Дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
Витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа.
Відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта.
За строками зберігання - постійного (довічне зберігання документів), тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.
За технікою відтворення - рукописні і надруковані.
Рукописний - документ, зміст якого особа написала власноруч чи іншим безпосереднім способом.
Надрукований - документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
За способом фіксації інформації - письмові, графічні, електронні, фото-, фоно-, відео-документи та ін.
Письмовий - текстовий документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
Графічний - зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або креслення лініями, штрихами, світлотінню.
Електронний - документ, який створюють та використовують тільки в мережах комп'ютерної системи.
Фото-, фоно - та відеодокументи - документи, зміст яких зафіксовано за допомогою відповідно: фотографічних зображень, будь-якою системою звукозаписування чи засобами відеозаписувания.
Заява - це документ, що містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, який подають на ім'я посадової особи. Заяви бувають особисті та службові.
Особиста заява містить прохання особи до керівника підприємства або підрозділу, її пишуть власноруч в одному примірнику.
Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені підприємства і вона адресована посадовій особі іншого підприємства, структури тощо. Такий документ можна відтворити механічним способом у кількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організацій, вихідний номер документа тощо).
Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання відпустки, матеріальної допомоги тощо мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів працівникам кадрових служб доцільно оформити трафаретні зразки таких заяв, а також попереджувати авторів заяв про вимоги до їх оформлення.
Заяви найчастіше оформлюють від руки на чистому аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. У будь-якому випадку мають бути дотримані встановлені береги, а саме: ЗО мм-лівий, 10 мм - правий, по 20 мм - верхній та нижній.
Заява складається з таких реквізитів:
Адресат - назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку.
Відомості про адресанта (заявника). У відомостях про себе зазначають: прізвище, ім'я та по батькові (у родовому відмінку), домашню адресу та номер телефону (зовнішня особиста заява), паспортні дані та номер ідентифікаційного коду (за потреби). У службових заявах працівники не вказують домашню адресу, але обов'язково назву посади.
Кожен елемент реквізиту адресата і відомостей про заявника оформлюється з окремого рядка.
Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять. Заголовок до тексту заяви не складають.
Текст є найважливішим елементом заяви. Його починають писати з абзацу з великої літери. У ньому стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного в заяві.
Структурно текст складається з: прохання (прошу прийняти, прошу надати, прошу звільнити, прошу перевести, прошу дозволити тощо);
і обґрунтування (у зв'язку з..., через..., з огляду на..., відповідно до..., оскільки... тощо). Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додаються до неї (копії дипломів, довідки-виклики з навчальних закладів, медичні довідки тощо), із точним зазначенням виду і на зви документа а також кількості сторінок.
Оформляють додатки кількома способами:
після тексту з абзацу пишуть "До заяви додаю" і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка;
після тексту пишуть "До заяви додаються такі документи" або "Додаток" і вказують назви документів у формі називного відмінка.
Дата написання проставляється заявником власноруч під час написання заяви (ліворуч).
Підпис проставляється праворуч навпроти дати написання заяви. (Додаток 16)
Розшифрування особистого підпису заявника не вимагається, оскільки його прізвище та ініціали обов'язково зазначаються у відомостях про заявника.
У разі потреби заяву може бути завізовано посадовою особою, яка бере участь у вирішенні питання, порушеного в заяві (керівником структурного підрозділу, в якому працює заявник, керівником кадрової, фінансової чи юридичної служби тощо).
Резолюцію на заяві проставляють на вільному від тексту місці, як правило, у верхній частині першого аркуша заяви.
Автобіографія - це документ, у якому особа викладає основні факти свого життя. Вона складається працівником самостійно і є обов'язковим документом особової справи. Текст автобіографії пишуть власноруч на аркуші паперу формату А4 або на спеціальному бланку. Автобіографія складається з таких реквізитів:
назва виду документа (розміщується по середині рядка, крапка після назви не ставиться);
текст,
дата написання - (під текстом ліворуч);
підпис (під текстом праворуч).
У тексті автобіографії зазначають: своє прізвище, ім'я, по батькові;
дату народження (число, місяць, рік);
місце народження (місто, село, район, область, країна);
відомості про освіту (повна назва всіх навчальних закладів, де здобували освіту, та спеціальність, яку отримали після навчання); відомості про трудову діяльність (у хронологічному порядку вказують усі назви місць роботи й посади, які обіймали); відомості про участь у громадській роботі (всі її види); відомості про нагороди та заохочення; стислі відомості про склад сім'ї; домашня адреса та телефон (у разі потреби).
Текст автобіографії викладається від першої особи, але не потрібно зловживати займенником "я".
Інформацію слід подавати вичерпно, точно, стисло, приділяти основну увагу фактам, а не вдаватися до міркувань та опису подій. Кожне нове повідомлення слід писати з абзацу і не допускати виправлень. (Додаток 17)
Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей конкретної особи. Цей документ складають на вимогу самого працівника або на письмовий запит підприємства, установи, організації. Характеристика може бути потрібна в разі вступу до навчального закладу, висування на обрані посади, для участі в конкурсі, атестації працівника тощо.
Характеристика складається з таких реквізитів:
Назва виду документа.
Відомості про особу, якій видається характеристика: прізвище, ім'я, по батькові, посада, рік народження, національність, освіта. Анкетні відомості пишуть праворуч або посередині у стовпчик. Вони подаються у формі родового відмінка (без прийменника), а відомості про освіту - у називному відмінку.
Текст, який містить таку інформацію:
трудова діяльність особи (з якого часу працює або навчається);
ставлення до службових обов'язків (ставлення до роботи чи навчання;
рівень професійної майстерності;
які успіхи та досягнення має в роботі, навчанні, творчості;
відомості про державні нагороди та заохочення);
громадська діяльність;
моральні якості (риси характеру, рівень авторитету серед співробітників);
призначення характеристики.
На кожного працівника, який підлягає атестації, складається службова характеристика,що підписується його безпосереднім керівником, затверджується керівником вищого рівня.
Атестаційна характеристикамає містити аналіз виконання працівником посадових обов'язків, відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо. (Додаток 18)
Характеристика-поданнянеобхідна під час висування на виборні посади чи для підготовки документів на присвоєння звання, зокрема військового, при обранні на посаду за конкурсом, вступу до навчального закладу тощо.
Матеріалом для написання педагогічної характеристикиє факти, зібрані в процесі спостереження за учнем чи студентом. У характеристиці описують усі якості особистості, які створюють цілісне уявлення про особу.
Рекомендаційний лист - це службовий документ, який містить позитивний чи негативний відгук про особу. Його подають у різних випадках: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, вступ до вищого навчального закладу, влаштування на нову роботу, збирання інформації про ділових партнерів тощо. Рекомендація (від лат. rесотепdаtіо - доручення) - письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада. Так, рекомендаційний лист часто оформлюють на бланку установи, засвідчують підписом керівника та печаткою підприємства. Обов'язкові реквізити цього документа такі: заголовок, текст, печатка або штамп (необов'язковий реквізит), дата складання. Крім того, у рекомендаційному листі можуть бути вказані контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо. Після тексту вказують посаду, прізвище й ініціали особи, яка дає рекомендацію. Якщо лист не особистий, підпис засвідчують печаткою. Рекомендаційний лист має бути коротким (на одну сторінку), але змістовним, чітко характеризувати особу. (Додаток 19)