Исключительной сферой деятельности начальника ОК является обеспечение планирования и организация работы отдела.
Инспектор по кадрам. Цель деятельности: ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
Инспектор по кадрам относится к категории специалистов. Принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия по представлению начальника ОК. Инспектор по кадрам непосредственно подчиняется начальнику ОК. Эту должность занимает женщина 25 лет, имеющая высшее экономическое образование и стаж работы в должности - 3 года.
На инспектора по кадрам возлагаются следующие функции:
1) Ведение учета личного состава предприятия и его подразделений,
2) Участие в разработке мероприятий по снижению текучести кадров,
3) Оформление документации по кадрам,
4) Проверка соблюдения графиков отпусков на предприятии,
5) Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности.
В должностные обязанности специалиста входит:
— ведение учета личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;
— оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другой установленной документации по кадрам;
— формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
— подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;
— заполнение, учет и хранение трудовых книжек, произведение подсчета трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
— произведение записей в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;
— внесение информации о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, контроль за его своевременным обновлением и пополнением;
— ведение учета предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
— оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;
— изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;
— подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
— осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
— составление установленной отчетности.
Специалист по кадрам. Цель деятельности: выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
Специалист по кадрам относится к категории специалистов. Эту должность занимает женщина 37 лет, имеющая высшее экономическое образование и стаж работы в данной должности 4 года.
В должностные обязанности входит:
— выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
— принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;
— проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;
— участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля;
— информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях;
— принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду;
— осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;
— участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;
— принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных комиссий оформлении их решений;
— анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;
— контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;
— составляет установленную отчетность.
Табельщик. Цель деятельности: ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.
Относится к категории технических исполнителей. Должность табельщика занимает женщина 28 лет с высшим техническим образованием и стажем работы в данной должности 3 года.
На табельщика возлагаются следующие функции:
1) Ведение табельного учета работников предприятия,
2) Осуществление контроля за явкой на работу, опозданиями и неявками,
3) Работа с документацией,
4) Выполнение отдельных поручений своего непосредственного руководителя.
В должностные обязанности входит:
— ведение табельного учета фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществление контроля за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах;
— делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих;
— систематическое внесение изменений, связанных с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.;
— контроль за своевременностью представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе;
— в установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
Как видим, для ОК используется линейная организационная структура. Она позволяет давать единые и четкие распоряжения, характеризуется простотой в управлении и оперативностью принятия решений, но вместе с тем предъявляет высокие требования к начальнику ОК.
На уровне начальника ОК принимаются все решения, относительно управления персоналом. На нем лежит вся ответственность за деятельность ОК. Начальнику ОК непосредственно подчиняются специалист и инспектор по кадрам. На этом уровне проводится сбор и анализ информации, а так же принятие некоторых управленческих решений. Инспектору по кадрам подчинен табельщик, являющийся техническим исполнителем.
Для данного предприятия и на данном этапе развития эта структура позволяет относительно быстро выполнять основные функции по управлению персоналом.
3.2. Цели, функции и задачи службы по управлению персоналом филиала ФГУП «Охрана»
В 2006 году среднесписочная численность работников предприятия составляла 177 человек. Большинство из них являются рядовыми охранниками.
На предприятии ФГУП «Охрана» по Кемеровской области нами было опрошено 49 человек. Из них 4 сотрудника службы управления персоналом (далее будем именовать ее отделом кадров в соответствии с положением об отделе кадров (ОК)). Опрос помог нам представить структуру работающих на предприятии.
Таблица 3.1 – Характеристика выборки
| № | Вопрос / Варианты ответа | Количество ответивших, чел. | Количество ответивших, % |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Пол | ||
| мужской | 33 | 66 | |
| женский | 17 | 34 | |
| 2 | Возраст | ||
| до 25 | 9 | 18 | |
| от 26 до 35 | 18 | 36 | |
| от 36 до 45 | 14 | 28 | |
| от 46 до 55 | 7 | 14 | |
| Больше 56 | 2 | 4 | |
| 3 | Семейное положение | ||
| холост / не замужем | 5 | 10 | |
| женат / замужем | 45 | 90 | |
| 4 | Уровень образования | ||
| среднее | 2 | 4 | |
| средне-специальное | 5 | 10 | |
| неоконченное высшее | 0 | 0 | |
| высшее | 43 | 86 | |
| 5 | Образование | ||
| экономическое | 10 | 20 | |
| юридическое | 6 | 13 | |
| психологическое | 2 | 4 | |
| педагогическое | 0 | 0 | |
| иное гуманитарное | 8 | 16 | |
| техническое | 20 | 40 | |
| военное | 4 | 8 | |
| другое | 0 | 0 | |
| 6 | Степень удовлетворенности выбором профессии | ||
| удовлетворен | 18 | 36 | |
| скорее удовлетворен | 23 | 46 | |
| не удовлетворен | 3 | 6 | |
| скорее не удовлетворен | 2 | 4 | |
| трудно сказать | 4 | 8 | |
| 7 | Трудовой стаж | ||
| Общий: | |||
| менее года | 5 | 10 | |
| от 1 до 5 лет | 10 | 20 | |
| от 6 до 10 лет | 16 | 32 | |
| свыше 10 лет | 19 | 38 | |
| По специальности: | |||
| менее года | 9 | 18 | |
| от 1 до 5 лет | 11 | 22 | |
| от 6 до 10 лет | 23 | 46 | |
| свыше 10 лет | 7 | 14 | |
| В данной организации: | |||
| менее года | 5 | 10 | |
| от 1 до 3 лет | 45 | 90 | |
Проанализировав данные таблицы 3.1 можно сказать, что: