Нельзя появляться в учреждении и тем более перед клиентом небрежно и неопрятно одетым, в грязной обуви, непричесанным, поскольку это не эстетично. Одежда может быть недорогой – это будет нормально воспринято клиентом, но если она грязная, мятая – это вызовет отрицательное отношение к социальному работнику.
В разговоре с клиентом следует умеренно пользоваться такими средствами невербального общения, как мимика и пантомимика: избыточность жестов может быть истолкована как неискренность, наигранность; полное их отсутствие – как скованность и равнодушие; благородная сдержанность жестов является признаком уравновешенности и духовной силы. Речь должна быть спокойной, плавной, понятной, без вульгаризмов и неологизмов.
Принцип учета народных обычаев и традиций
Этот принцип важно соблюдать в работе потому, что каждый народ имеет собственную невербальную знаковую систему, собственные обычаи и традиции, многие из которых свято чтят наши современники. При всей схожести в основах – в традиции большинства народов уважение к старшим, оказание помощи слабым и их защита, умение держаться с достоинством – проявление их может быть различным. И социальному работнику, чтобы случайно не попасть в неловкое положение, следует изучать традиции того народа, с представителями которого он работает.
Знание народных обычаев и традиций поможет социальному работнику правильно построить диалог с клиентом, получить ответ на интересующие его вопросы и предложить необходимую помощь, не выходя за рамки возможностей системы социальной защиты.
Правила поведения в разных жизненных ситуациях различны, однако они соответствуют приведенным выше принципам этикета. В повседневной деятельности социальный работник должен руководствоваться этими принципами, чтобы случайно не поставить ни своего клиента, ни коллег в неловкое положение.
Типичными ситуациями в профессиональной деятельности социального работника являются знакомство, повторная встреча с клиентом, консультирование, повседневное, общение с окружением клиента.
5.2 Правила этикета в типичных ситуациях профессиональной деятельности социального работника
Знакомство с клиентом может произойти в стенах учреждения или дома у клиента. Вне зависимости от того, где будет происходить первая встреча, к ней нужно подготовиться.
В первую очередь следует наметить вопросы, которые необходимо задать клиенту, и составить схему беседы – при соблюдении этого условия встреча будет более эффективной, короткой и деловой, все возможные вопросы будут решены без лишних затрат времени и сил.
Необходимо тщательно продумать манеру своего поведения: она должна быть достаточно деловой, но не сухой, спокойной и доброжелательной. Клиент должен чувствовать, что он пришел туда, где его ждут и где ему окажут помощь, то есть в любом случае именно он и его проблемы должны быть центром внимания социального работника.
Даже если лимит времени исчерпан, не следует давать понять клиенту, что социальный работник – человек чрезвычайно занятый, что у него есть дела поважнее и что этот его посетитель – всего лишь один из многих. Для каждого человека его личные проблемы имеют гораздо больше значение, чем проблемы всех остальных, они ему субъективно представляются наиболее актуальными и серьезными, и поэтому торопливость и откровенная невнимательность социального работника в конце затянувшейся встречи для клиента оскорбительны и неприятны.
Одежда социального работника имеет большое значение при знакомстве с клиентом. Следует помнить, что первоначальное впечатление о человеке складывается в течение первых 20 – 45 секунд встречи. Недаром в пословице говорится: "Встречают по одежке, а провожают по уму".
Социальный работник чаще всего имеет дело с клиентами малообеспеченными (согласно отчету Московского департамента социальной защиты, в 1996 г. 75 % населения, обратившегося в центры социального обслуживания, нуждаются в материальной помощи), поэтому показной шик в одежде и облике неприемлем: это будет оскорблять клиентов, вызовет их негативное отношение к социальному работнику и системе социальной защиты вообще.
Но не лучшее впечатление произведет и одежда неопрятная, небрежная одежда. В любом случае она не должна привлекать к себе внимания или тем более переключать внимание на себя полностью: это сделает клиента рассеянным, а общение – менее эффективным. Пьер Карден однажды на вопрос "Что такое "хорошо одетая женщина?"" дал такой ответ: "Если я видел красивую женщину, но не помню, что на ней было надето, значит, она была одета хорошо". Руководствуясь этим мудрым правилом, социальный работник должен одеваться и причесываться так, чтобы не одежда, а он сам привлекал внимание клиента; это особенно важно при их первой встрече.
Беседу следует начинать с приветствия и представления. Представляясь, социальный работник должен назвать свое имя, отчество, фамилию и должность. Если договоренность о встрече была достигнута ранее (например, по телефону), следует упомянуть об этом, чтобы клиент знал, что с ним беседует именно тот специалист, с которым он уже разговаривал. Если же произошла неожиданная замена социального работника, следует объяснить причину этого.
Выясняя сущность проблемы клиента и его мнение по поводу объема необходимой помощи, следует в корректной форме задавать уточняющие вопросы: не каждый клиент может говорить логично и по существу проблемы; волнение и растерянность человека также могут повлиять на ход беседы, поэтому помощь социального работника клиенту в изложении сущности проблемы необходима.
Получив всю нужную информацию, важно в присутствии клиента внимательно изучить ее, чтобы удостовериться, что ни один из существенных вопросов не упущен, и затем кратко повторить клиенту основные, ключевые моменты беседы, чтобы он мог убедиться, что его поняли правильно.
Если в ходе первой встречи не были решены все вопросы и намечаются дальнейшие встречи, то социальному работнику и клиенту следует договориться о времени их проведения: назначить конкретный день и час или, если предполагается, что встреча потребуется после завершения определенного этапа работы, договориться об уточнении сроков встречи по телефону, причем инициативу в установлении связи следует проявить социальному работнику.
Если первая встреча с клиентом происходит в учреждении социальной защиты, во время приема населения, то следует готовиться к ней и к приему заранее. День приема устанавливается заблаговременно и соблюдается неукоснительно: не должно возникать ситуаций, когда клиент, придя на прием, оказывается перед закрытыми дверями. Не следует менять дни приема, если, например, они проводятся в определенные графиком работы учреждения дни недели или месяца: не зная об изменениях, клиент может напрасно потерять время.
Организуя прием, следует подумать о его длительности. Безусловно, каждого клиента надо выслушать, однако это не означает, что время одного клиента может растягиваться до бесконечности, поскольку ожидание в коридорах не принесет удовольствия остальным пришедшим на прием клиентам. Понимая это, социальный работник должен стараться ограничить время приема одного клиента 30 минутами и стремиться к соблюдению установленного графика. Необходимо также позаботиться об элементарных удобствах для ожидающих приема посетителей: в приемной следует поставить стулья или кресла.
Если запись на прием ведется заранее, необходимо принимать клиентов в порядке очередности в соответствии с назначенным временем. Клиенты, пришедшие без предварительной записи, также должны быть приняты, однако в последнюю очередь – им следует разъяснить, что ранее записавшиеся клиенты должны быть приняты в назначенное время. Однако бывают ситуации, когда пришедший без предварительной записи клиент по объективным причинам не может ожидать. В этом случае его можно принять вне очереди, заручившись предварительно согласием ожидающих.
Помещение, где проводится прием, должно быть чистым, проветренным и достаточно свободным, даже если оно невелико – неприятное впечатление производит комната, заставленная мебелью, через которую клиенту приходится пробираться к столу хозяина кабинета.
Для записи информации, деловых заметок следует иметь не листы писчей бумаги, а блокнот или тетрадь: клиент так же, как и социальный работник, знает, что отдельные листы быстро теряются и информация, которую они содержат, может быть утрачена. Ручка должна быть также приготовлена заранее.
Стол социального работника должен быть максимально свободным – лишние документы, папки и тем более личные вещи на столе скажут отнюдь не о деловитости работника, а, скорее, о его неорганизованности, неподготовленности к встрече.
Социальный работник, готовясь к приему, должен быть максимально сосредоточен и внутренне собран, так как его ожидает трудная работа. От действий и поведения специалиста при первой встрече с клиентом зависит не только дальнейшее развитие их отношений, но и судьба клиента, его вера в справедливость, в способность системы социальной защиты оказать ему действенную помощь.
Существуют определенные рекомендации, касающиеся расположения собеседников в процессе общения. Лучшим вариантом считается тот, когда оба собеседника сидят, расположившись при этом под углом 45° друг к другу; такая позиция считается наиболее удобной и приемлемой для общения, так как она в первую очередь дает возможность клиенту чувствовать себя увереннее, раскованнее и защищеннее.
Если первая встреча происходит по месту жительства клиента, то, готовясь к ней, социальный работник должен уточнить время встречи: оно должно быть удобным для клиента.
Если встреча происходит в холодное время года, социальный работник, войдя в квартиру, должен снять верхнюю одежду: если он будет находиться в помещении в пальто, клиент сделает вывод, что встреча проходит между делом, на бегу.