Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а якщо немає офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Реквізит розміщують над назвою організації, яка створює документ. (Додаток 5) Якщо організація має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня. (Додаток 6)
Назва організації має відповідати назві зазначеній в установчих документах.
Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою. (Додаток 7) Якщо документ підготовлено організаціями одного рангу,їх назви розміщують на одному рівні. (Додаток 8)
Назву структурного підрозділу організації або її територіального відділення, філії, особи зазначають на бланках внутрішніх документів (протоколів, актів, службових записок), якщо підрозділ є видавником документа, а його керівник або посадова особа має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації
Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні для контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса, номери телефонів, а в разі потреби - номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб-сторінки, дані про ліцензії, патенти тощо. (Додаток 9)
Поштову адресу вказують відповідно до пункту 58 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 серпня 2002 р. № 1155. Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності:
повна назва підприємства;
назва вулиці, номер будинку, номер кімнати (офісу);
назва населеного пункту, району, області;
поштовий індекс. Назва виду документа має відповідати переліку форм документів, використовуваних в організації. Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (наприклад, бланк наказу) або надрукована під час оформлення документа. Розміщення на кутовому бланку (Додаток 10).
Дата документа - обов'язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації тощо.
Дату документа проставляють арабськими цифрами у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 26 січня 2007 року треба оформлювати 26.01.2007. Якщо день місяця або місяць складається лише з однієї цифри, то перед нею проставляють нуль 03.01.2007.
Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання, її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ.
Для службових листів основною датою є дата їх реєстрації.
Реєстраційний індекс документа - це умовне цифрове чи літерно-цифрове позначення, яке надають документу під час його реєстрації.
Реєстрації підлягають документи, створені організацією, та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб,
Складові частини реєстраційного індексу відділяються одна від одної скісною рискою. Наприклад:
190/03-10, де 190 - порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 - індекс справи за номенклатурою;
02-583, де 02 - група документів згідно з класифікатором виконавців, 583 - порядковий номер.
Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком. На початку кожного нового календарного (або навчального) року нумерацію поновлюють.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, фіксують тільки в документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Його розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.
Місце складання або видання документа вказують тоді, коли його не можна визначити за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилок під час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті "Довідкові дані про організацію".
Гриф обмеження доступу до документа засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.
Метою обмеження доступу до інформації, є захист державної або приватної проставляють у верхньому правому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами "Адресат" або "Гриф затвердження документа". За потреби його доповнюють номером примірника документа.
Адресат - реквізит, що містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням. Розміщується з правого боку на відстані 92 мм у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу.
Реквізит "Адресат" максимально може складатися з таких елементів:
назва організації-адресата (у називному відмінку);
назва структурного підрозділу (у називному відмінку);
назва посади одержувача (у давальному відмінку);
прізвище (у давальному відмінку) та ініціали;
поштова адреса.
Кожну зі складових адресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів.
Гриф затвердження документа вказує на його засвідчення посадовою особою або іншим нормативним документом після підписання, а отже, визначає певний правовий чи нормативний статус документа. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, яке так і друкується великими літерами (без лапок), назви посади, підпису, ініціала (-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. (Додаток 11) Дату і підпис власноруч проставляє тільки та особа, яку зазначено у грифі затвердження.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, яке друкується великими літерами (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ (у називному відмінку), його дати і номера. (Додаток 12)
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа (з відступом від межі лівого берега 104 мм). Крім того, гриф розташовують вище реквізиту "Назва виду документа", адже затверджується не лише текст документа, а він сам.
Резолюція - це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа, зроблений керівником. У резолюції можуть бути зазначені організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа.
Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. При написанні резолюції замість прізвища можна зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа.
Заголовок до тексту документа містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа. Заголовок повинен бути коротким, точно передавати зміст тексту й відповідати на питання "про що?", "кого?", "чого?", наприклад:
наказ (про що?) про створення ліквідаційної комісії;
посадова інструкція (кого?) помічника керівника;
протокол (чого?) засідання трудового колективу ВАТ "Славське";
положення (про що?) про відділ кадрів.
Заголовок формулює укладач тексту документа. Його розмішують без відступу від межі лівого берега першого аркуша над текстом документа. Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм, або 28 друкованих знаків.
Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Відмітку про контроль позначають літерою К або словом Контроль (без лапок), які проставляють від руки чи за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту. Для написання відмітки використовують червоний, синій, зелений чи інший яскравий колір.
Відмітку про наявність додатків розташовують під текстом документа без відступу від лівого берега. Додатки можуть бути трьох видів:
додатки, що є самостійними документами й надсилаються супровідним листом;
додатки, що пояснюють, доповнюють зміст основного документа;
додатки, що вводяться в дію або затверджуються розпорядчими документами.
На велику кількість додатків складають опис, а в документі після тексту посилаються на нього.
Якщо до розпорядчого документа є лише один додаток, то його не нумерують.
Підпис - реквізит службового документа, який надає йому юридичної сили і свідчить про відповідальність особи за його зміст. Підпис розміщують або під текстом документа, або під відміткою про наявність додатка. Підпис складається з назви посади особи (повної, якщо текст документа надрукований не на бланку, чи скороченої, якщо на бланку), особистого підпису та його розшифрування (ініціала (-ів) і прізвища
Гриф погодження документа фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи та назви організації, яка погоджує документ, особистого підпису, його розшифрування й дати. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис" без відступу від межі лівого берега, а якщо є візи, то під ними. (Додаток 13) Якщо погодження здійснюється протоколом, рішенням, актом тощо, то гриф погодження оформлюють з відповідним відступом від межі лівого берега.
Візи документа - напис, зроблений посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду зі змістом. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціала (-ів) і прізвища особи, яка візує документ, а також із дати візування. Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа нижче реквізиту "Підпис". Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотному боці.