В бухгалтерском учете операции по текущим счетам отражаются аналогично операциям, учитываемым на расчетных счетах. На отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках» отражаются денежные средства, перечисленные с расчетного счета для приобретения банковских карт. Для того чтобы указанные средства учитывались на специальном субсчете (специальном карточном счете) организация представляет в банк заявление на приобретение банковских карт, условия использования которых согласуются с банком. Основное назначение приобретенных банковских карт заключается в том, что они применяются отдельными работниками организации для оплаты услуг, хозяйственных расходов, командировочных, при расчетах с теми организациями, которые используют банковские карты в качестве платежного средства.
При приобретении банковских карт организация на основании выписки с расчетного счета на дату списания средств производит бухгалтерскую запись:
Дебет 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет» Кредит 51 «Расчетные счета».
Банк, обслуживающий расчеты по карте, представляет выписки со специального банковского счета в сроки, установленные договором. На основании полученных выписок и первичных документов, подтверждающих выдачу банковской карты конкретному работнику организации, производится бухгалтерская запись: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет».
В установленный срок работник организации представляет в бухгалтерию авансовые отчеты об использовании банковской карты с прилагаемыми к ним первичными документами. К ним, в первую очередь, относятся: квитанции, товарные чеки, накладные, счета-фактуры. На основании представленных документов произведенные расходы по банковским картам отражаются бухгалтерской записью:
Дебет 10,20,26,41,44 Кредит 71.
В соответствии с договором банк передает организации бланки слипов, при помощи которых осуществляются расчеты с банками-эмитентами карт. Слип — бланк специальной формы, содержащий реквизиты держателя карты, операции и код авторизации. Полученные слипы учитываются как бланки строгой отчетности за балансом в условной оценке и передаются материально ответственному лицу (обычно кассиру). Слип выписывают при предъявлении карты и после ее авторизации. Авторизация карт представляет собой процедуру подтверждения возможности прав ведения операций по банковской карте. Она предполагает, прежде всего, проверку наличия средств, выделенных на банковскую карту, и ее подлинность. Выписанные экземпляры слипов, кроме переданного держателю карты, сдаются в бухгалтерию. В слипе указывают имя держателя карты, название организации, в которой он работает, номер карты, дату совершения покупки или оплаты расходов, израсходованную сумму и другие реквизиты. Бухгалтерией составляется реестр выданных слипов в двух экземплярах, один из которых передается в банк, второй — с распиской банковского работника остается у поставщика товаров.
Банк на основании реестра зачисляет на расчетный счет поставщика причитающиеся ему денежные средства, а в документах на зачисление денег отмечаются даты реестров и суммы денежных средств. Таким образом, контроль за использованием банковских карт осуществляется как поставщиком, так и непосредственно держателем карты.
Аналитический учет банковских карт ведется по банкам-эмитентам, по видам карт и работникам, использующим эти карты.
Таким образом, по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет» отражаются суммы, поступившие на специальный карточный счет с расчетного счета организации, по кредиту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку-эмитенту за обслуживание. Сальдо по субсчету показывает остаток средств, не использованных по банковским картам на конец месяца.
Информация о движении средств по счету 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет», обобщается в условиях компьютерной технологии обработки информации в ведомости с отражением сальдо дебетовых и кредитовым оборотов в разрезе корреспондирующих счетов.
Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках» обособленно.
Организация должна построить аналитический учет по этому счету таким образом, чтобы обеспечить возможность получения данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и т.п. на территории РФ и за ее пределами.
Некоторые торговые организации с круглосуточным графиком работы сталкиваются на практике с необходимостью организации учета переводов в пути.
Переводы в пути — денежные средства, сданные в кассы кредитных организаций или почтовых отделений с целью их зачисления на расчетные счета организаций, но еще не поступивший по назначению. Основанием для отражения переводов в пути являются копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, квитанции учреждений банка и почтовых отделений, выписки с расчетных и валютных счетов организации, квитанции банков о приеме наличных средств и др.
Учет переводов в пути производится на счете 57 «Переводы в пути», по дебету которого фиксируются суммы переводов денежных средств, не поступивших на расчетный и другие счета, а по кредиту - списание сумм переводов денежных средств в связи с их зачислением на расчетные счета организации.
Таким образом, на счете 57 «Переводы в пути» учитываются:
• денежные средства, внесены организацией в кассу почтового отделения или сберегательную кассу для зачисления на расчетный счет поставщика (подрядчика), если перевод денег осуществляется более одного дня;
• денежные средства, сданные организацией в вечернюю кассу банка или переданные инкассаторам для зачисления на расчетный счет. Если реальное зачисление денег производится только на следующий день;
• денежные средства, перечисленные организацией с одного расчетного или валютного счета на другой, если перевод денег осуществляется более одного дня;
• денежные средства, направленные организацией на корпоративную пластиковую карту, если расчетный счет организации находится в одном банке, а «карточный» счет — в другом и перевод средств может занять более одного дня.
Счет 57 «Переводы в пути» используется в случаях вечерней инкассации выручки от продажи товаров, так как денежные средства организации доставляются в банк вечером, а утром следующего рабочего дня после их пересчета зачисляются на расчетный счет организации.
В учете делают следующие записи:
выручка от продажи товаров - Дебет 50 «Касса» Кредит 90 «Продажи»; сдача выручки инкассаторам - Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 «Касса»; и только по мере получения выписки с расчетного счета банка, подтверждающей конкретную дату зачисления денежных средств на расчетный счет, организация имеет право отразить факт движения денежных средств — Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 57 «Переводы в пути».
Типовые проводки по счету 57 представлены в табл.
Таким образом, счет 57 предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в рублях и иностранной валюте в пути, т.е. денежных сумм, внесенных в кассы банков или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению.
Движение денежных средств (переводов) в иностранных валютах учитывается на счете 57 обособленно.
Информация по данному счету обобщается в разрезе корреспондирующих счетов итогами по однородным операциям в ведомости движения переводов в пути. Данные этой ведомости используются для составления сводной ведомости по счетам синтетического учета и бухгалтерской отчетности организации.
2.6. УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ ПО ВАЛЮТНЫМ СЧЕТАМ ОРГАНИЗАЦИЙ В БАНКАХ
Средства в иностранной валюте любой коммерческой организации РФ должны храниться на валютном счете. Валютный счет - это счет, открытый в банке и предназначенный для хранения средств в иностранной валюте и проведения расчетов в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономических операций.
Организация может открыть валютный счет на территории РФ в любом уполномоченном ЦБ РФ банке, а также в иностранном банке за границей. Уполномоченный банк может открыть организации только один счет в любой свободно конвертируемой валюте или открыть несколько счетов по отдельным видам иностранных валют. Как правило, организации открывают валютные счета в долларах США или евро. В настоящее время какие-либо ограничения количества валютных счетов отсутствуют. В соответствии с действующим законодательством предприятия вправе открывать необходимое им количество банковских счетов в любой валюте, если иное не установлено федеральным законом.
Порядок открытия и ведения валютных счетов организаций в иностранной валюте устанавливает ЦБ РФ.
Для открытия валютного счета в РФ предприятию необходимо представить в банк следующие документы:
• заявление об открытии валютного счета;
• нотариально заверенные копии учредительных документов и свидетельства о государственной регистрации организации;
• карточку с образцами подписей руководителя (первая подпись), главного бухгалтера (вторая подпись) и оттиском печати (2 экземпляра, один из которых должен быть заверен нотариально);
• справку о постановке организации на учет в налоговой инспекции;
• копию справки о присвоении организации статистических кодов;
• справку банка, в котором открыт расчетный счет.
Открытие валютного счета предполагает одновременное открытие сразу трех счетов для учета операций с иностранной валютой: