Подбираются элементы мероприятия: ведущие, выездное питание, если необходимо техническое обеспечение, костюмы и транспорт.
Говоря о замысле корпоративного праздника необходимо отметить, что творческая работа над замыслом всего представления главная задача - найти режиссерский ход, способный увязать между собой все взятые для решения темы, то в эпизодах первым всегда лежит идея, которая, находя свое отражение в отобранном содержании и образном решении, связывают все эпизоды в единое целое.
До начала проведения мероприятия обязательно обсуждаются с клиентом следующие вопросы:
Участники:
- Кто те люди, которые приглашены на мероприятие?
- Сколько человек придет?
- Будит ли количество женщин и мужчин одинаковое?
- Существуют ли какие-то ограничения или предварительные условия, которые необходимо принять во внимание?
- Знакомы мы люди друг с другом?
- По какому поводу мероприятие?
Время:
- Когда планируется проводить мероприятие?
- Далеко ли до этого дня?
Тема:
- Традиционное мероприятие?
- Что хотят донести до гостей вечера?
- Есть ли своя идея, включения в программу встречи чего-то особенного или неожиданного?
Место проведения мероприятия:
- В помещение?
- На природе?
Для успешного проведения корпоративных мероприятий важно соблюдать определенные правила, а именно – проверять каждое мероприятие на соответствие следующих компонентов: место, принципы, программа и участники.
Первый компонент – место проведения, поскольку от того, каким оно будет, на 50% зависит успех мероприятия.
Если проводится общий праздник, необходимо следить за тем, чтобы место в первую очередь соответствовало количеству участников по размерам.
Необходимо выделить достаточное количество места для танцев и предусмотреть отдельную барную стойку или помещение, в котором сотрудники могут пообщаться tet a tet, т.к. одна из целей любого корпоративного мероприятия – общение в неформальной обстановке.
Второй компонент любого корпоративного мероприятия – принципы. Важно, чтобы мероприятие было оформлено как единое целое, даже если это обычный выезд на природу.
Например, могут быть такие формы корпоративных мероприятий:
- спортивные соревнования – это одна из любимых форм корпоративных мероприятий в «мужских» коллективах. Здесь важно обеспечить вовлеченность всех сотрудников в процесс: предложить несколько видов спортивных соревнований различной сложности. А для тех, кто предпочитает «оставаться на трибуне», предложить выступить в роли активных болельщиков с использованием «кричалок» и других форм поддержки;
- вручение премий – это могут быть как серьезные номинации из серии «Сотрудник года», «Открытие года», «Трудолюбие года», «Событие года» или номинации с юмором: «Каприз года», «Фраза года», «Недоразумение года». Для успеха этой формы проведения важно соблюдать следующие принципы: включенность всех сотрудников в определение лауреатов и номинантов и наличие «памятных» призов (статуэтки, дипломы с названием номинации);
- выездные корпоративные тренинги – особенность этой формы проведения в том, что удается успешно совместить приятное с полезным. Задачи таких тренингов могут быть разными – повысить командность, получить навыки, провести организационную диагностику (выявить области в управлении персоналом, которые нуждаются в коррекции). Таким образом, определение «сверхидеи» мероприятия – один из наиболее важных компонентов. Чтобы не ошибиться в выборе, окончательное решение должен принимать один человек, руководствующийся своим видением данного события.
Следует заранее формировать видение того, каким будет праздник. Представить то впечатление, которое этот праздник должен произвести на сотрудников. Например, «праздник должен быть веселым, радостным и немножко сумасшедшим». Или «праздник должен быть строгим, официальным и шикарным». От этого и будет зависеть и форма, и программа, и другие аспекты мероприятия.
Поскольку люди воспринимают информацию и атмосферу через разные каналы восприятия: визуальный, слуховой и ощущения, то необходимо тщательно продумывать музыкальное сопровождение: выступления музыкантов, звучание музыки во время сбора гостей. Кроме того, необходимы зрительные образы: фотографии, видеоролики и яркие краски. Надо предоставить участникам возможность ощутить атмосферу праздника: например, пусть зал будет полон шаров – участники с удовольствием их возьмут в руки, а также возможность сделать что-то своими руками, например, в одном из конкурсов. Главное – это соответствие музыки, зрительных образов и ощущений.
Третий компонент – программа. Необходим подробный сценарий того, что будет происходить. Во избежание незапланированных обстоятельств минута в минуту описывается последовательность, продолжительность и содержание всего, что будет происходить на празднике. Обязательное согласование сценария со всеми, кто будет принимать участие в его «реализации». Программа должна быть разнообразной и позволить всем участникам быть вовлеченными в процесс. Разнообразие заключается в разных формах активности, которые будут предложены участникам мероприятия.
