- повысить лояльность сотрудников;
- наладить отношения внешние (структурные) и внутренние (между сотрудниками);
- создать имидж и поддержать уже существующую репутацию корпорации;
- сплотить коллектив;
- отметить праздник и просто отдохнуть и расслабиться.
Необходимо заранее решить, какие формы отдыха будут более уместны и принесут ожидаемые результаты: пассивное созерцание, активное участие, застолье, концерт и т.д. Например, если устраиваются спортивные командные состязания, нужно учитывать, что не всегда абсолютно все участники морально или физически готовы к такому виду отдыха. Важно определить степень участия персонала в программе – индивидуальное, командное или комбинированное. Очень значимо так продумать сюжет праздника, чтобы на протяжении всего действия не создавалось ситуации, когда хотя бы одному из присутствующих стало скучно или не нашлось места в программе.
Значение места проведения также очень важно. Выбирая площадку для проведения праздника, обязательно стоит учитывать: вид и формат мероприятия, возраст и вкусы гостей, время года, репутацию заведения. Одна из задач, стоящих перед организаторами – это провести праздник, который был бы отражением корпоративной культуры компании.
Большинство руководителей ежегодно, а то и по нескольку раз в год устраивают такой отдых в неформальной обстановке. Спрос на него растет из-за желания руководителей компаний дополнительно поощрять и мотивировать своих сотрудников. Организация совместного корпоративного отдыха приносит плоды в виде хорошего настроения сотрудников и их лояльности по отношению друг к другу и к компании. Однако вне зависимости от того, где и какой проходит праздник - в стенах ли родной компании, в ресторане, в доме отдыха или на борту теплохода - задача организаторов не пустить празднование на самотек.
Как правило, с этим успешно справляются агентства по проведению корпоративных мероприятий, которые оказывают весь спектр услуг по организации корпоративного отдыха, различных праздников. В их компетенции находятся разработка сценария корпоративного отдыха, подготовка развлекательной программы со зрелищными фейерверками, оформление залов, кейтеринг, изготовление сувенирной продукции, транспортное и техническое обслуживание.
На сегодняшний день вопрос об особенностях организации и проведения корпоративных праздников прояснился. Определилось место этих мероприятий в общей стратегии развития предприятия — корпоративные мероприятия стали позиционироваться как инструмент работы с персоналом, а презентации и фестивали вошли в BTL-комплекс маркетинга компаний. Тот, кто раньше брался за организацию праздников от безвыходности, а не по призванию, теперь получил возможность заниматься своей основной работой. У кого-то на самом деле проявились организаторские способности, такие специалисты остались в этом бизнесе. Все поголовно рекламные агентства, турфирмы, рестораны уже не заявляют о том, что они способны организовать праздник. Некоторые из этих компаний создали отделы, непосредственно занимающиеся организационными работами, другие, хотя по-прежнему и заявляют об организации праздников собственными силами, реально действуют чужими руками, то есть, по сути, являются посредниками между заказчиком и истинным организатором.
Постепенно ситуация нормализуется. Теперь практически у каждого артиста или музыканта есть свой менеджер, который и ведет переговоры об условиях выступления. Создается единый график оплаты труда артиста. Продюсерские центры начинают концентрироваться на создании и продвижении различных эстрадных проектов, а когда тот или иной коллектив приглашают выступить на корпоративном мероприятии, выполняют функции его менеджера. Сотрудники ресторанов совершенствуются в своем деле, многие из них умеют грамотно организовать банкет и уже не берутся за создание шоу-программы.
Среди организаторов праздников есть зарекомендовавшие себя перед клиентами, «проверенные временем». Разработкой концепции праздника, подбором и координацией исполнителей занимаются люди с опытом, они решают поставленные вами задачи, создают действительно оригинальный сценарий, предоставляют широкий выбор артистов и дают гарантии.
Большинство корпоративных мероприятий, что вполне естественно, проводится за пределами офисов компаний (78,1%), с таким же времяпрепровождением связано и большинство пожеланий относительно будущих вечеринок (82%). Традиционной популярностью пользуются городские кафе и рестораны, загородные пансионаты и базы отдыха, а также выезды на природу.[12]
Но, независимо от вида и места проведения корпоративного мероприятия, существуют общие правила по их организации и проведению (Приложение 2).
В первую очередь, должна быть поставлена чёткая задача перед корпоративным мероприятием, будь то вечеринка, семинар или PR акция.
Второе - подробный план корпоративного мероприятия.
Третье – необходимо составить смету мероприятия.
Четвёртое - проводится соцопрос сотрудников, для того чтобы учесть их пожелания по проведению корпоративного мероприятия.
Пятое - решить, кто будет организовывать мероприятие, и найти исполнителя.
Существует стандартный пакет услуг по организации и проведению корпоративного праздника, который обычно включает:
- Подбор места проведения (ресторан, банкетный зал, площадка на открытом воздухе).
- Праздничное оформление, соответствующее концепции мероприятия.
- Разработка сценария проведения праздника.
- Развлекательная программа.
- Организация питания (фуршеты, банкеты, выездное питание).
- Техническое обеспечение праздника (свет, звук, спецэффекты, сценические конструкции и прочее).
- Фото- и видеосъемка, изготовление фильмов и роликов.
- Транспортные услуги (аренда автобусов, лимузинов, карет).
Если более детально рассматривать период подготовки проведения и непосредственно саму структуру корпоративного праздника, можно выделить несколько ключевых моментов, которые являются основными его составляющими.
1. Подбор площадки (турбазы, теплохода, ресторана, кафе, банкетного зала) и его соответствие замыслу и духу праздника.
2. Банкетное меню. Если праздник не тематический (праздник пива, например) и состав блюд может быть любым, рекомендуем сделать его как можно более разнообразным, чтобы максимально угодить вкусам ваших гостей.
3. Техническое обеспечение площадки. Особенно, если планируется проведение шоу-программы, необходимо наличие сцены, звуковой аппаратуры, соответствующего освещения и профессионального ди-джея необходимы и на этом лучше не экономить. Ди-джей не только обеспечит техническую возможность качественной работы артистов, но и проведёт дискотеку, если она запланирована на вашем мероприятии.
4. Праздничное оформление. В праздничном оформлении обычно используются живые цветы и воздушные шары, надувные конструкции – многое зависит от площади помещения и предпочтений клиента.
Кроме того, чтобы праздник состоялся, необходимыми условиями являются:
1. Ведущий - крайне важный элемент, он должен, ориентируясь на месте, не имея времени на раздумья, обходить все возникающие трудности и шероховатости, чтобы для участников праздник проходил гладко. От его профессионализма, опыта, личного обаяния которого зависит успех всего мероприятия. Ведущий - связующая нить праздника. Посредством тостов, поздравлений, конкурсов, розыгрышей, общего конферанса он задает тон торжеству.
2. Звуковое обеспечение - звуковая аппаратура и профессиональный звукорежиссер (DJ) дают возможность:
-ведущему, и всем произносящим речи говорить в микрофон, не надрываясь в попытках быть услышанными;
-обеспечить возможность выступления артистов;
-заполнить паузы в программе фоновой музыкой;
-организовать «звуковую канву» праздника (музыкальные отбивки, джинглы, фанфары, звуковые подкладки под голос);
-провести танцевальную часть праздника сообразно вкусам гостей, оперативно реагируя на жанровые пожелания и заказы песен (в фонотеке звукорежиссера, как правило, несколько тысяч разноплановых композиций).
Основной принцип построения корпоративного мероприятия – постепенное общее повышение уровня эмоциональной насыщенности до того предела, когда люди готовы развлекать себя сами: танцевать, общаться друг с другом, инициировать различные игры и конкурсы.
Существуют следующие основные положения:
- для максимальной эффективности и решения поставленных перед ним задач, мероприятие должно быть информационно насыщенным;
- мероприятие должно быть интересным и по максимуму учитывать предпочтения различных его участников;
- мероприятие должно быть интересным и выполнять также развлекательную функцию;
- эмоциональное состояние участников мероприятия должно идти по восходящей траектории, достигая своего пика во второй половине праздника.
Рассмотрим типовую структуру корпоративного праздника подробнее.
Сценарий мероприятия строится из нескольких блоков. Самые простые блоки – начало мероприятия и конец. Важно грамотно заполнить середину, чтобы в программе не было «провалов» и гости не заскучали. Оптимальной представляется такая схема событийной организации корпоративного праздника.
Первый блок. Сбор и встреча гостей. 40 – 60 мин.
Съезд гостей, аперитив, приглашение занять свои места на банкете. Необходимый элемент любого мероприятия, который позволяет не только дождаться всех приглашенных, но и, что более важно, плавно ввести гостей в атмосферу праздника, настроить на дальнейшие события. Не нужно перегружать встречу гостей информационно и эмоционально. Для того чтобы гости смогли лучше сориентироваться в программе мероприятия и в пространстве праздника, можно организовать группу встречающих, раздачу программок мероприятия, лотерейных билетов, всевозможной атрибутики: значков, масок, новогодних наборов и т.д. Здесь уместна фоновая музыка, например, джазовый коллектив, камерный струнный оркестр. Неуместны яркие шоу-программы, раздача дорогих подарков, насыщенная конкурсная программа с командными играми, громкая музыка.