Призначення розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля ефективної реалізації поставлених перед ним завдань. Регулятивна функція спрямовується від керівника підприємства до керівників структурних підрозділів та працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.
До групи розпорядчих документів належать:
постанови;
рішення;
ухвали;
накази (розпорядження);
вказівки.
Постанови є адміністративними актами загального порядку, які не можуть вичерпати себе одноразовим виконанням і зберігають чинність до їх відміни.
Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома державними органами, громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо.
Наказ (розпорядження) - це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, установи, організації, який приймає одноосібне рішення (генеральний директор, директор) або діє від імені колегіального органу управління (голова правління) у межах своїх повноважень з метою вирішення основних і оперативних завдань.
Наказ оформлюється на загальному чи спеціальному бланку підприємства або на чистих аркушах паперу формату А4 за допомогою друкарських засобів переважно з поздовжнім центрованим розміщенням реквізитів. До складу останніх належать:
зображення Державного герба України (для державних установ);
зображення емблеми підприємства або товарного знака (знака обслуговування);
назва організації вищого рівня - оформлюється залежно від відомчого підпорядкування, а для внутрішніх потреб - за рішенням підприємства;
назва підприємства (повна чи скорочена) - автора документа - наводиться відповідно до установчих документів (статуту, положення, установчого договору);
назва структурного підрозділу або територіального відділення, філії - зазначається на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник має право видавати окремі види розпорядчих документів;
назва виду документа - оформлюється великими літерами без відступу від межі лівого берега при кутовому розташуванні реквізитів або центровано - при поздовжньому;
дата наказу - дата його підписання. Останнє здійснюється в процесі затвердження розпорядчого документа керівником, який робить запис від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташування реквізитів місці. (Додаток 20)
реєстраційний індекс документа - складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.
місце складання або видання документа - проставляється центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, від межі лівого берега - при кутовому;
заголовок до тексту документа - стисло передає основний зміст наказу.
відмітка про контроль - проставляється в разі потреби від руки літерним позначенням "К" чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;
текст документа;
відмітка про наявність додатків - проставляється в разі потреби. Додатки є невід'ємною частиною розпорядчого документа. Кожен додаток візується на його останньому аркуші керівником підрозділу, який готував цей додаток до проекту документа, або вищим керівником;
підпис - оформлюють згідно з ДСТУ 4163-2003 - реквізит власноручно проставляється керівником підприємства на першому примірнику документа. У разі його тривалої відсутності таким правом (за окремим наказом) наділяється особа, якій доручено тимчасове виконання обов'язків керівника.
зовнішнє погодження - здійснюється тоді, коли інформація, наведена в розпорядчому документі, стосується сфери інтересів інших підприємств. Воно може виконуватися однією особою чи колегіальне й оформлюється відповідним чином із зазначенням грифа погодження або документується на окремому аркуші погодження з позначкою в розпорядчому документі "Аркуш погодження додається", що проставляється на місці відповідного грифа;
візи документа - проставляють у разі потреби в наказах на лицьовому або зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша. Незалежно від того, де проставляються візи, вони обов'язково мають містити повну назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису, дату, а якщо необхідно - додаткову оцінку (як от: "Зауваження і пропозиції додаю", "Заперечую") ',
прізвище або ПІБ виконавця та номер його телефону - дані про посадову особу, що єукладачем проекту документа, їх проставляють у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Крім того, відмітка із зазначенням прізвища або ПІБ укладача проекту документа і номера його службового телефону може містити інформацію про кількість примірників документа та їх спрямування. Відомості про адресатів розпорядчого документа можуть оформлятися і на окремому листку - "Аркуші надсилань", у якому вказують назви структурних підрозділів або прізвища керівників, яким адресується примірник наказу.
відмітка про виконання документа і направлення його до справи - проставляється від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша наказу для подальшого формування документів у справи;
відміткапро наявність документа в електронній формі - проставляється за допомогою нижнього колонтитулу в центрі нижньої о берега лицьового боку першого аркуша документа;
запис про державну реєстрацію-фіксується тільки на нормативних актах (наказах і постановах міністерств та інших органів державної виконавчої влади). Здійснюється це в Міністерстві юстиції України з метою внесення до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження залишається вільне місце.
Текстова частина розпорядчих документів потребує максимальної чіткості у викладенні змісту, однозначність є обов'язковою вимогою до всіх комунікативних одиниць тексту. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово й логічно відділені, вони характеризуються певною автономністю. У вступі обґрунтовується основна ідея повідомлення із зазначенням його підстави, мети та причини. Водночас основний зміст інформації не розкривається.
Структурі вступної частини притаманні такі компоненти:
анотаційність - перерахування проблем, викладених в основному тексті;
прагматичність - опис цільової установки наказу;
концептуальність - деякі теоретико-методологічні та інші положення, що становлять основу документа;
енциклопедичність - опис робіт, що передували діям, про які йдеться в документі, - на змістовому рівні знаходить свій вияв у висвітленні трьох ключових моментів констатуючої частини.
Базою для обгрунтування дій можуть виступати:
посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий або ін) із зазначенням його назви, автора, дати, номера, заголовка до тексту;
формулювання мети і завдань, що мають бути вирішені підприємством;
опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.
Одночасна наявність у вступній частині всіх зазначених складників, а саме - підставі, мети та причини видання наказу, не обов'язкова.
Зміст констатуючої частини зазвичай передається із застосуванням усталених прийменникових конструкцій та дієприслівникових зворотів. Серед найбільш уживаних: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, з метою, у зв'язку з, на впровадження та ін.
Утім, констатуючої частини може і не бути, якщо пропоновані до виконання дії не потребують роз'яснення.
Вступна та основна частини розпорядчого документа поєднуються ключовими мовами - (своєрідним структурно-логічним сполучним елементом), які водночас виступають найбільшим виразником директивності. їх змінюють залежно від змісту розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих наказів (розпоряджень) підприємств, які затверджуються керівником одноосібне, подаються від першої особи у формі однини: "НАКАЗУЮ: " - у наказах, "ПРОПОНУЮ: ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ: ", "ДОРУЧАЮ: " - у розпорядженнях.
Машинописним способом ключові слова відокремлюються одним міжрядковим інтервалом окремим рядком від межі лівого берега, що є логічним продовженням зазначеного в констатуючій частині та початком розпорядчої частини. Жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова не ставиться, за винятком потреби в узгодженні з правилами. На межі ключового слова і розпорядчої частини ставиться двокрапка, адже за змістом є потреба в додатковому поясненні (а саме?, що?).
Розпорядча частина має бути чітко структурована. Тому обов'язковою умовою розпорядчих документів виступає рубрикація тексту, за якої пункти і підпункти основної частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб: