В 2003 році у порівняні з 2002 роком майже всюди спостерігається негативні тенденції. Зокрема по показниках ефективності використання окремих груп активів – зниження рівня фондовіддачі оборотності запасів, оборотності дебіторської заборгованості, зокрема тривалість фінансового циклу, основні показники ефективності грошових потоків або знижується або зростає в незначній мірі.
Підприємству слід переглянути склад своїх активів та вжити заходи щодо зменшення суми дебіторської заборгованості.
Розділ 5. Автоматизація обліку і аналізу активів
5.1 Аналіз сучасного програмного забезпечення автоматизації бухгалтерського обліку
Автоматизація бухгалтерського обліку на підприємстві і підготовка фінансової звітності в умовах перехідної економіки є однією з найважливіших задач. Сам по собі бухгалтерський облік на підприємстві може розглядатися як внутрішня справа підприємства, а основою для оцінки фінансово-господарської діяльності підприємства з боку держави служить звітність (бухгалтерський баланс та інші багаточисельні звітні форми). Комп’ютерна програма дасть можливість бухгалтеру зекономити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточний фінансовий стан підприємства і його перспективи.
Перший етап розробки програм автоматизації бухгалтерського обліку співпав по часу із перебудовою, коли в країні з’явилась реальна потреба в продуктах такого типу для потреб малих підприємств і кооперативів, обслуговування тимчасових трудових колективів та інших суб’єктів бухгалтерського обліку. Цей період характеризувався масовим ввезенням в нашу країну персональних комп’ютерів, що в значній мірі обумовило вибір останніх в якості основної апаратної платформи для бухгалтерських розробок. Більшість програм створювалось у вигляді АРМ (автоматизованих робочих місць) і призначалось для використання на автономних комп’ютерах. В той час були популярні перші бухгалтерські програми: „Фінанси без проблем” (Хакерс Дизайн), „Турбо-бухгалтер” („ДІЦ”), „Парус” („Парус”).
Другий етап пов’язаний із розвитком комерційних структур і початком приватизації. На хвилі загальної комерціалізації спостерігалося бурхливе зростання тиражованих розробок, які в значній мірі потіснили замовлювані. Саме тоді були створені сьогоднішні фірми-лідери: „1С”, „Діасофт”, „Омега”.
Сучасний, третій етап розвитку бухгалтерських програмних систем характеризується створенням інтегрованих програмних засобів, які об’єднують декілька предметних галузей автоматизації.
Найбільш повною є класифікація програм бухгалтерського обліку, яка складалася при проведенні конкурсів програмного забезпечення в межах СНД. Доповнений і уточнений перелік основних класів програмного забезпечення, що зазвичай пропонується на конкурсах і виставках, та його характеристику представлено в додатку.
Для малого і середнього бізнесу широко використовується програма "Інфо-бухгалтер" фірми "Інфо-бухгалтер" (раніше відомої як ТОВ "Информатик"). В продажі пропонуються слідуючі версії: для MS-DOS - базова 2.6, професіональна 3.5; для Windows - професіональна 7.1. Для ведення обліку на декількох комп’ютерах розроблена мережева версія. Всі версії розраховані на непідготовленого користувача. Програма виконує всі необхідні розрахунки і в ній можна розраховувати також зарплату, податки, розраховувати амортизацію основних засобів, проводити фінансовий аналіз підприємства.
Можна сказати, що бухгалтеру, працюючому з "Інфо-бухгалтерія", достатньо ввести господарські операції – все інше буде виконано автоматично. Сьогодні програма стала майже стандартом для багатьох користувачів і розробників – недарма більшість програм мають можливість передачі даних в систему "Інфо-бухгалтер". "Інфо-бухгалтер" також пропонує: баланс зі всіма додатками; оборотні відомості; Головну книгу; відомості аналітичного обліку по рахункам; журнали-ордери; аналіз фінансової діяльності з побудовою графіків і діаграм.
Програма "Фолио" (АО "Центр економічних наук комп’ютерних програм Фоліо") пропонує бухгалтеру: ведення бухгалтерського обліку будь-якого числа підприємств на одному комп’ютері з можливістю одержання зведеного балансу декількох підприємств; ретельний фінансовий аналіз діяльності організацій, по яким ведеться бухгалтерія; облік руху коштів в динаміці; фінансовий баланс для керівника і звіт про прибуток і збитки по місяцям і рокам; аналітичні показники; валюта; зарплата; склад; система прогнозування оптимальної ціни продажу партії товару; можливість генерації нових форм звітності.
Програма “Парус-Предприятие 7.11” комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого і середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити план рахунків, номенклатуру запасів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку тощо.
Програма складається з функціонально відокремлених модулів: “Администратор”, “Бухгалтерия”, “Реализация и склад”, кожен з яких містить один або декілька додатків, тобто програм, що працюють в OC MS Windows.
Інформація, яка вводиться в програму, надходить в базу даних, що є єдиною для всіх модулів програми. База даних може знаходитись на жорсткому дискові комп’ютера в мережі за умови користування програмою кількома користувачами у мережі.
В програмі “Парус-Предприятие 7.11” крім налагодження облікових параметрів і інтерфейсу обов’язково проводиться налагодження робочого місця. Робоче місце в програмі – конкретний модуль програми, встановлений на конкретному комп’ютері. Вся інформація зберігається в різних об’єктах, зареєстрованих в програмі. Об’єктом можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари, тощо.
Програма “Парус-Предприятие 7.11” включає три види розділів: облікові регістри, функціональні розділи та словники. В облікових регістрах зберігається та обробляється інформація про об’єкти, в якості яких можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки. Функціональні розділи забезпечують виконання операцій з обробки інформації одночасно з кілької облікових регістрів. Словники представляють собою особливий вид розділів. Словник – будь-яке сховище інформації, що не є обліковим регістром, в якому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками або оборотами, а деякі допоміжні відомості („План рахунків, „Шаблони документів”, „Контрагенти”, „Номенклатура” та ін.).
Факти господарської діяльності, призначені для обробки в бухгалтерському обліку, знаходять своє відображення в журналі обліку господарських операцій. Інформація до журналу надходить з документів, інвентарних картотек, валютних активів та пасивів, спеціалізованих модулів та зовнішніх програм.
Програмний комплекс „Галактика” підходить до будь якого профілю підприємства і форми його власності, підсистеми охоплюють весь спектр типових виробничо-економічних функцій, при цьому, можливе налаштування на специфічні особливості господарської, фінансової і виробничої діяльності самих різних підприємств – даний продукт можуть ефективно використовувати невеликі компанії і великі корпорації. Окрім цього, користувачі можуть самостійно розвивати систему шляхом достатньо простих інструментальних засобів. Система „Галактика” ефективно експлуатується в багатоофісних корпораціях і компаніях з віддаленими філіями, завдяки підтримці розподілених баз даних.
Комплекс „Галактика” – середовище управління бізнесом в промисловості та торгівлі, в якій реалізується повний ринковий цикл: аналіз ринку, макропланування, бізнес планування, планування операцій, виконання господарських операцій, відображення здійснених дій в бухгалтерському обліку, формування звітності, аналіз господарської та фінансової діяльності.
Основні принципи, які реалізовані в системі:
інтелектуальність – вирішуються задачі управління підприємством за рахунок наявності блоку „Аналіз оперативної інформації по господарським операціям” (доповнення до традиційної схеми реєстрації та накопичення даних в бухгалтерії);
інтегрованість – „наскрізне” проходження операційних та організаційних документів через різні підрозділи підприємства;
модульність – можливість поетапного впровадження та формування системи з модулів за вибором користувача;
корпоративність – підтримка розподіленнях баз даних, необхідна для інформаційної взаємодії в середині корпорації (холдінга) або підприємства з декількома офісами та територіально віддаленими філіалами (складами).
Система „Галактика” підтримує як виробництво робіт, так і надання послуг дозволяє вести паралельний облік в декількох стандартах (Україна, Росія, GAAP, IAS, HGB й др.). Крім того, маючи засоби економічного аналізу, система дозволяє виявити чітку схему оподаткування та визначити структуру платежів з ціллю запобігання податкових перевиплат та штрафів.
На базі комплексу створюється та розвивається єдина операційна-інформаційна система підприємства, яка допомагає персоніфікувати відповідальність мінімізувати податки, налагодити виробничу та технологічну дисципліну.
Більш 6000 клієнтів по всій території СНГ використовують розроблені корпорацією програмні продукти.
5.2 Принципи вибору та вимоги до програмного забезпечення
Для вибору програмного забезпечення, яке лежить в основі функціонування автоматизованого робочого місця слід керуватись наступними принципами: