Республіку Крим" від 17 березня 1995 р. № 95/95-ВР).
Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком.
Розміри зображення емблеми не обмежуються, але вона має бути не більшою ніж 17 мм.
Зображення нагород можна розміщувати на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів "Назва організації", "Назва структурного підрозділу організації".
Код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його зазначення дає змогу швидко передати інформацію засобами електрозв'язку та уникнути помилок, що можуть виникнути під час передавання назв організацій. На бланках для листів цей код проставляють після реквізиту "Довідкові дані про організацію". На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ проставляють у спеціально позначених місцях.
Код організації е однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства.
Код форми документа проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98, затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024. ДК 010-98 містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації.
Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованих форм документів, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації. Наприклад, код наказу про звільнення - 0203008, у якому 02 - позначення класу (організаційно-розпорядча документація), 03 - позначення підкласу в межах даного класу (документація з управління кадрами), 008 - реєстраційний номер уніфікованої форми документа Слід зазначити, що код документа використовують переважно в автоматизованих системах діловодства, тому необхідність фіксування такого коду підприємство вирішує самостійно і окремо для кожного виду, документа. Цей реквізит друкують 8-м кеглем над реквізитом "Назва виду документа".