Требование к разнообразию связано с тем, что разные люди предпочитают разные формы активности, которые связаны с их стилями обучения:
- одни люди, назовем их активистами, получают больше удовольствия от непосредственного участия в процессе. Они любят быть в центре события и с готовностью участвуют во всем, что предлагают организаторы;
- другие, так называемые теоретики, предпочитают слушать. Для них подойдут такие формы активности, как речи, отчеты и т. п. Они с удовольствием расскажут что-то интересное по заданной теме (можно использовать это как один из элементов программы);
- «рефлекторы» любят наблюдать и задавать вопросы. Среди участников мероприятия их можно узнать по тому, как они наблюдают за происходящим, обсуждают увиденное с коллегами. Чтобы максимально вовлечь этих людей, можно включить в программу вопросы – от записок, адресованных президенту компании, до викторины. Понравится им и демонстрация фильма об основных событиях компании или какого-либо мероприятия;
- «прагматики» стремятся во всем найти конкретную пользу. Именно они больше всего запоминают в корпоративном мероприятии «получение подарков» или «конкурсы с призами». Именно для них в мероприятие включаются различные соревнования.
Таким образом, обладая достоверной информацией о том, кого в компании больше – «активистов» или «рефлекторов», программа мероприятия должна быть разнообразной и включать все формы активности. Только тогда удастся сделать праздник незабываемым и уникальным.
Последний компонент – участники. Речь идет не о количестве участников, а об их вовлеченности в процесс. Какой смысл от мероприятия, в котором формально принимают участие много сотрудников, а по факту активны немногие? Вовлеченности можно добиться только тогда, когда все действия направлены на то, чтобы людям понравилось устраиваемое событие. Залог успеха – это желание сделать событие запоминающимся и удачным.
Для того, чтобы сотрудники вовремя смогли попасть на праздник:
- все сотрудники подробно проинформируются о времени и месте проведения мероприятия;
- если место проведения удалено, обговаривается возможность транспортировки сотрудников;
- даты мероприятий не назначаются на потенциально неудобные для проведения даты. Такими датами могут быть: 30 и 31 декабря, 8 марта и 23 февраля, вечер пятницы летом. Для этого проводится опрос среди сотрудников, какие из дней будут максимально удобными (или неудобными).
Кроме того, праздник должен быть оформлен таким образом, чтобы было понятно – это праздник данной компании, а не любой другой: элементы корпоративного стиля и оформления в соответствии с целями праздника, программа, подчеркивающая элементы корпоративности.
Проведение корпоративных праздников должно быть четко регламентировано. Именно поэтому грамотная его разработка имеет важнейшее значение. Таким образом профессионально проведенное корпоративное мероприятие запомнится атмосферой веселья, радости, дружелюбия, энергичности.
2.3 Базовые мероприятия, проводимые в санатории-профилактории «Березки» ОАО ПО ЭХЗ г.Зеленогорска
В настоящее время на базе профилактория «Березки» наиболее востребованными являются следующие корпоративные мероприятия.
1. Совместное празднование Нового года, Дни рождения предприятия и профессиональных праздников
Такие корпоративные мероприятия уже стали традиционной частью корпоративной жизни любой компании.
Специалисты профилактория разрабатывает оригинальные программы, отталкиваясь от пожеланий клиента, учитывая тему праздника, направления деятельности компании клиента, его музыкальные пристрастия и т.д.
В них обычно включается официальная часть, в которой руководство компании сообщает об итогах работы, а также развлекательная часть или шоу-программа с участием артистов. Каждая часть помогает решить свои задачи.
Руководитель подводит итоги работы, отмечает особо удавшиеся проекты и сделки, и отдельных личностей, обозначить позитивные тенденции.
Проводится церемония награждений за производственные заслуги, что увеличивает мотивацию сотрудников на достижение более высоких целей.
Развлекательная программа – создаёт позитивную атмосферу в коллективе.
Специалисты профилактория грамотно организовывают программу на новогоднем празднике, вовлекают в неё зрителей, путём участия в играх и весёлых конкурсах. Сохранить же эти воспоминания помогает маленький сувенир с логотипом, нанесённым на него, который будет напоминать о том, кто для них устроил всё это действо!
2. Выездной корпоративный праздник на природе
Выездной корпоративный праздник на свежем воздухе - один из самых интересных и запоминающихся видов отдыха. Как показывает многолетняя практика, корпоративный отдых на природе является одним из востребованных, особенно в летнее время. При хорошей и детально проработанной организации - это самый оптимальный вариант активного корпоративного отдыха на природе.